Как обработать опоздавшие документы
Короткий ответ
Возможных действий три: отразить в текущем периоде, вернуться в прошлый или уточнить отчётность. Выбор определяется не удобством, а величиной суммы и тем, повлияла ли она на уже сданную отчётность. Универсального «проводим текущим числом» не существует, хотя так делают чаще всего.
Способы решить задачу
01Вручную
Быстро и безопасно при мелких суммах; при существенных создаёт расхождение с данными контрагента.Провести документ текущей датой и не разбираться.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Оценить существенность до решения
Разовое решение о пороге, дальше минуты.Сравнить сумму документа с порогом существенности, принятым в вашей учётной политике, и от этого выбирать вариант.
плюсы
- + Решение перестаёт быть произвольным
- + Одинаковые случаи обрабатываются одинаково
- + Есть чем обосновать выбор при проверке
минусы
- − Порог нужно установить заранее
- − Оценка существенности не сводится к одной сумме
03Запросить у поставщика подтверждение даты
Письмо и ожидание ответа.Уточнить, когда документ был фактически выставлен и почему задержался, и сохранить переписку.
плюсы
- + Объясняет разрыв между датой документа и датой получения
- + Полезно при последующей сверке
минусы
- − Занимает время
- − Поставщик не всегда отвечает по существу
04Фиксировать дату получения всегда
Секунды на документ.Хранить в реестре дату фактического получения отдельно от даты документа — по всем документам, а не только по опоздавшим.
плюсы
- + Опоздания становятся видимыми и измеримыми
- + Появляется статистика по поставщикам
- + Обосновывает, почему документ учтён позже
минусы
- − Ещё одно поле при регистрации
- − Требует дисциплины
Что выбрать
Первым делом заведите дату фактического получения: без неё нельзя ни доказать, что документ опоздал, ни понять, кто опаздывает систематически. Дальше решение принимается по существенности суммы, а не по привычке. Отдельно стоит раз в квартал смотреть статистику опозданий по поставщикам — обычно выясняется, что проблему создают два-три контрагента.
Вопросы
Можно ли просто попросить поставщика переставить дату?
Нет. Дата документа отражает факт хозяйственной операции, а не удобство её учёта. Переставленная дата создаёт расхождение с его же учётом и вопросы при встречной проверке.
Как уменьшить число опозданий?
Считать их по поставщикам и разговаривать с теми, у кого их больше всего. Обычно оказывается, что дело в конкретном менеджере или в порядке отправки документов, и это решается одним разговором.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/obrabotat-dokumenty-zadnim-chislom.
Другие задачи