Разовый разбор или постоянный поток
Разобрать архив один раз или подключить обработку входящих. Разные задачи, разные критерии и разная цена.
На этой странице нет сравнительной таблицы с конкурентами: их цены и возможности меняются, а писать о чужих продуктах по памяти — значит вводить вас в заблуждение. Вместо этого — критерии и вопросы, которые стоит задать всем, включая нас.
По чему сравнивать
01Зачем нужны данные
Архив разбирают ради поиска и истории, поток — ради экономии времени сейчас. Это разные цели с разной окупаемостью.
Как проверить: Ответьте, что изменится завтра: вы найдёте старый документ быстрее или перестанете вводить новые.
02Как часто обращаются к архиву
Архив, к которому обращаются раз в квартал, не окупает сплошной оцифровки.
Как проверить: Посчитайте обращения к документам старше года за последние полгода.
03Однородность
Разовый архив содержит документы всех форм за годы, поток — текущие формы. Настройка под архив дороже.
Как проверить: Посмотрите документы пятилетней давности: похожи ли они на сегодняшние.
04Что делать с результатом
Разобранный архив без реестра со ссылками — это просто много файлов.
Как проверить: Решите заранее, где будет храниться реестр и кто его ведёт.
05Порядок
Разумнее сначала наладить поток, а архив разбирать выборочно по мере надобности.
Как проверить: Спросите себя, что мешает больше: старые документы или сегодняшние.
Вопросы поставщику
- 1Что мы хотим получить: находить старое или не вводить новое?
- 2Как часто мы обращаемся к документам старше года?
- 3Похожи ли старые документы на сегодняшние?
- 4Где будет храниться результат и кто его ведёт?
- 5Что мешает больше прямо сейчас?
Наши ответы на эти же вопросы
- Мы работаем с потоком входящих: разбираем документы по мере поступления.
- Разовую оцифровку большого архива мы не берём — это другая услуга с другой экономикой, и честнее сказать об этом сразу.
- Выборочный разбор старых документов возможен, если их немного и они нужны для конкретной задачи.
Вопросы
Стоит ли оцифровывать весь архив?
Обычно нет. Сканировать имеет смысл то, к чему реально обращаются: договоры, открытые обязательства, последний год. Сплошная оцифровка редко окупается.
С чего начать, если нужно и то и другое?
С потока. Он даёт результат сразу и перестаёт увеличивать архив, который потом придётся разбирать.
Проверьте нас по этим же критериям
Пилот на 30 дней — это и есть тест на ваших документах, только с результатом на руках.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/vybor/razovyi-razbor-ili-potok.
Другие материалы о выборе