Как это сделать

Как перенести данные из счёта в Excel?

Если в PDF есть текстовый слой — начните с копирования: это бесплатно и занимает минуту. Копирование не подходит, когда позиций много или счёт отсканирован.

4 способа решения

Как автоматизировать ввод первички?

Начните с ЭДО: документы, пришедшие электронно, вводить не нужно вообще. Распознавание нужно для остатка потока — того, что приходит бумагой и PDF.

4 способа решения

Как распознать скан без ошибок?

Больше всего на результат влияет не программа, а исходник: 300 dpi, оттенки серого, ровно положенный лист дают больше, чем смена движка распознавания.

4 способа решения

Как сверить накладную с заказом?

Самое надёжное — привести обе стороны к таблицам с общим ключом (артикул) и сравнить формулой. Глазами по бумаге расхождение в одну единицу находится плохо.

4 способа решения

Как собрать реестр входящих счетов?

Минимальный полезный реестр: поставщик, ИНН, номер, дата, сумма, срок оплаты, статус. Всё остальное — по вкусу, но без срока оплаты реестр бесполезен.

4 способа решения

Как обработать сразу пачку документов?

Ключевое требование к пакетной обработке — не скорость, а прозрачность: должно быть видно, какие файлы не разобрались и почему.

4 способа решения

Как извлечь таблицу из PDF?

Если таблица нарисована линиями и в PDF есть текстовый слой — попробуйте Power Query в Excel: он умеет распознавать таблицы в PDF и это бесплатно.

5 способа решения

Как не потерять ведущие нули в Excel?

Причина одна: Excel определяет тип при вставке. Лечится тем, что колонка объявляется текстовой до появления в ней данных.

4 способа решения

Как проверить счёт перед оплатой?

Три обязательные проверки: сходится ли арифметика, совпадают ли реквизиты с прошлыми платежами этому поставщику, не оплачивали ли уже этот номер.

4 способа решения

Как сравнить цены поставщиков?

Сравнение начинается не с цен, а с сопоставления позиций: пока «болт М8×40 оц.» и «Болт оцинкованный М8 40мм» — разные строки, сравнивать нечего.

4 способа решения

Как отследить рост закупочных цен?

Нужны три поля из каждой накладной: артикул, цена, дата. Всё остальное для этой задачи вторично.

4 способа решения

Можно ли распознать рукописный текст?

Печатный текст — да. Отдельные рукописные цифры — с оговорками и подтверждением. Связный рукописный текст в учётных документах — ненадёжно.

4 способа решения

Как безопасно передавать документы подрядчику?

Минимум, который стоит требовать: передача по HTTPS, доступ только вашей учётной записи, возможность удалить файл и внятный ответ, кто и зачем смотрит документы.

4 способа решения

Сканировать или фотографировать?

До десяти документов в день — телефон с приложением-сканером. Больше — МФУ с автоподатчиком: дело не в качестве, а в скорости подачи.

4 способа решения

Как посчитать, окупится ли автоматизация?

Считайте так: количество документов × минут на документ × стоимость минуты сотрудника. Полученная сумма — верхняя граница того, что имеет смысл платить.

4 способа решения

Что делать, если поставщик не в ЭДО?

Полный переход на ЭДО обычно недостижим: остаётся хвост из мелких поставщиков и разовых контрагентов. Его закрывают разбором PDF и сканов.

4 способа решения

Как разделить один PDF на отдельные документы?

Надёжнее всего класть между документами разделительный лист при сканировании: тогда деление не зависит от содержимого. Если пачка уже отсканирована — делить придётся по содержанию.

4 способа решения

Как найти дубли счетов и не оплатить дважды?

Ключ дубля — пара «ИНН поставщика + номер счёта». Ни имя файла, ни сумма, ни дата по отдельности не годятся: номера у мелких компаний повторяются постоянно.

4 способа решения

Как сопоставить номенклатуру поставщика со своей?

Сопоставлять надо по артикулу, если он есть, и только потом по наименованию. Автоматическое сопоставление по названию без проверки человеком создаёт неверные связи, которые живут годами.

4 способа решения

Как ускорить приёмку товара на складе?

Узкое место обычно не в подсчёте товара, а в сверке бумажной накладной с заказом. Пока обе стороны не в таблицах, сверка идёт глазами и занимает больше, чем разгрузка.

4 способа решения

Как считать себестоимость по накладным?

Для пересчёта нужны три поля из каждой накладной: позиция, цена за единицу, дата. Остальное для этой задачи не важно.

4 способа решения

Как оцифровать архив бумажных документов?

Начинать надо не со сканирования, а с вопроса «зачем». Архив ради архива не окупается: оцифровывают либо то, что придётся искать, либо то, из чего нужны данные.

4 способа решения

Как проверить контрагента по ИНН из документа?

Первая проверка бесплатна и делается за секунду: контрольная сумма ИНН. Она отсекает опечатки. Проверка благонадёжности — отдельная задача и отдельные сервисы, мы их не заменяем.

4 способа решения

Как сверить акт сверки с учётом?

Сравнивать надо не итоги, а строки: сошедшееся сальдо при разных наборах документов означает, что ошибок две и они компенсируют друг друга.

4 способа решения

Как добиться, чтобы поставщики присылали документы вовремя

Это организационная задача, а не техническая: ни один сервис не заставит поставщика прислать акт. Работают три вещи — регламент в договоре, регулярная сверка реестров и один ответственный человек, который звонит.

4 способа решения

Как закрыть месяц быстрее

Время уходит не на расчёты — их делает программа. Уходит оно на три вещи: собрать недостающие документы, ввести накопившееся и найти причину расхождений. Каждая лечится отдельно, и начинать надо с измерения, а не с автоматизации.

4 способа решения

Как найти, где теряются документы

Документы теряются не случайно, а в конкретных местах: личная почта менеджера, мессенджер, лоток на столе, папка «разобрать потом». Найти точку потери можно за один цикл, если проследить путь десяти документов от прихода до учёта.

3 способа решения

Как не просрочить оплату по отсрочке

Проблема в том, что срок оплаты нигде не хранится структурированно: в счёте он записан фразой, в договоре — условием, в голове — приблизительно. Как только он становится колонкой с датой, задача решается сортировкой.

4 способа решения

Как передать дела при смене бухгалтера

Главный риск не в том, что документы пропадут, а в том, что уйдёт знание: у кого какие условия, где лежит папка за позапрошлый год, какие поставщики вечно задерживают акты. Лечится это описью и реестрами, а не устной передачей.

3 способа решения

Как быстро собрать документы по запросу

Скорость зависит не от того, где лежат документы, а от того, есть ли по ним указатель. Бумажный архив без описи перебирается руками; папка сканов ищется по имени файла; реестр в таблице фильтруется за секунду.

4 способа решения

Как собрать данные для управленческого учёта

Бухгалтерский учёт устроен под отчётность, а не под управление: в нём есть контрагент и сумма, но нет проекта, направления и объекта. Эти разрезы в документах отсутствуют — их добавляет человек, и вопрос лишь в том, сколько ручной работы стоит перед этим.

3 способа решения

Как оформить возврат товара поставщику

Возврат — это отрицательное движение, и главная ошибка при его обработке чисто арифметическая: потерять знак. Тогда возврат превращается в поставку, оборот завышается вдвое от суммы возврата, и расхождение всплывает на акте сверки.

3 способа решения

Как сверить банковскую выписку с оплаченными счетами

Связать платёж со счётом надёжно можно только по паре «получатель + сумма» и по номеру счёта в назначении. Оба признака подводят: суммы повторяются, а назначение каждый пишет по-своему. Поэтому сверка почти всегда остаётся полуручной, и вопрос лишь в том, сколько строк придётся смотреть глазами.

4 способа решения

Как проверить, все ли документы за период на месте

Ошибку в документе видно, отсутствие документа — нет. Ловится оно только сравнением с чем-то внешним: с оплатами, со сквозной нумерацией или со списком контрагентов, от которых документы приходят регулярно.

4 способа решения

Как разобрать авансовый отчёт сотрудника

Сложность авансового отчёта не в сумме, а в разнородности приложений: чеки, товарные чеки, билеты, посадочные талоны, счета гостиниц. Каждый тип разбирается по-своему, и свести их в один список — основная работа.

4 способа решения

Как найти переплаты поставщикам

Переплата не выглядит как проблема: платёж прошёл, банк не возражал. Обнаруживается она только сопоставлением — сколько заплачено против того, сколько получено. Две частые причины: счёт оплатили дважды и аванс, по которому поставка так и не случилась.

3 способа решения

Что проверить в акте перед подписанием

Проверять надо не сумму, а соответствие: тому, что заказывали, тому периоду, о котором договаривались, и тому договору, на который акт ссылается. Сумма при этом обычно верна — расхождения прячутся в объёме и в периоде.

4 способа решения

Как собрать историю работы с поставщиком

История поставщика собирается из четырёх вещей: оборот, динамика цен по ходовым позициям, соблюдение сроков и число расхождений при приёмке. Первые две есть в документах, вторые две — только если вы их фиксировали.

4 способа решения

Как вести учёт документов без бухгалтера

Минимум, который окупается всегда: одна точка приёма документов, один реестр и один день в месяц на разбор. Всё остальное — вопрос объёма. Обязанности по учёту и отчётности этим не заменяются, и мы их не толкуем.

4 способа решения

Как подготовиться к инвентаризации

Главная подготовка — довести до учёта все документы, которые уже случились. Непроведённая приёмка выглядит как недостача, необработанный возврат — как излишек. Считать до этого значит гарантированно получить расхождения, которых нет.

4 способа решения

Как свести прайсы разных поставщиков в одну таблицу?

Главная сложность не в объединении файлов, а в том, что один и тот же товар у разных поставщиков называется по-разному и продаётся в разных единицах. Пока нет способа сопоставить позиции между собой, сведённая таблица будет просто длинным списком, по которому нельзя сравнить цену.

4 способа решения

Как организовать хранение сканов, чтобы документ находился за минуту?

Документ находится не по тому, где он лежит, а по тому, как он назван. Папки задают один способ поиска — по одному признаку в фиксированном порядке; имя файла позволяет искать по любому из признаков сразу. Поэтому соглашение об именовании даёт больше, чем сколь угодно продуманное дерево каталогов.

4 способа решения

Как настроить нумерацию входящих документов?

Номер, который стоит в документе, присвоил поставщик, и он уникален только внутри его нумерации. У десяти поставщиков спокойно бывает десять счетов номер 1. Внутренний регистрационный номер решает эту проблему и заодно даёт то, чего в документе нет: дату фактического получения.

4 способа решения

Как проверить, что налог в счёте посчитан правильно?

Проверка сводится к трём арифметическим соотношениям: сумма позиций равна сумме без налога, налог равен сумме без налога, умноженной на ставку, а итог равен их сложению. Если любое из трёх не выполняется, ошибка есть — остаётся понять, в округлении она или в ставке.

4 способа решения

Что проверить в документах от нового поставщика?

У первой поставки есть свойство, которого потом не будет: пока вы ничего не заплатили, поставщик заинтересован ответить на любые вопросы. Это единственный момент, когда легко договориться о формате документов, реквизитах для сверки и способе доставки — потом договариваться придётся с тем, кто уже получил деньги.

4 способа решения

Как проверить, что цена в счёте соответствует договору?

Расхождение цены со спецификацией почти никогда не бывает злым умыслом: чаще это новая редакция прайса, применённая к старому заказу, или менеджер, взявший цену не из того документа. Но найти это можно только сравнением, а сравнивать нужно с конкретной редакцией спецификации, а не «с договором вообще».

4 способа решения

Как заметить, что поставщик изменил форму документа?

Смена шаблона опасна тем, что не вызывает ошибки. Файл открывается, числа выглядят правдоподобно, итоги считаются — просто цена теперь лежит там, где было количество. Обнаруживается это обычно при инвентаризации, то есть спустя недели, поэтому проверять надо на входе, а не на выходе.

4 способа решения

Как найти счета, не привязанные ни к какому договору?

Счёт без договора — не всегда нарушение: разовая закупка вполне может оформляться счётом-офертой, оплата которого и означает согласие с условиями. Проблема начинается там, где такие платежи копятся незаметно: по ним нет согласованных сроков, ответственности за качество и порядка возврата.

4 способа решения

Как подготовить документы и данные по запросу аудитора?

Аудитор почти никогда не просит все документы — он просит выборку по критериям: период, сумма выше порога, конкретные контрагенты. Вся сложность в том, чтобы быстро эту выборку составить и подтвердить, что она полна. Компании, у которых есть реестр с суммами и датами, проходят это за часы; те, у кого только папки со сканами, — за недели.

4 способа решения

Как отслеживать авансы, по которым ещё не было поставки?

Незакрытый аванс не виден ни в списке неоплаченных счетов, ни в списке поступлений: счёт оплачен, документа о поставке нет, и обе привычные проверки этот случай не ловят. Он находится только специальным сопоставлением платежей с закрывающими документами.

4 способа решения

Как свести расхождение остатков с поставщиком?

Расхождение почти всегда объясняется одной из четырёх причин: документ учтён у одной стороны и не учтён у другой, платёж отнесён на другой договор, разные периоды сверки, возврат отражён по-разному. Искать надо не «ошибку в сумме», а недостающий документ — и почти всегда он находится.

4 способа решения

Как разнести доставку по позициям накладной?

Универсально правильной базы распределения не существует: выбор между стоимостью, весом и объёмом определяется тем, чем на самом деле определялась цена перевозки. Ошибка в выборе базы не видна в итоге — он сходится при любом варианте, — но искажает себестоимость отдельных позиций, иногда в разы.

4 способа решения

Что делать, если фактическое количество не совпало с накладной?

Ключевой момент — подпись на накладной. Пока документ не подписан, расхождение фиксируется актом и решается быстро; после подписи вы официально подтвердили, что получили всё перечисленное, и доказывать обратное придётся вам. Поэтому пересчёт делается до подписи, а не после разгрузки.

4 способа решения

Как разнести один платёж по нескольким счетам?

Разнести платёж можно тремя способами, и они дают разный результат: по указанию в назначении платежа, по правилу очерёдности погашения и пропорционально суммам. Пока правило не выбрано и не зафиксировано, ваша разноска и разноска поставщика разойдутся, и сверка не сойдётся при полностью совпадающих суммах.

4 способа решения

Как не остановить обработку документов, пока бухгалтер в отпуске?

Не всё нужно делать в срок. Регистрация входящих и оплата счетов терпят отсрочку плохо, а разноска по учёту и сверка вполне переносятся. Разделив задачи на срочные и откладываемые, обычно выясняется, что передавать нужно две-три операции, а не всю работу.

4 способа решения

С каких документов начинать оцифровку?

Ценность оцифровки создаёт не объём, а частота обращения. Документ, который поднимают раз в год, не стоит ничего в электронном виде; документ, который ищут еженедельно, окупается за месяц. Поэтому сортировать надо не по датам, а по тому, к чему реально обращаются.

4 способа решения

Как измерить, сколько времени уходит на первичку?

Нужны три числа: количество документов за период, среднее время на документ и стоимость часа. Первое берётся из реестра, третье из кадровых данных, а второе — единственное, что придётся измерить. Мерить его надо замером, а не оценкой по памяти: люди систематически недооценивают время на рутину.

4 способа решения

Нужен ли отдельный почтовый ящик для документов?

Главная проблема личных адресов не в удобстве, а в непрерывности: когда сотрудник в отпуске или уволился, поток документов останавливается вместе с доступом к его ящику. Отдельный адрес решает именно это, а вот от попадания в спам и от потери писем он не спасает.

4 способа решения

Как понять, какие документы ждут подписи и у кого?

Документ на подписи не виден ни в одном привычном списке: он уже получен, но ещё не проведён. Пока нет отдельного признака состояния, такой документ существует только в памяти того, кто его отнёс, — и исчезает вместе с его отпуском.

4 способа решения

Что делать с документом, пришедшим после закрытия периода?

Возможных действий три: отразить в текущем периоде, вернуться в прошлый или уточнить отчётность. Выбор определяется не удобством, а величиной суммы и тем, повлияла ли она на уже сданную отчётность. Универсального «проводим текущим числом» не существует, хотя так делают чаще всего.

4 способа решения

Как проверить, что поставлено всё, что заказывали?

Пока поставка одна, сверка накладной с заказом отвечает на вопрос. Как только партий становится несколько, сравнение отдельной накладной с заказом бессмысленно: каждая закрывает часть, и недопоставка видна только в накопленном итоге по всем поставкам разом.

4 способа решения

Что делать с документами на иностранном языке?

Для учёта важны не все слова документа, а конкретные значения: стороны, дата, номер, суммы, валюта, позиции. Числа и коды перевода не требуют вовсе, и именно они составляют большую часть того, что попадает в таблицу. Перевод нужен для наименований и условий, а не для документа целиком.

4 способа решения

Стоит ли вводить проверку документа вторым сотрудником?

Двойная проверка ловит не все ошибки, а определённый их класс: невнимательность и опечатки. Систематическую ошибку — неверное правило, неправильно понятый шаблон — второй человек воспроизведёт вместе с первым. Поэтому применять её надо там, где ошибка дорога и случайна, а не везде подряд.

4 способа решения

Как обосновать руководству затраты на обработку документов?

Убеждает не обещание экономии, а сопоставимая пара чисел: во что обходится сейчас и во что обойдётся потом, включая всё, что обычно забывают, — проверку результата, исправления и период, пока работают оба способа. Расчёт, где экономия сто процентов, вызывает недоверие обоснованно.

4 способа решения

Как посчитать, сколько дней лежит каждая позиция?

Считать надо не по остатку на дату, а по среднему остатку за период: остаток на конкретное число зависит от того, когда пришла последняя поставка, и скачет вдвое от одной накладной. Результат в днях понятнее, чем в оборотах за период: «лежит 74 дня» говорит больше, чем «оборачивается 4,9 раза в год».

4 способа решения

Как найти на складе то, что не продаётся?

Неликвид не находится глазами: на складе он лежит рядом с ходовым товаром и в отчёте по остаткам от него не отличается. Единственный способ — отбор по отсутствию движения за период, и период надо брать кратно нормальной оборачиваемости категории, а не календарным полугодием для всего подряд.

4 способа решения

Как понять, на чём сосредоточить контроль закупок?

Смысл анализа не в буквах, а в разном отношении к разным группам. Позиции, дающие основную часть оборота, стоит контролировать поштучно: сверять цены, следить за сроками, вести переговоры. К хвосту применять те же процедуры дорого и бессмысленно — там достаточно упрощённого порядка.

4 способа решения

Как понять, когда пора заказывать товар?

Формула проста: расход за срок поставки плюс страховой запас. Вся сложность в сроке — брать надо фактический, а не заявленный в договоре, и считать его от даты заказа до даты приёмки. Разница между заявленным и фактическим сроком и есть главная причина дефицита при формально правильных расчётах.

4 способа решения

Как не упустить ретробонус от поставщика?

Ретробонус теряется не потому, что объём недостижим, а потому, что о пороге вспоминают в последнюю неделю периода. Нужен один показатель, видимый постоянно: накопленный объём по договору и сколько осталось до следующего порога. Всё остальное — детали расчёта.

4 способа решения

Что делать, если одного товара больше, а другого меньше?

Пересортица опаснее обычной недостачи именно тем, что итог сходится. Найти её можно только сопоставлением излишков и недостач по близким позициям, а прекратить — не усилением контроля, а тем, чтобы похожие позиции стали различимы физически и в таблице.

4 способа решения

Как проверить, что поставщик применил согласованную скидку?

Скидку проверить можно только сравнением: в самом документе она либо стоит отдельной строкой, либо уже учтена в цене и невидима. Второй случай опаснее — цена выглядит нормальной, а согласованная скидка не применена, и заметить это без прайса невозможно.

4 способа решения

У кого из поставщиков условия оплаты выгоднее?

Цена и условия оплаты — это одна величина, разделённая на две. Поставщик с ценой на два процента выше и отсрочкой в шестьдесят дней может быть выгоднее того, кто дешевле, но требует предоплату. Сравнивать надо приведённые условия, а не колонку с ценой.

4 способа решения

Какие позиции продаются в убыток?

Убыточные позиции почти никогда не выглядят убыточными в отчёте: наценка положительная, цена выше закупочной. Убыток появляется от того, что в себестоимость не включили доставку, упаковку, возвраты и хранение. Чем мельче и тяжелее позиция, тем чаще так происходит.

4 способа решения

Как принять товар с кодами маркировки?

Главное отличие приёмки маркированного товара в том, что бумажный путь для него неприменим: коды передаются в электронном документе. Отсюда следствие — с поставщиком маркированных групп нужен настроенный обмен, и заниматься этим надо до первой поставки, а не после.

4 способа решения

Как вести учёт возвратной тары?

Возвратная тара — чужое имущество на вашем складе, и его недостача превращается в деньги. При этом в накладной она часто идёт отдельной строкой с нулевой или залоговой стоимостью, и её пропускают при вводе — а через полгода поставщик выставляет счёт за невозвращённое.

4 способа решения

Как ловить превышение бюджета по статье расходов?

Контроль работает только до платежа. После оплаты счёта превышение лимита — это констатация факта, а не управление. Значит, проверка должна стоять на этапе согласования заявки, а для этого статья расходов должна попадать в реестр раньше, чем деньги уходят.

4 способа решения

Как считать закупки в разрезе объектов?

Объекта в документах поставщика не существует: для него есть договор и номер заказа. Связь «документ — объект» живёт только у вас, и от того, в какой момент она проставляется, зависит, будет ли расчёт себестоимости объекта вообще возможен.

4 способа решения

Один товар у двух поставщиков — как выбрать?

Сравнение по цене из прайса систематически ошибается, потому что не учитывает условия оплаты, фактические сроки, надёжность и стоимость доставки. Разница по этим осям часто перекрывает разницу в цене, а данные для их сравнения уже лежат в ваших документах.

4 способа решения

Во что обходится отсрочка платежа?

Отсрочка — это кредит, который поставщик выдаёт товаром, и он заложен в цену. Вопрос не в том, платная она или нет, а в том, дешевле ли она денег, которые вы могли бы вложить иначе. Считается это приведением к годовой ставке, и результат часто оказывается неожиданным.

4 способа решения

Почему одна позиция закупается по разным ценам?

Разброс цен на одну позицию — самый частый и самый дешёвый источник экономии, и он почти всегда невидим: закупки идут в разное время, у разных поставщиков и через разных людей. Чтобы разброс стал виден, позиции должны быть сведены под общий ключ — и это единственная сложная часть.

4 способа решения

Как привести единицы измерения к одному виду?

Задача делится на две, и их путают. Первая — привести разные написания одной единицы к одному виду; она решается словарём. Вторая — соотнести разные единицы между собой: упаковку со штукой, бухту с метром; она решается коэффициентом фасовки и словарём не решается вовсе.

4 способа решения

Как не пропустить окончание срока договора?

Окончание договора не сопровождается никаким событием: поставки продолжаются, счета приходят, и обнаруживается это при проверке или при споре. Нужен реестр с датой окончания и регулярный взгляд на ближайшие — всё остальное надстраивается поверх.

4 способа решения

Кто имеет право подписывать документы от контрагента?

Проверять полномочия по каждому счёту избыточно и никто так не делает. Разумный порядок — проверять при заключении договора и при крупных сделках, а в остальных случаях полагаться на то, что документ соответствует договору и оплата прошла обычным путём.

4 способа решения

Как контролировать переработку сырья на стороне?

Вся давальческая схема сводится к одному числу — коэффициенту выхода: сколько готовой продукции получилось из отпущенного сырья. Проблема в том, что отпуск и возврат идут разными документами, в разных единицах и с разрывом в неделях, и без их связки коэффициент посчитать невозможно.

4 способа решения

Как восстановить утерянный документ?

Сначала проверьте, нет ли электронной копии: почта, мессенджеры, папка сканов, личный кабинет банка. В большинстве случаев документ находится там, и запрашивать дубликат не приходится.

4 способа решения

Как согласовать счёт на оплату внутри компании?

Начните не с системы, а с правила: у каждого счёта есть один ответственный, который подтверждает, что услуга получена. Без этого любая система превратится в очередь непонятно чего.

4 способа решения

Как разделить расходы между несколькими юрлицами?

Правильный путь — попросить поставщика выставить отдельные документы на каждое юрлицо. Всё остальное сложнее и требует обоснования пропорции.

4 способа решения

Что делать, если непонятно, за что выставлен счёт?

Не оплачивайте, пока не поймёте состав. Одна строка без расшифровки не даёт ни проверить объём, ни оспорить позже: сравнивать будет не с чем.

4 способа решения

Как собрать пакет документов для тендера?

Соберите постоянную часть один раз и держите в отдельной папке с датами получения. Каждый раз заново собирают те, у кого нет такой папки.

4 способа решения

Как выставить счёт по заказу клиента?

Главная работа здесь не в выставлении счёта, а в сопоставлении: артикулы клиента почти никогда не совпадают с вашими. Сопоставление делается один раз на клиента, а не на каждый заказ.

4 способа решения

Как проверить, оплатил ли клиент?

Связь между платежом и счётом живёт в назначении платежа. Если клиенты пишут туда номер счёта, задача решается формулой; если нет — начинать надо с этого, а не с системы.

4 способа решения

Как найти просроченную дебиторскую задолженность?

Для расчёта просрочки нужны три вещи: дата отгрузки, срок оплаты по договору и факт платежа. Первые две есть в документах, третья — в выписке; задача сводится к их сведению.

4 способа решения

Как подготовить документы для списания безнадёжной задолженности?

Списание требует доказательств: что долг был, что его пытались взыскать и что взыскать невозможно. Первое собирается из ваших же документов, остальное — отдельная работа.

4 способа решения

Как считать премию менеджерам по документам?

Главный вопрос не в формуле, а в базе: от чего считаем. Пока база не зафиксирована документально, спор о премии повторяется каждый месяц независимо от того, как вы её считаете.

4 способа решения

Как принимать документы от подрядчиков на объекте?

Главная проблема не в количестве, а в привязке к объекту: в документах подрядчика его часто нет. Пока объект проставляет тот, кто принимает документ, задача решаема; когда его проставляют в бухгалтерии через месяц — нет.

4 способа решения

Как проверить смету перед подписанием?

Формально проверяемы четыре вещи: арифметика, повторы позиций, соответствие объёмов проекту и сравнение расценок с прошлыми сметами. Всё остальное — экспертиза, а не проверка.

4 способа решения

Как перенести архив документов при смене учётной системы?

Переносить весь архив обычно не нужно и дорого. Разумный минимум — открытые обязательства и текущий год; остальное оставляют в старой системе или выгружают файлами.

4 способа решения

Как найти все документы по одной поставке?

Документы связывает не общий признак, а цепочка ссылок: счёт указан в платёжке, накладная ссылается на счёт. Собрать поставку можно, только если эти ссылки сохранены при вводе.

4 способа решения

Как уничтожить документы с истёкшим сроком хранения?

Работа делится на две части: отобрать документы, у которых срок истёк, и оформить уничтожение. Первая часть — задача реестра, вторая — организационная процедура с комиссией и актом.

4 способа решения

Как организовать работу с самозанятыми исполнителями?

Основная работа — не в оформлении, а в сборе: чеки приходят скриншотами в личные переписки разных сотрудников. Пока канал не единый, часть чеков теряется, а расход остаётся неподтверждённым.

4 способа решения

Как проверить, не задвоился ли платёж?

Двойной платёж ловится сравнением выписки с реестром счетов: два списания на одну сумму одному контрагенту в близкие даты почти всегда означают повтор.

4 способа решения

Что делать с копеечными расхождениями на сверке?

Копеечная разница почти всегда возникает из-за разного порядка округления: одна сторона округляет по строкам, другая считает от итога. Устранять её на своей стороне бессмысленно — надо договариваться о порядке.

4 способа решения

Как оформить претензию перевозчику по грузу?

Всё решается в момент приёмки: если расхождение не зафиксировано при получении, доказать его потом почти невозможно. Документы собираются вокруг этого факта.

4 способа решения

Как подготовить реестр документов для факторинга?

Реестр — это таблица отгрузок с номерами, датами, суммами и сроками оплаты, к которой приложены сами документы. Сложность не в формате, а в том, чтобы данные в реестре сошлись с документами до копейки.

4 способа решения

Как учесть стоимость доставки в цене товара?

Разносить надо по той базе, которая отражает причину затрат: по весу — если платите за тонны, по объёму — если за кубометры, по стоимости — если доставка застрахована. Разнос «поровну по строкам» удобен и почти всегда неверен.

3 способа решения

Как проверить счёт от нового поставщика?

Проверять надо три вещи в таком порядке: существует ли организация с этим ИНН, совпадает ли её наименование с указанным, и совпадают ли банковские реквизиты с теми, что прислал контрагент по другому каналу. Позиции и цены — уже после.

3 способа решения

Как отследить исполнение договора по суммам?

Нужен нарастающий итог по каждому договору: сумма всех накладных и актов с этим основанием. Считать его надо от документов, а не от платежей — оплата и поставка расходятся во времени.

3 способа решения

Как собрать данные для отчёта в банк?

Банку нужны документы, объясняющие конкретные платежи: договор, счёт, накладная или акт, иногда транспортные документы. Собирать надо по номеру и дате платежа, а не всё подряд — избыточный комплект вызывает больше вопросов, чем закрывает.

3 способа решения

Как проверить документы перед налоговой проверкой?

Проверять надо три вещи: комплектность (есть ли документ на каждую операцию), реквизиты (заполнены ли обязательные) и сходимость сумм с учётом. Первое находит дыры, второе — формальные придирки, третье — реальные расхождения.

3 способа решения

Как организовать приёмку по фото с телефона?

Ключ не в технике, а в трёх правилах съёмки: весь лист в кадре, равномерный свет, камера параллельно листу. Фото, снятое под углом и с тенью от головы, не спасёт никакая обработка.

3 способа решения

Как передать документы аудитору?

Аудитор работает выборкой: просит документы по конкретным операциям из оборотки. Быстро отдаётся то, что заранее разложено по контрагентам и периодам и найдено по сумме, а не по памяти.

3 способа решения

Как считать расход материалов по нормам?

Сверка строится на трёх величинах: норма на единицу, выпущенный объём и фактически списанное количество. Расхождение между нормативом и фактом — не ошибка учёта, а информация: либо норма устарела, либо материал уходит мимо.

3 способа решения

Как учитывать возвраты от клиентов?

Возврат — это не отмена продажи, а отдельная операция со своими документами. Учитывать его надо связкой с исходной отгрузкой: без ссылки на неё нельзя ни посчитать чистую выручку, ни увидеть проблемные позиции.

3 способа решения

Как собрать данные для расчёта себестоимости?

Нужны четыре источника: накладные поставщиков, счета перевозчиков, документы на упаковку и данные о потерях. Первое есть всегда, остальное чаще всего лежит отдельно и в расчёт не попадает — отсюда заниженная себестоимость и завышенная маржа.

3 способа решения

Как перейти с бумажного архива на электронный?

Начинать надо не с прошлых лет, а с текущего потока: иначе архив растёт быстрее, чем оцифровывается. Прошлые годы сканируются выборочно — по тому, что реально запрашивают.

3 способа решения

Как проверить, оплачен ли счёт?

Сопоставление идёт по трём признакам: номер счёта в назначении платежа, сумма и контрагент. Ни один из них не работает в одиночку: номер бывает не указан, сумма совпадает у разных счетов, а платежи идут пачками.

3 способа решения

Как не принять один документ дважды?

Ключ дубля — тройка «поставщик, номер документа, дата». Сумма в этот ключ не входит: у дубля она совпадает всегда, а у разных документов может совпасть случайно.

3 способа решения

Как вести учёт по нескольким складам?

Признак склада берётся из грузополучателя и адреса доставки в накладной, а не из плательщика. Плательщик один, складов несколько — если хранить только его, разрезать данные по складам будет нечем.

3 способа решения

Как проверить, что единицы измерения не перепутаны?

Сверять надо не название единицы, а величину: заказ в штуках против поставки в коробах сходится только через коэффициент фасовки. Совпадение слов «шт» ничего не гарантирует, если у поставщика штука — это упаковка.

3 способа решения

Как сверить взаиморасчёты за квартал?

Искать надо не ошибку в итоге, а недостающие документы. Почти всегда расхождение объясняется документами, попавшими в разные периоды, неучтённым авансом или возвратом — это две-три строки, а не арифметика.

3 способа решения

Как проверить цену в счёте по прайсу поставщика?

Сверка идёт по артикулу, а не по наименованию, и обязательно с датой: прайс от прошлого месяца не доказывает ничего. Расхождение вверх — повод для вопроса, расхождение вниз — повод проверить, ту ли позицию сравниваете.

3 способа решения

Как отследить изменение реквизитов контрагента?

Сравнивать реквизиты в новом счёте с теми, что использовались в прошлый раз, — единственный надёжный способ заметить изменение. Письмо о смене реквизитов подтверждают звонком по известному номеру, а не по номеру из письма.

3 способа решения

Как проверить документы по маркированному товару?

Сверять надо три вещи: количество в накладной, количество кодов в электронном документе и фактическое количество на приёмке. Расхождение любых двух означает, что товар нельзя принимать до выяснения.

3 способа решения

Как собрать управленческий отчёт по марже?

Маржа по позиции — это цена продажи минус полная себестоимость, а не минус цена закупки. Разница между этими двумя расчётами обычно и составляет ту прибыль, которая «была на бумаге» и не нашлась в кассе.

3 способа решения

Как учитывать тару и упаковку?

Возвратная тара — не покупка, а обязательство вернуть. Её стоимость нельзя относить на себестоимость товара: она вернётся при возврате поддонов, а если не вернётся, станет отдельным расходом.

3 способа решения

Как оформить приёмку с расхождениями?

Порядок один: зафиксировать расхождение до подписания накладной, оформить акт о расхождениях, подписать накладную на фактически принятое. Подпись под накладной с исходным количеством закрывает вопрос не в вашу пользу.

3 способа решения

Как отследить сроки годности по накладным?

Срок годности связан не с товаром, а с партией: одна и та же позиция приходит партиями с разными датами. Учитывать надо тройку «номенклатура, партия, срок» — иначе остаток покажет количество, но не покажет, что половина его просрочена.

3 способа решения

Как проверить документы по агентскому договору?

В агентской схеме три величины: сумма сделки, вознаграждение агента и перечисляемая вам сумма. Проверять надо все три и их согласованность — расхождение обычно прячется в способе расчёта вознаграждения.

3 способа решения

Как считать штрафы за просрочку поставки?

Расчёт требует трёх дат: плановой поставки по договору, фактической по накладной и точки отсчёта срока. Первая берётся из договора или спецификации, вторая — из накладной, третья — из условия оплаты, и чаще всего теряется именно она.

3 способа решения

Как сверить спецификацию с накладной?

Сверять надо по артикулу три величины: цену, количество и единицу. Расхождение по цене — вопрос к поставщику до оплаты, расхождение по количеству — вопрос приёмки, расхождение по единице чаще всего оказывается не расхождением, а пересчётом фасовки.

3 способа решения

Как настроить доступ сотрудников к документам?

Разграничивать надо по задаче, а не по должности: кладовщику нужны накладные своего склада, бухгалтеру — все документы, менеджеру — только его контрагенты. Общая папка «всем на чтение» — это не разграничение, а его отсутствие.

3 способа решения

Как проверить документы перед сдачей НДС?

Порядок такой: сначала комплектность счетов-фактур на все вычеты, затем правильность реквизитов в них, затем сверка с контрагентами. Первое даёт снятые вычеты, второе — требования, третье — разрывы.

3 способа решения

Как собрать отчёт о движении товаров?

Отчёт строится по формуле: остаток на начало плюс приход минус расход равно остатку на конец. Ломается он не в формуле, а в данных — обычно из-за документов, не попавших в период, и списаний, оформленных задним числом.

3 способа решения