Как найти, где теряются документы
Короткий ответ
Документы теряются не случайно, а в конкретных местах: личная почта менеджера, мессенджер, лоток на столе, папка «разобрать потом». Найти точку потери можно за один цикл, если проследить путь десяти документов от прихода до учёта.
Способы решить задачу
01Проследить путь десяти документов
0 ₽, 2 часаБерёте десять недавних оплат и по каждой выясняете, где сейчас документ и через сколько рук он прошёл.
плюсы
- + Показывает реальный маршрут, а не тот, что описан в регламенте
- + Занимает пару часов
- + Ничего не стоит
минусы
- − Разовая диагностика, а не решение
- − Требует честных ответов от коллег
02Свести приход документов к одной точке
0 ₽, но месяц привыканияОдин адрес для всех документов, а личную почту и мессенджеры выводите из процесса.
плюсы
- + Убирает главный источник потерь
- + Легко проверить, что пришло
- + Не требует инструментов
минусы
- − Менеджеры продолжат получать документы лично — их надо переучивать
- − Работает не сразу
03Сверять реестр оплат с реестром документов
0 ₽, если реестры естьОплата без документа — сигнал, что где-то потеря. Разница между двумя списками и есть утечка.
плюсы
- + Находит потери автоматически
- + Работает постоянно, а не разово
- + Даёт конкретный список
минусы
- − Нужны оба реестра
- − Показывает факт потери, но не место
Что выбрать
Сначала диагностика: проследите десять документов и вы почти наверняка найдёте одно-два места, где теряется большинство. Обычно это личная почта сотрудника и бумага, которая едет с товаром. Дальше — единая точка приёма и регулярная сверка оплат с документами. Разбор документов здесь помогает только тем, что реестр собирается быстрее.
Вопросы
Поможет ли электронный документооборот?
Для подключённых поставщиков — да, полностью: документ попадает в систему сразу. Для остальных задача остаётся, и именно она обычно и составляет большую часть потерь.
Сколько документов теряется в среднем?
Не знаем и цифру не назовём: чужой статистике здесь верить нельзя, а своей у нас нет. Посчитайте сами — сверьте оплаты за месяц с полученными документами, разница и будет вашим ответом.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/nayti-gde-teryayutsya-dokumenty.
Другие задачи