Как оцифровать архив бумажных документов
Короткий ответ
Начинать надо не со сканирования, а с вопроса «зачем». Архив ради архива не окупается: оцифровывают либо то, что придётся искать, либо то, из чего нужны данные.
Способы решить задачу
01Оцифровать всё подряд
недели работыОтсканировать весь шкаф и сложить в папки на диске.
плюсы
- + Бумага освобождает место
минусы
- − Поиск по сканам без текстового слоя не работает
- − Дорого по времени
- − Данных всё равно нет
02Оцифровать только нужное
0 ₽ + отборОтобрать документы, к которым реально обращаются: последний год, спорные контрагенты, крупные суммы.
плюсы
- + В разы меньше работы
- + Эффект тот же
минусы
- − Нужно потратить время на отбор
03Оцифровать с извлечением данных
1 990 ₽ за 30 днейНе просто сканы, а таблица: контрагенты, суммы, даты, позиции.
плюсы
- + Появляется история цен и оборотов
- + Поиск работает по данным, а не по картинкам
минусы
- − Платно
- − Имеет смысл не для всего архива
04Сначала текущий поток, потом архив
минуты в день вместо проекта на месяцыНастроить оцифровку входящих с сегодняшнего дня и только потом браться за накопленное.
плюсы
- + Отдача с первого дня
- + Архив перестаёт расти
- + Процесс отлаживается на малом объёме
минусы
- − Старые документы остаются недоступными
- − Требует дисциплины на входе
Что выбрать
Самая частая ошибка — отсканировать всё и получить папку картинок, в которой ничего не найти. Скан без текстового слоя не решает ни одной задачи, кроме освобождения полки.
Вопросы
С какого периода начинать?
С последнего года: по нему чаще всего возникают вопросы. Более старые документы оцифровывают точечно, когда они реально понадобились.
Нужно ли оцифровывать всё?
Почти никогда. Документы за пределами срока хранения не нужны вовсе, а редко используемые дешевле оставить в бумаге и поднимать по запросу. Полная оцифровка оправдана при переезде офиса.
Можно ли уничтожить бумагу после сканирования?
Только если это допускается вашим порядком хранения. Простой скан оригиналом не становится, поэтому решение об уничтожении принимается отдельно и не автоматически.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/ocifrovat-arhiv-dokumentov.
Другие задачи