Проверять все документы или выборочно
Сплошная проверка съедает время, выборочная пропускает ошибки. Разбираем, как выбрать долю проверки и что проверять всегда.
На этой странице нет сравнительной таблицы с конкурентами: их цены и возможности меняются, а писать о чужих продуктах по памяти — значит вводить вас в заблуждение. Вместо этого — критерии и вопросы, которые стоит задать всем, включая нас.
По чему сравнивать
01Цена пропущенной ошибки
Ошибка в реквизитах платежа стоит денег и времени возврата, ошибка в наименовании позиции — почти ничего. Проверять их одинаково нерационально.
Как проверить: Разделите поля на дорогие и дешёвые. Дорогие — реквизиты, суммы, ИНН — проверяются всегда, остальное выборочно.
02Есть ли независимая контрольная величина
Если сумма позиций сходится с итогом документа, документ проверен арифметически без участия человека.
Как проверить: Проверьте, есть ли в вашем потоке документы без итога или без суммы прописью: именно они требуют глаз.
03Стабильность источника
Поставщик с неизменной формой ошибается редко, новый — часто. Доля проверки должна зависеть от источника, а не быть общей.
Как проверить: Посчитайте ошибки по поставщикам за квартал. Обычно 80 % приходится на пятую часть контрагентов.
04Что происходит с найденной ошибкой
Проверка без исправления процесса превращается в ритуал: те же ошибки находят каждый месяц.
Как проверить: Посмотрите, повторяются ли ошибки из прошлой проверки. Если да, проблема не в доле выборки.
Вопросы поставщику
- 1Какие поля проверяются всегда, а какие можно пропустить?
- 2Есть ли в документе контрольная сумма для арифметической проверки?
- 3Кто из поставщиков даёт больше всего ошибок?
- 4Что происходит после того, как ошибка найдена?
- 5Сколько времени сейчас уходит на проверку и сколько на исправление?
Наши ответы на эти же вопросы
- Мы не заявляем стопроцентной точности и не считаем, что проверять не нужно.
- Поля, прочитанные неуверенно, помечаются — их проверять обязательно. Остальное разумно проверять выборочно.
- Арифметическую сверку суммы позиций с итогом стоит делать всегда: она бесплатна и ловит большую часть расхождений.
Вопросы
Какая доля выборки считается нормальной?
Универсального числа нет. Разумнее начать со сплошной проверки на две недели, посмотреть, где ошибки реально возникают, и после этого сокращать выборку по областям, где их не было.
Можно ли отказаться от проверки совсем?
Нельзя, пока данные влияют на деньги. Отказ от проверки — это решение, что цена ошибки ниже цены проверки, и его надо принимать с числами, а не по умолчанию.
Проверьте нас по этим же критериям
Пилот на 30 дней — это и есть тест на ваших документах, только с результатом на руках.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/vybor/proveryat-vse-ili-vyborochno.
Другие материалы о выборе