Как обработать документы на иностранном языке
Короткий ответ
Для учёта важны не все слова документа, а конкретные значения: стороны, дата, номер, суммы, валюта, позиции. Числа и коды перевода не требуют вовсе, и именно они составляют большую часть того, что попадает в таблицу. Перевод нужен для наименований и условий, а не для документа целиком.
Способы решить задачу
01Вручную
От нескольких сотен рублей за страницу и от дня ожидания при обращении в бюро.Переводить документ целиком силами сотрудника со знанием языка или бюро переводов.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Построчный перевод только наименований
Час на первый документ поставщика, дальше минуты.Перевести колонку наименований и условия поставки, оставив числа, коды и артикулы как есть.
плюсы
- + Объём работы в разы меньше
- + Числа и артикулы не портятся переводом
- + Накопленный словарь наименований переиспользуется
минусы
- − Не подходит там, где требуется перевод документа целиком
- − Нужен человек, понимающий предметную область, а не только язык
03Словарь наименований по поставщику
Разово на позицию, дальше бесплатно.Завести таблицу соответствий «иностранное наименование — ваше наименование» и пополнять её по мере появления новых позиций.
плюсы
- + Второй и последующие документы обрабатываются почти мгновенно
- + Обеспечивает единообразие названий в учёте
минусы
- − Требует ведения
- − Ошибка в словаре тиражируется на все документы
04Запросить двуязычный документ
Одно письмо при заведении контрагента.Попросить поставщика выставлять документы с дублированием на русском или с приложением спецификации на русском.
плюсы
- + Снимает задачу полностью
- + Часто возможно у поставщиков, работающих с российским рынком
минусы
- − Многие откажут
- − Двуязычный документ не всегда корректен по обеим сторонам
Что выбрать
Практичный порядок: числа, коды, даты и суммы переносить без перевода, наименования — через накопительный словарь по поставщику. Тогда затраты падают после первого-второго документа, а названия в учёте перестают гулять. Полный перевод документа нужен там, где этого требует конкретная процедура, а не для того, чтобы занести данные в таблицу.
Вопросы
Обязателен ли перевод первичного документа?
Требования зависят от процедуры, в которой документ используется, и их стоит уточнить у бухгалтера или юриста. Для внесения данных в таблицу перевод не нужен: числа и коды одинаковы на любом языке.
Что делать с иероглифическими документами?
Опираться на числа, артикулы и коды — они записаны привычными символами и переносятся напрямую. Наименования переводить один раз в словарь: у одного поставщика ассортимент повторяется от поставки к поставке.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/obrabotat-dokumenty-na-inostrannom-yazyke.
Другие задачи