Поля документов
Раздел отвечает на вопрос, который возникает при переносе документа в таблицу: где искать это поле, что с ним пойдёт не так и в каком виде его хранить. Это не определения — определения в словаре, — и не разбор поломок, они в разделе про ошибки.
Большая часть потерь при переносе происходит не в распознавании, а в типе колонки. Артикул «12-34» становится датой, ведущий ноль в ИНН исчезает, двадцатизначный расчётный счёт округляется до пятнадцати значащих цифр. Всё это происходит молча и необратимо: в файле остаётся не «неправильно показанное» значение, а другое.
Поэтому у каждого поля здесь есть раздел про хранение и список проверок, которыми можно убедиться, что перенесено верно, не заглядывая в оригинал.
ИНН в документе: где искать и как переносить
ИНН — единственное поле, по которому контрагент опознаётся однозначно. Наименование пишется по-разному, адрес меняется, а ИНН у организации один, и именно он связывает документ со справочником, с платежом и со сверкой.
4 ловушки · 4 проверки
КПП в документе: где искать и когда его нет
КПП уточняет, какое именно подразделение организации участвует в сделке. Для сопоставления контрагента он не годится — у одной компании их может быть несколько, — но для платежа и для документов подразделения нужен точно.
4 ловушки · 4 проверки
Сумма прописью: зачем её переносить
Сумма прописью дублирует цифровой итог и существует ровно для одного — чтобы поймать исправление или ошибку. При переносе она бесполезна как данные и очень полезна как проверка.
4 ловушки · 4 проверки
Артикул позиции: где искать и чем он ломается
Артикул — единственный надёжный ключ, по которому одна и та же позиция опознаётся у разных поставщиков. Наименование каждый пишет по-своему, артикул изготовителя один. Без него сведение прайсов и остатков превращается в ручную работу.
4 ловушки · 4 проверки
Единица измерения: почему без неё количество бессмысленно
Единица измерения превращает количество в величину. «10» по кабелю означает и десять метров, и десять бухт, и разница в цене между ними десятикратная. Без единицы складывать количества нельзя, а сложенные — дают число без смысла.
4 ловушки · 4 проверки
Ставка налога: в строке или в шапке
Ставка определяет, сколько налога приходится на позицию, и в документе со смешанными ставками она обязана храниться в строке, а не в шапке. Одна колонка на документ здесь не просто неточность — она делает расчёт неверным для части позиций.
4 ловушки · 4 проверки
Номер документа: как выделить из шапки
Номер — часть ключа, по которому документ находится, сопоставляется с оплатой и проверяется на дубли. Уникален он только внутри нумерации одного поставщика, поэтому работает всегда в паре с его ИНН и датой.
4 ловушки · 4 проверки
Дата документа и дата получения — разные поля
Дата документа определяет период учёта и участвует в ключе поиска дублей. Но срок оплаты и контроль опозданий считаются от даты фактического получения, а её в документе нет — это ваше поле, и заводить его надо при регистрации.
4 ловушки · 4 проверки
Расчётный счёт: двадцать знаков, которые легко испортить
Расчётный счёт — поле, ошибка в котором стоит дороже всех остальных: платёж уходит не туда. При этом оно самое длинное в документе и хуже всего переживает перенос через таблицу.
4 ловушки · 4 проверки
БИК: короткое поле, которое проверяет длинное
БИК идентифицирует банк получателя и в паре с расчётным счётом образует проверяемую конструкцию: контрольный разряд счёта считается именно вместе с ним. Само по себе поле короткое, но без него проверка счёта невозможна.
4 ловушки · 4 проверки
Наименование контрагента: полное или краткое
Наименование нужно человеку: по нему читают документ и узнают контрагента. Машине оно не годится — «ООО Ромашка», «ООО «Ромашка»» и «Ромашка ООО» это три строки и одна организация. Ключом всегда остаётся ИНН.
4 ловушки · 4 проверки
Количество: где искать и с чем сверять
Количество вместе с ценой даёт сумму строки — это и делает его самым проверяемым полем документа. Ошибка в нём обнаруживается арифметически, без обращения к оригиналу, и это редкая роскошь среди полей.
4 ловушки · 4 проверки
Цена за единицу: с налогом или без
Цена за единицу — основа расчёта суммы строки и главный предмет сравнения между поставщиками. Её ценность целиком зависит от двух уточнений: за какую единицу и с налогом или без. Без них число не сравнимо ни с чем.
4 ловушки · 4 проверки
Сумма по строке: поле, которое проверяет само себя
Сумма по строке — единственное поле документа, правильность которого можно проверить, не глядя на оригинал: она обязана равняться цене, умноженной на количество. Это делает её опорой всех арифметических проверок документа.
4 ловушки · 4 проверки
Итог документа: три числа, которые путают
Итог — то число, по которому платят, и оно всегда идёт в компании двух других: суммы без налога и самого налога. Три правдоподобных числа рядом — главная ловушка переноса, потому что ошибка в выборе не выглядит ошибкой.
4 ловушки · 4 проверки
Срок оплаты: поля, которого часто нет
Срок оплаты определяет очерёдность платежей и весь платёжный календарь. При этом в самом счёте его часто нет: он живёт в договоре, а в документе есть только срок действия цены — и это разные вещи.
4 ловушки · 4 проверки
Номер договора: единственная связь документа с проектом
Номер договора — единственное поле, связывающее документ с чем-то за его пределами: с проектом, объектом, условиями оплаты и предыдущими поставками. Ни объекта, ни статьи расходов в счёте поставщика нет и быть не может.
4 ловушки · 4 проверки
Адрес контрагента: какой из трёх переносить
Адрес нужен для доставки и для документов, но не для опознания контрагента: он меняется, пишется десятком способов и не уникален. В таблице он полезен ровно там, где по нему что-то физически происходит.
4 ловушки · 4 проверки
Серия и срок годности: поля в строке, а не в шапке
Серия связывает конкретную партию с её происхождением и сроком. Списание, отзыв и претензия ведутся по серии, а не по наименованию: две партии одного товара — разные объекты учёта, и путать их нельзя.
4 ловушки · 4 проверки
Вес брутто и нетто: две величины, которые путают
Вес определяет и стоимость перевозки, и количество товара — но разными своими значениями. Брутто включает упаковку и обычно оплачивается перевозчику, нетто — это сам товар и то, что попадает в остатки.
4 ловушки · 4 проверки
Сумма налога: по строке или по документу
Сумма налога — величина, которая идёт в учёт и в отчётность, и брать её нужно из документа, а не вычислять. Расчётное значение и указанное расходятся на копейки из-за порядка округления, и в отчётности должно стоять то, что напечатано.
4 ловушки · 4 проверки
Наименование позиции: самое длинное поле документа
Наименование — то, по чему человек узнаёт позицию, и то, чем её нельзя сопоставлять. Один товар у трёх поставщиков записан тремя способами, и сравнение строк даёт либо пропуски, либо ложные совпадения. Ключом остаётся артикул.
4 ловушки · 4 проверки
Код ТН ВЭД: десять цифр, где важен ведущий ноль
Код классификации определяет ставку пошлины, необходимость разрешительных документов и правила маркировки. Ошибка в нём стоит дороже большинства полей документа, а вносится она чаще всего не человеком, а форматом ячейки.
4 ловушки · 4 проверки
Штрихкод: запасной ключ, когда артикулов нет
Штрихкод присваивается товару производителем и одинаков у всех, кто его продаёт. Это делает его вторым по надёжности ключом после артикула изготовителя — и единственным, когда артикулов в документах нет.
4 ловушки · 4 проверки
Номер декларации: составной код с косыми чертами
Номер декларации показывает происхождение партии импортного товара и указывается в документах при её дальнейшей продаже. Он привязан к строке позиции, а не к документу: в одной накладной бывают товары из разных партий.
4 ловушки · 4 проверки
Подпись и печать: что из этого попадает в таблицу
Сама подпись в таблицу не переносится — переносятся сведения о том, кто и в каком качестве подписал. Это нужно при спорах и при проверке полномочий, а печать в разборе играет обратную роль: она мешает читать то, что под ней.
4 ловушки · 4 проверки
ОГРН: тринадцать знаков рядом с ИНН
ОГРН — регистрационный номер организации, и в реквизитах он идёт рядом с ИНН. Для сопоставления контрагентов он избыточен: ИНН справляется. Полезен там, где нужно подтвердить факт регистрации или сверить данные с выпиской.
4 ловушки · 4 проверки
Корреспондентский счёт: второй двадцатизначный номер
Корреспондентский счёт принадлежит банку, а не клиенту, и указывает, через какое подразделение пойдут деньги. Он определяется по БИК однозначно, поэтому в реквизитах служит скорее проверкой, чем самостоятельными данными.
4 ловушки · 4 проверки
Назначение платежа: свободный текст с данными внутри
Назначение платежа — единственное место, где оплата связана с документом, за который платят. Формально это свободный текст, фактически — поле, от разборчивости которого зависит, разнесётся платёж автоматически или руками.
4 ловушки · 4 проверки
Валюта и курс: число без валюты бессмысленно
Валюта превращает число в сумму, а курс с датой делает пересчёт воспроизводимым. Без первого 1 200 означает и рубли, и доллары; без второго рублёвый эквивалент нельзя ни проверить, ни повторить.
4 ловушки · 4 проверки
Скидка: в цене или отдельной строкой
Скидка объясняет расхождение между суммой позиций и итогом документа — самое частое «нарушение арифметики», которое на самом деле нарушением не является. Хранить её нужно так, чтобы это расхождение было объяснимым, а не выглядело ошибкой.
4 ловушки · 4 проверки
Номер заказа: связь поставки с тем, что заказывали
Номер заказа связывает пришедшее с тем, что заказывали. Без него сверка возможна только по номенклатуре и датам, а при поставке несколькими партиями — практически невозможна: непонятно, какая часть какого заказа пришла.
4 ловушки · 4 проверки
Дата отгрузки: не то же самое, что дата документа
Дата отгрузки фиксирует момент передачи товара, и именно от неё считаются сроки претензий, гарантии и часть налоговых сроков. Дата документа может отличаться, и подмена одной другой смещает все производные расчёты.
4 ловушки · 4 проверки
Грузоотправитель и грузополучатель: не то же, что продавец
Продавец отвечает за сделку, грузоотправитель — за физическую отгрузку, и это разные роли. При отгрузке со склада ответственного хранения или напрямую от производителя они не совпадают, и таблица с одним полем «поставщик» теряет половину картины.
4 ловушки · 4 проверки
Место поставки: адрес, по которому что-то происходит
Место поставки — единственный адрес в документе, по которому реально что-то происходит: туда едет машина и там принимают товар. Оно определяет и стоимость доставки, и момент перехода рисков.
4 ловушки · 4 проверки
VIN: семнадцать символов, где нет букв I, O и Q
VIN — ключ, к которому привязана вся история конкретной машины: гарантия, обслуживание, страхование, лизинг. Ошибка в одном символе не делает номер невалидным на вид — она делает его номером другого автомобиля.
4 ловушки · 4 проверки
Государственный номер: поле внутри описания работ
Государственный номер связывает расход с конкретной машиной. Без него акт сервиса или чек за топливо уходит в общие затраты, и стоимость владения по парку перестаёт считаться — при том что решение о выводе машины принимается именно по ней.
4 ловушки · 4 проверки
Показания одометра: два числа на разных краях бланка
Два показания одометра дают пробег, а пробег вместе с расходом топлива — единственную проверяемую величину путевого листа. Всё остальное в нём подтверждает факт, и только эта пара поддаётся арифметическому контролю.
4 ловушки · 4 проверки
Период оказания услуг: поле, спрятанное в тексте
Период определяет, к какому месяцу относятся затраты, и это не то же самое, что дата акта. Акт за июль приходит в сентябре, и разнесение по дате документа сдвигает расходы на два месяца — по всем таким актам сразу.
4 ловушки · 4 проверки
Ставка часа: цена, умноженная на время
Ставка часа вместе с количеством часов даёт сумму строки — то есть работы проверяются той же арифметикой, что и товары. Разница в том, что ставок у одного подрядчика обычно несколько: они зависят от вида работ и квалификации.
4 ловушки · 4 проверки
Инвентарный номер в документе
Инвентарный номер — ваш внутренний ключ к объекту основных средств. Он появляется в документе один раз, при вводе в эксплуатацию, и дальше повторяется во всех документах по этому объекту: перемещениях, ремонтах, списании.
4 ловушки · 4 проверки
Заводской номер изделия в документе
Заводской номер идентифицирует конкретный экземпляр изделия у изготовителя. По нему обращаются в гарантию, заказывают запчасти и отслеживают отзывные кампании — поэтому одна перепутанная буква делает поле бесполезным.
4 ловушки · 4 проверки
Номер партии в документе
Номер партии — единственное, что связывает конкретный товар с конкретной поставкой. Без него возврат брака, претензия производителю и отзыв продукции превращаются в разговор без доказательств.
4 ловушки · 4 проверки
Документ-основание в накладной
Документ-основание — единственное поле, превращающее набор бумаг в цепочку сделки. Именно оно позволяет собрать по одной поставке счёт, накладную, счёт-фактуру и платёжку.
4 ловушки · 4 проверки
Условия поставки в документе
Условия поставки говорят, что входит в цену: только товар, товар с погрузкой или товар, довезённый до вашего склада. Без этого поля цены двух поставщиков несравнимы в принципе.
4 ловушки · 4 проверки
Номер контейнера в транспортных документах
Номер контейнера — то, по чему груз отслеживается на всём пути. У него строгий формат, и это редкий случай, когда ошибку ввода можно поймать формальной проверкой, не сверяясь с исходником.
4 ловушки · 4 проверки
Номер пломбы в документах приёмки
Номер пломбы — доказательство целостности груза в пути. Если при приёмке номер не совпал с документом или пломба нарушена, вопрос о недостаче адресуется перевозчику, а не поставщику.
4 ловушки · 4 проверки
Число мест в транспортных документах
Число мест — это сколько физических упаковок принял перевозчик, а не сколько единиц товара внутри. При приёмке считают именно места, и по ним же предъявляют претензии перевозчику.
4 ловушки · 4 проверки
Объём груза в перевозочных документах
Объём определяет стоимость перевозки для лёгких габаритных грузов: перевозчик считает тариф по большей из двух величин — весу или объёму. Поэтому объём в документе стоит рядом с весом и так же важен.
4 ловушки · 4 проверки
Характеристики позиции внутри наименования
Характеристики — то, что отличает похожие позиции друг от друга: сечение кабеля, объём тары, марка стали, цвет. В документах они почти всегда вписаны в наименование, а не вынесены в отдельные графы.
4 ловушки · 4 проверки
Номер лицевого счёта в квитанции
Лицевой счёт связывает начисление с конкретным помещением или точкой подключения. Для компании с несколькими объектами это единственный надёжный способ разнести коммунальные расходы по адресам.
4 ловушки · 4 проверки
Номер рейса в перевозочных документах
Номер рейса — внутренний ключ, объединяющий всё, что относится к одной поездке: путевой лист, топливные чеки, накладные, талоны. Без него посчитать себестоимость рейса можно только по датам и машине, то есть приблизительно.
4 ловушки · 4 проверки
Данные водителя в накладной
Данные водителя фиксируют, кто именно принял или доставил груз. При споре о недостаче это первое, к чему обращаются, — и одновременно поле, которое чаще прочих заполняется от руки.
4 ловушки · 4 проверки
Шифр объекта в строительных документах
Шифр объекта определяет, на какую стройку лягут затраты. Он есть во внутренних документах и в актах подрядчиков, но почти никогда — в накладных поставщиков материалов, и именно этот разрыв создаёт основную работу.
4 ловушки · 4 проверки
Показания счётчика в документах
Показания определяют объём потребления, а значит и сумму к оплате. Это пара значений, и потеря одного из них делает документ бесполезным: по одному числу объём не посчитать.
4 ловушки · 4 проверки
Тариф в документах на услуги
Тариф — цена за единицу объёма услуги. Вместе с объёмом он даёт сумму, и именно проверка «объём × тариф = сумма» ловит большинство ошибок в счетах за услуги.
4 ловушки · 4 проверки
Норма расхода материала в отчёте
Норма расхода — сколько материала положено на выполненный объём работ. Она существует только в паре с фактическим расходом: смысл поля не в самом числе, а в разнице между нормой и фактом.
4 ловушки · 4 проверки
Табельный номер в документах
Табельный номер — внутренний идентификатор сотрудника, по которому связываются табель, расчётная ведомость и наряды. Он надёжнее ФИО: однофамильцы встречаются, а номера уникальны.
4 ловушки · 4 проверки
Доверенность в документах приёмки
Доверенность подтверждает право конкретного человека получить товар или подписать документ. Просроченная или отсутствующая доверенность превращает отгрузку в спорную: формально товар получил тот, кто не имел на это права.
4 ловушки · 4 проверки
Страна происхождения в накладной
Страна происхождения показывает, где товар изготовлен. Она нужна для маркировки, для расчёта пошлин при импорте и для требований части покупателей — и не обязана совпадать со страной, откуда товар приехал.
4 ловушки · 4 проверки
ОКТМО в платёжном поручении: где искать и чем опасен
ОКТМО определяет, в какой бюджет уйдут деньги. Ошибка в нём не мешает платежу пройти: сумма спишется, попадёт не туда, и выяснится это через месяцы при сверке с налоговой.
4 ловушки · 4 проверки
КБК в платёжном поручении: двадцать знаков без права на опечатку
КБК говорит казначейству, за что именно платят: налог, пеню или штраф по одному и тому же налогу — это три разных кода. Ошибка в одном разряде отправляет деньги в другой вид платежа.
4 ловушки · 4 проверки
Статус плательщика в платёжке: две цифры в поле 101
Статус отвечает на вопрос, в каком качестве вы платите. От него зависит, как налоговая разнесёт платёж по лицевому счёту — и разнесёт ли его вообще на нужную обязанность.
4 ловушки · 4 проверки
Налоговый период в платёжке: десять знаков поля 107
Период отвечает на вопрос, за какой месяц или квартал деньги. При одинаковой сумме и КБК именно он отличает платёж за март от платежа за апрель.
4 ловушки · 4 проверки
Код вида дохода в платёжке: одна цифра про удержания
Код нужен не налоговой, а банку получателя: по нему он определяет, какая часть поступления защищена от взыскания. При выплатах сотрудникам это поле определяет судьбу денег на их счетах.
4 ловушки · 4 проверки
SWIFT в счёте от поставщика: где искать и как проверить
SWIFT адресует платёж конкретному банку в международных расчётах. В отличие от БИК он буквенно-цифровой и содержит страну — по нему видно, куда именно уходят деньги.
4 ловушки · 4 проверки
ОКПД2 в документе: где искать и почему точки важны
ОКПД2 сопоставляет позицию документа с общероссийским классификатором продукции. В закупках он определяет, под какие правила подпадает поставка, а во внутреннем учёте служит опорой для группировки.
4 ловушки · 4 проверки
Номер сертификата соответствия в накладной: где искать
Номер сертификата связывает партию товара с документом о его соответствии. При проверке спрашивают именно связку «позиция — сертификат», и восстанавливать её потом дороже, чем перенести сразу.
4 ловушки · 4 проверки
Условия хранения в товарной накладной: где искать
Условия хранения — единственное поле, которое связывает документ с физической сохранностью товара. Потерянная строка про режим обнаруживается не при сверке, а при списании испорченной партии.
4 ловушки · 4 проверки
Температурный режим в накладной: диапазон, который ломает Excel
Температурный режим определяет пригодность партии к приёмке. Если он потерялся при переносе, спор с перевозчиком о порче груза придётся вести без документа.
4 ловушки · 4 проверки
Номер спецификации к договору: где искать и зачем он в таблице
Спецификация фиксирует цены и объём конкретной поставки, а договор — общие правила. Без её номера строка счёта не проверяется по согласованной цене.
4 ловушки · 4 проверки
Номер приложения к договору в счёте: где искать
Приложение задаёт условие, которого нет в основном договоре: другую цену, иной срок, дополнительный объём. Ссылка на него объясняет, почему счёт отличается от обычного.
4 ловушки · 4 проверки
Срок гарантии в накладной: месяцы, которые считают от разных дат
Срок гарантии определяет, до какого числа претензия к поставщику имеет силу. Переносить его нужно вместе с точкой отсчёта — без неё число месяцев ничего не значит.
4 ловушки · 4 проверки
Код вида операции в счёте-фактуре: две цифры для книги покупок
Код вида операции определяет, как счёт-фактура отражается в книге покупок и в декларации. От него зависит, сойдётся ли декларация с данными контрагента при перекрёстной проверке.
4 ловушки · 4 проверки
Коэффициент к расценке в смете: где искать и как не потерять
Коэффициент — множитель, который превращает базовую расценку в фактическую стоимость. Перенести строку сметы без него значит получить сумму, не сходящуюся с итогом документа.
4 ловушки · 4 проверки
Накладные расходы в смете: строка, которой нет в позициях
Накладные расходы — не позиция работ, а надбавка к ним. При переносе сметы построчно они выпадают, и итог таблицы оказывается меньше итога документа.
4 ловушки · 4 проверки
Сметная прибыль в акте КС-2: где искать и с чем путают
Сметная прибыль — нормативная надбавка подрядчику сверх затрат. В таблице она обязана отличаться от стоимости работ, иначе анализ по видам работ окажется завышен.
4 ловушки · 4 проверки
Номер путевого листа: серия, номер и сквозная нумерация
Номер путевого листа связывает рейс с водителем, машиной и топливом. Через него сверяют акт перевозчика с фактическими рейсами.
4 ловушки · 4 проверки
Расход топлива в путевом листе: четыре числа вместо одного
Расход топлива — единственная величина путевого листа, которая напрямую становится затратами. Она не берётся из одной ячейки: её сводят из четырёх и сверяют с нормой.
4 ловушки · 4 проверки
Пункт погрузки и разгрузки в ТТН: два адреса одной строкой
Пара адресов задаёт плечо перевозки, от которого считается тариф. Без разделения на два поля нельзя ни сгруппировать по направлениям, ни проверить расстояние.
4 ловушки · 4 проверки
Время прибытия и убытия в ТТН: часы, из которых считают простой
Разница между прибытием и убытием — фактическое время под погрузкой. Из него считается простой, а простой считается деньгами.
4 ловушки · 4 проверки
Простой транспорта в акте: часы, ставка и норматив
Простой — самая спорная строка акта перевозчика. Проверить её можно, только имея три величины: фактические часы, норматив и ставку.
4 ловушки · 4 проверки
Класс опасности груза в накладной: цифра с подклассом
Класс опасности определяет требования к перевозке и допуску водителя. Потеря подкласса при переносе меняет требования к рейсу целиком.
4 ловушки · 4 проверки
Номер вагона в железнодорожной накладной: восемь цифр
Номер вагона — единственный идентификатор, по которому отправка отслеживается в пути и сверяется с прибытием. Он же связывает накладную с актом приёмки.
4 ловушки · 4 проверки
Отработанные часы в акте: где искать и как сверять со ставкой
Часы — единица измерения в актах на услуги. Сумма акта проверяется умножением часов на ставку, и без часов проверять нечего.
4 ловушки · 4 проверки
Номер паллеты в упаковочном листе: связь короба с местом
Номер паллеты превращает список позиций в карту поставки: видно, что где лежит. При приёмке по местам без него пересчёт идёт вслепую.
4 ловушки · 4 проверки
Кратность упаковки в накладной: почему заказ не совпал с поставкой
Кратность объясняет расхождение между заказом и поставкой без всякой ошибки: заказали 100, короб по 12, привезли 96 или 108. Без этого поля расхождение выглядит недостачей.
4 ловушки · 4 проверки
Артикул поставщика и собственный: два кода на одну позицию
Артикул поставщика — единственный ключ, по которому строка накладной сопоставляется с вашей номенклатурой. Ваш собственный код в его документах не встречается никогда.
4 ловушки · 4 проверки
Габариты места в накладной: три числа в одной ячейке
Габариты определяют тариф перевозки и место на складе. Из них считается объём, и ошибка в одном множителе меняет стоимость рейса.
4 ловушки · 4 проверки
Номер паспорта качества в накладной: связь партии с показателями
Паспорт качества — единственный документ, где записаны фактические показатели партии. Без его номера в таблице поставка ни с чем не связана, и при рекламации искать придётся по бумагам.
4 ловушки · 4 проверки
Номер плавки в сертификате на металл: ключ к прослеживаемости
Плавка — единица прослеживаемости в металле. По ней восстанавливается состав, испытания и поставщик сырья; без неё сертификат не привязан к прокату на складе.
4 ловушки · 4 проверки
Марка стали в накладной: буквы и цифры, которые нельзя нормализовать
Марка определяет свойства материала и его цену. Позиции с одинаковым типоразмером и разной маркой — разные товары, и путать их нельзя.
4 ловушки · 4 проверки
ГОСТ в наименовании позиции: где заканчивается товар и начинается стандарт
ГОСТ уточняет, по какому стандарту изготовлена позиция. Два товара с одним названием и разными стандартами — разные товары, и сопоставлять их как одно нельзя.
4 ловушки · 4 проверки
Номер чертежа в спецификации: обозначение, которое нельзя менять
Номер чертежа — идентификатор детали в конструкторской документации. По нему заказ на изготовление связывается с производством, а изделие — со своей документацией.
4 ловушки · 4 проверки
Сумма предоплаты в счёте: почему она не равна сумме счёта
Сумма предоплаты — это то, что реально уходит с расчётного счёта. Общая сумма счёта при этом другая, и путать их значит завышать или занижать реестр платежей.
4 ловушки · 4 проверки
Остаток задолженности в акте сверки: чьё сальдо и в чью пользу
Конечное сальдо — итог всей сверки. Оно всегда указано в чью-то пользу, и без стороны отсчёта число не значит ничего.
4 ловушки · 4 проверки
Подразделение заказчика в счёте: куда отнести затраты
Подразделение превращает счёт в управленческую запись: без него расходы видны только в целом по компании. Поставщику это поле не нужно, поэтому и заполняется оно редко.
4 ловушки · 4 проверки
Срок поставки в спецификации: дни, недели и «по согласованию»
Срок поставки — единственное поле, по которому считается просрочка и претензия. Без точки отсчёта число дней ничего не определяет.
4 ловушки · 4 проверки
Процент предоплаты в договоре: 50 на 50 и что это значит в деньгах
Процент предоплаты задаёт график расходования денег. Из него строится платёжный календарь, и ошибка в проценте смещает весь календарь.
4 ловушки · 4 проверки
Номер закупки в счёте: девятнадцать цифр и реестровый номер
Номер закупки связывает счёт с контрактом и с обязательствами по нему. Для бюджетного заказчика это поле определяет, за счёт каких лимитов оплачивается счёт.
4 ловушки · 4 проверки