Как организовать двойную проверку документов
Короткий ответ
Двойная проверка ловит не все ошибки, а определённый их класс: невнимательность и опечатки. Систематическую ошибку — неверное правило, неправильно понятый шаблон — второй человек воспроизведёт вместе с первым. Поэтому применять её надо там, где ошибка дорога и случайна, а не везде подряд.
Способы решить задачу
01Вручную
Удвоение затрат на участке; на потоке в сотни документов неприменимо.Проверять всё подряд вторым сотрудником перед проведением.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Порог суммы для второй проверки
Минуты на документ, но только на крупных.Проверять вторым человеком только документы дороже установленного порога.
плюсы
- + Затраты растут не с потоком, а с числом крупных документов
- + Легко объяснить и соблюдать
минусы
- − Дробление суммы обходит порог
- − Мелкие систематические ошибки остаются
03Проверка на выходе, а не на входе
Пятнадцать минут на реестр платежей.Контролировать не занесение документа, а реестр платежей перед отправкой: получатель, сумма, назначение.
плюсы
- + Одна проверка закрывает пачку документов
- + Ловит самое дорогое — ошибочный платёж
- + Занимает минуты на весь реестр
минусы
- − Не ловит ошибки, не влияющие на платёж
- − Требует, чтобы реестр формировался целиком до отправки
04Автоматические контроли вместо второго человека
Настройка на несколько часов, дальше бесплатно.Заменить проверку арифметикой: сходимость сумм, проверка реквизитов, сравнение с прошлым платежом тому же получателю.
плюсы
- + Работает на всём потоке одинаково
- + Не устаёт и не пропускает по невнимательности
- + Не требует второго сотрудника
минусы
- − Ловит только то, что описано правилом
- − Новый класс ошибок проходит незамеченным
Что выбрать
Лучшее соотношение даёт проверка на выходе: реестр платежей перед отправкой просматривается за пятнадцать минут и ловит самое дорогое. Сплошную двойную проверку занесения имеет смысл вводить только на участках с известной историей дорогих ошибок; в остальных случаях автоматические контроли дают больше при меньших затратах.
Вопросы
Почему второй человек не ловит систематические ошибки?
Потому что он проверяет по тому же правилу, что и первый. Если правило неверно — например, неверно понята колонка в шаблоне поставщика, — оба применят его одинаково и оба не увидят проблемы.
Кто должен быть вторым проверяющим?
Человек, не участвовавший в занесении. Проверка собственной работы через час даёт заметно меньший эффект: взгляд скользит по тому, что уже видел, и повторяет исходную интерпретацию.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/organizovat-dvoinuyu-proverku-summ.
Другие задачи