для НКО
Распознавание документов для НКО и фондов
В НКО каждый расход привязан к проекту и статье сметы гранта. Разбираем, почему обычная выгрузка не подходит и какое поле здесь главное.
Как сейчас идёт поток документов
Средства приходят целевыми траншами под конкретные проекты, у каждого своя смета и свой срок.
Расходы идут разрозненно: аренда, типография, транспорт, закупки для подопечных, авансовые отчёты волонтёров и сотрудников.
Каждый документ надо отнести к проекту и к статье сметы — иначе он не попадёт в отчёт грантодателю.
В конце периода собирается отчёт с приложением копий всех подтверждающих документов.
Порядок объёма
Ориентир: у фонда с двумя-тремя активными проектами набирается от 50 до 300 документов за отчётный период. Разброс огромный и зависит от типа деятельности, а не от размера организации.
Где теряется время
Боли сегмента
- — Расход, не отнесённый к проекту, превращается в проблему на отчёте — а привязки в самом документе нет.
- — Много мелких сумм: чеки, билеты, разовые закупки. Каждый нужно подтвердить копией.
- — Отчётные периоды у разных грантов не совпадают, и один и тот же месяц режется по-разному.
- — Проверка отчёта приходит спустя месяцы, когда восстановить контекст документа уже сложно.
Какие поля здесь важнее всего
- — Дата документа — для попадания в нужный отчётный период
- — Сумма и назначение — для сопоставления со статьёй сметы
- — Поставщик и его ИНН — для подтверждения реальности расхода
- — Номер документа — для ссылки в реестре, прилагаемом к отчёту
Что мы делаем на пилоте
Берём ваш самый неудобный документ из этого потока, разбираем его вручную под ваш формат и настраиваем набор колонок так, чтобы таблицу можно было использовать сразу, без доработки напильником. Дальше подключаем автоматическую обработку — по мере запуска пилота и на ваших же документах.
Вопросы для НКО
Можете ли вы автоматически разносить расходы по проектам?
Нет, и это принципиально: в документе нет поля «проект». Отнести расход к проекту может только тот, кто знает контекст. Мы даём таблицу, в которой эта разноска делается одной колонкой вместо переписывания реквизитов с бумаги.
Подходит ли реестр из таблицы для приложения к отчёту?
Форма отчёта задаётся грантодателем, и мы её не знаем. Что мы точно даём — колонки, из которых такой реестр собирается: дата, номер, поставщик, сумма, назначение. Как их разложить под конкретную форму, решаете вы.
Пилот для НКО
1 990 ₽ за 30 дней, до 100 входящих счетов. Первый документ разбираем вручную — на нём и проверяется, полезно ли это в вашем потоке.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/dlya/nekommercheskaya-organizaciya.
Документы для НКО
Другие отрасли и роли