Как отследить документы, ожидающие подписи
Короткий ответ
Документ на подписи не виден ни в одном привычном списке: он уже получен, но ещё не проведён. Пока нет отдельного признака состояния, такой документ существует только в памяти того, кто его отнёс, — и исчезает вместе с его отпуском.
Способы решить задачу
01Вручную
Ноль затрат и полная потеря при любом перерыве в работе.Помнить, что отдал на подпись, и периодически напоминать.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Колонка состояния в реестре
Секунды на документ при смене состояния.Добавить поле со статусом: получен, на подписи, подписан, проведён. Фильтр по «на подписи» и есть искомый список.
плюсы
- + Ничего не требует, кроме одного поля
- + Даёт и список, и срок ожидания
- + Работает в обычной таблице
минусы
- − Статус нужно обновлять руками
- − Забытое обновление делает список неверным
03Дата передачи и срок ожидания
Одна колонка и одна формула.Рядом со статусом хранить дату передачи на подпись и считать, сколько дней документ ждёт.
плюсы
- + Видно не просто «на подписи», а «на подписи 11 дней»
- + Даёт основание для эскалации
минусы
- − Ещё одно поле для заполнения
- − Требует договориться, какой срок считается нормальным
04Физическая папка «на подпись»
Пять минут в неделю.Держать бумажные документы, ожидающие подписи, в одной папке и просматривать её раз в неделю.
плюсы
- + Не требует никаких систем
- + Работает для бумаги, где реестр обычно не ведут
минусы
- − Не работает для электронных документов
- − Папка не показывает, сколько документ ждёт
Что выбрать
Достаточно двух полей в реестре: состояние и дата перехода в него. Вместе они превращают невидимую очередь в список с сроками, по которому видно не только что ждёт, но и что ждёт слишком долго. Отдельные системы согласования на потоке в десятки документов не окупаются.
Вопросы
Сколько состояний заводить?
Чем меньше, тем лучше: получен, на подписи, подписан, проведён — обычно достаточно. Каждое дополнительное состояние повышает шанс, что поле перестанут обновлять, и тогда бесполезными становятся все.
Что делать с документом, который ждёт месяц?
Выяснять причину, а не напоминать в четвёртый раз. Обычно оказывается, что документ спорный и его не подписывают намеренно — тогда задача не в напоминании, а в разрешении спора.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/otsledit-dokumenty-ozhidayushchie-podpisi.
Другие задачи