Отрасли и роли
Поток документов выглядит по-разному в бухгалтерии, на складе и в закупках. Ниже — как он устроен в каждом сегменте и какие поля там решают.
- Бухгалтерия компанииВвод не заканчивается: чем больше поставщиков, тем длиннее хвост мелких счетов.
- Бухгалтерский аутсорсингСтоимость обслуживания клиента упирается в часы оператора на вводе.
- Отдел закупокОдин и тот же товар у разных поставщиков называется по-разному.
- Логистика и складФотографии из мессенджера сжаты, мелкий шрифт нечитаем.
- Оптовая торговляАртикул с дефисом или ведущим нулём портится при переносе.
- Розничная сетьДокумент приходит без указания точки — привязку восстанавливают вручную.
- Интернет-магазинРеестры доставки в PDF на десятки страниц.
- Кафе и рестораныНакладные принимает человек, у которого нет доступа к учётной системе.
- СтроительствоШифры расценок в КС-2 нужно сверять со сметой посимвольно.
- ПроизводствоХарактеристики (марка, ГОСТ, размеры) прячутся внутри наименования.
- Транспортная компанияРукописные поля: одометр, время, подписи.
- Медицинский центрСроки годности и номера партий нужно фиксировать по каждой позиции.
- АвтосервисКаталожный номер — длинный код с буквами и дефисами, ошибка в одном символе означает не ту деталь.
- ТипографияФормат 620×940 внутри наименования распознаётся как случайные числа.
- Клининговая компанияЗатраты нужно раскидать по объектам, а в накладной объекта нет.
- Сельское хозяйствоСезонность: за две недели приходит объём документов квартала.
- АптекаКаждая позиция имеет партию и срок годности — это удваивает объём данных.
- IT-компанияПовторяющиеся счета: легко оплатить дважды или пропустить.
- Рекламное агентствоОдин акт площадки закрывает кампании нескольких клиентов.
- Юридическая фирмаПривязка расхода к делу существует только в голове юриста.
- ГостиницаКоммунальные счета содержат показания и тарифы, которые нужно отслеживать в динамике.
- Фитнес-клубРегулярные акты обслуживания однотипны, и их легко провести дважды.
- Управляющая компания ЖКХОдин счёт РСО содержит десятки адресов с объёмами.
- Франчайзинговая сетьФорматы отчётов у партнёров разные.
- Селлер маркетплейсовАртикул поставщика, ваш внутренний SKU и артикул площадки — три разные системы кодирования одного товара.
- НКО и фондыРасход, не отнесённый к проекту, превращается в проблему на отчёте — а привязки в самом документе нет.
- ТурагентствоОборот и доход путаются: в таблицу попадает полная стоимость тура, и выручка выглядит в разы больше реальной.
- Event-агентствоСправочник контрагентов почти не помогает: половина поставщиков появляется один раз и больше не встречается.
- Образовательный центрДоговоры однотипны, но их много: ручной ввод одинаковых полей сотни раз подряд.
- Склад ответственного храненияГлавное поле — не сумма, а владелец: товар без принадлежности превращается в проблему при инвентаризации.
- ИмпортёрСебестоимость не равна цене инвойса: к ней добавляются пошлина, сборы, перевозка и услуги брокера, и разносить их надо по позициям.
- ТаксопаркРасход по топливной карте приходит одной строкой на парк, а нужен в разрезе машины и водителя.
- Охранное предприятиеНи в одном закупочном документе нет поля «объект», а без него рентабельность объекта не посчитать.
- Агентство недвижимостиСумма сделки и комиссия агентства — разные величины, и смешивать их в одной колонке нельзя.
- Салон красотыДокументов много, суммы маленькие — заниматься ими некогда, и они копятся в коробке.
- Прокат оборудованияНезакрытая пара означает, что оборудование числится выданным, а где оно — неизвестно.
- Ветеринарная клиникаСрок годности и серия печатаются мелко и часто уходят в отдельную колонку, которую при ручном вводе пропускают.
- Автосалон и дилерский центрVIN — семнадцать символов с буквами и цифрами, где ошибка в одном знаке делает машину другой; при ручном вводе это происходит регулярно.
- МеталлообработкаОбозначение сортамента вроде «Лист г/к 3х1500х6000 ст3сп» — одна строка, в которой пять параметров, и разложить её по колонкам вручную долго.
- Проектная организацияВ большинстве документов объекта нет вообще — есть только номер договора, и связь приходится держать в отдельной таблице.
- АвтошколаТопливные документы многочисленны и мелки: сумма невелика, а количество строк большое.
- ЛабораторияНаименования реактивов длинные и содержат химические формулы и концентрации — при ручном вводе их сокращают, и позиции перестают совпадать.
- Архитектурное бюроПроект в документах не указан — есть только номер договора или вовсе ничего, если оплата была разовой.
- Кадровое агентствоПодписки списываются автоматически, и документ приходит позже платежа — сверка требует связывать их вручную.
- Страховой брокерНомер договора страхования у страховщика и у брокера может записываться по-разному, и сопоставление ломается на форматировании.
- Лизинговая компанияИндивидуальные признаки — VIN, серийный или заводской номер — критичны и при этом переносятся вручную.
- Поставщик медтехникиСерийные номера перечисляются построчно, и на одну позицию количеством десять приходится десять номеров.
- Салон оптикиМодель оправы у поставщика записывается артикулом с цветом внутри строки, и разложить его по колонкам вручную долго.
- ПекарняЧастота поставок делает поток документов постоянным: каждый день по несколько накладных небольшой суммы.
- КаршерингГосударственный номер или VIN указан в акте текстом внутри описания работ, а не отдельным полем.
- Дистрибьютор продуктов питанияОдна номенклатура в нескольких строках с разными датами выработки: сумма сходится, а партии перепутаны.
- Алкогольная розницаСправка занимает несколько листов мелким шрифтом — при сканировании нижние строки уходят в кашу.
- Ювелирный магазинВес указан с точностью до сотых грамма, и любое округление при переносе — это расхождение при инвентаризации.
- Таможенный брокерИнвойсы приходят на английском, китайском, турецком — вперемешку с латиницей и цифрами в разных форматах.
- Аренда коммерческой недвижимостиОбъект в счёте указан адресом в свободной форме — то с индексом, то с литерой, то вообще номером договора.
- Бюджетное учреждениеНаименование в накладной поставщика не совпадает дословно с наименованием в спецификации контракта.
- Сервисный центрСерийные номера длинные, с буквами и дефисами: при ручном вводе ошибка в одном символе рвёт связь с ремонтом.
- Обслуживание инженерных системОбъект в накладной на материалы не указан вовсе: закупка идёт на компанию, а тратится по адресам.
- ИздательствоНазвание издания в документах подрядчиков пишется по-разному: то полностью, то сокращённо, то артикулом.
- Вывоз и обработка отходовТалон печатается на узкой ленте, быстро выцветает и приходит в офис мятым.
Пилот · 1 990 ₽ за 30 дней
Вашей отрасли нет в списке?
Поток документов всё равно похож: приходит бумагой или PDF, а нужен таблицей. Пришлите свой самый неудобный документ — разберём вручную.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/hub-segments.