Как вести нумерацию входящих документов
Короткий ответ
Номер, который стоит в документе, присвоил поставщик, и он уникален только внутри его нумерации. У десяти поставщиков спокойно бывает десять счетов номер 1. Внутренний регистрационный номер решает эту проблему и заодно даёт то, чего в документе нет: дату фактического получения.
Способы решить задачу
01Вручную
Ноль на старте; цена проявляется при сверке, когда одинаковые номера приходится различать вручную.Не заводить внутренних номеров вовсе, ссылаться на документы по номеру поставщика и дате.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Сквозной номер по журналу
Несколько секунд на документ при регистрации.Присваивать каждому входящему документу порядковый номер при регистрации, независимо от типа и поставщика. Номер идёт подряд с начала года.
плюсы
- + Однозначно определяет документ одним числом
- + Разрывы в нумерации сразу видны
- + Просто объяснить любому сотруднику
минусы
- − Требует единой точки регистрации
- − При параллельной работе двух человек номера конфликтуют
03Составной номер с префиксом типа
Столько же, сколько сквозной, плюс договорённость о префиксах.Номер вида СЧ-2026-0142, где префикс задаёт тип документа, дальше год и порядковый номер внутри года.
плюсы
- + Тип документа виден по номеру
- + Нумерация не смешивает счета и акты
- + Год в номере снимает вопрос о периоде
минусы
- − Длиннее и хуже диктуется по телефону
- − Нужно решить, что делать с документами смешанного типа вроде УПД
04Составной ключ без отдельного номера
Ноль ручной работы, но требует, чтобы все три поля переносились точно.Не присваивать свой номер, а использовать сочетание ИНН поставщика, номера документа и даты как уникальный ключ.
плюсы
- + Ничего не нужно вести вручную
- + Ключ восстанавливается из самого документа
минусы
- − Неудобно называть человеку голосом
- − Ломается, если у поставщика два документа с одним номером и датой
Что выбрать
Если документов немного, составного ключа из поставщика, номера и даты достаточно — он не требует никакой работы и восстанавливается из документа. Свой регистрационный номер начинает окупаться там, где документы обсуждают устно и передают между людьми: «счёт 142» непонятно чей, а «входящий 517» однозначен.
Вопросы
Нужно ли обнулять нумерацию в начале года?
Не обязательно, но удобно: короткий номер легче произносить, а год всё равно есть в дате регистрации. Главное — решить один раз и не менять правило в середине года.
Что записывать в журнал кроме номера?
Дату фактического получения, поставщика, тип и номер документа поставщика, сумму. Дата получения важнее всего: в самом документе её нет, а срок оплаты часто считается именно от неё.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/nastroit-numeraciyu-vhodyashchih.
Другие задачи