Ошибки и что с ними делать
Здесь разобраны ошибки, которые возникают по дороге от документа к таблице: артикулы превращаются в даты, вместо русских букв появляются кракозябры, итог расходится с суммой строк, снимок счёта не читается. У каждой — механика, а не совет «попробуйте переустановить».
Важная оговорка про этот раздел: большая часть перечисленного чинится настройкой Excel за минуту и бесплатно. Поэтому на каждой странице есть раздел «когда мы не нужны», и он стоит выше предложения купить пилот. Скрытый бесплатный способ теряет доверие быстрее, чем приводит клиента.
Разделять стоит две разные вещи. Ошибка отображения — данные уже извлечены, испорчена только их подача: кодировка, разделитель, формат ячейки. Ошибка извлечения — данных в таблице нет или они искажены: закрытая печатью сумма, нечитаемый снимок, потерянный разряд в ИНН. Первое чинится на вашей стороне за минуту, второе — возвратом к исходному документу.
Артикулы и номера превратились в даты
В колонке артикулов вместо «12-34» стоит «12 мар», вместо «5/7» — «05.июл», а часть значений превратилась в пятизначные числа вроде 45324.
3 причины · 3 способа починить
Вместо русских букв в CSV — кракозябры
Файл открывается, структура на месте, но вместо русского текста — «РЎС‡С‘С‚» или «Ð¡Ñ‡ÐµÑ‚». Числа при этом читаются нормально.
3 причины · 2 способа починить
CSV открылся одним столбцом вместо таблицы
В колонке A лежит вся строка целиком: «Поставщик;ООО Ромашка;7701234567;15400.00». Остальные колонки пустые.
3 причины · 2 способа починить
Сумма в таблице расходится с документом на копейки
Сложили колонку «Сумма» — получилось 148 302,17 ₽, а в счёте стоит 148 302,15 ₽. Позиции при этом распознаны верно.
4 причины · 2 способа починить
В таблице перепутаны день и месяц
Часть дат в колонке выровнена вправо и выглядит корректно, часть — влево и осталась текстом. Среди «правильных» встречаются явно неверные: счёт от 3 апреля числится мартовским.
3 причины · 2 способа починить
Фотография счёта не распознаётся
Фотография выглядит нормально, текст на ней читается, но в таблицу попадают пустые поля, обрывки строк или искажённые цифры.
5 причин · 3 способа починить
Печать и подпись перекрывают цифры
Итоговая сумма или строка с реквизитами частично закрыта оттиском печати либо росчерком подписи. В таблицу попадает обрывок или пустое поле.
3 причины · 3 способа починить
ИНН распознан с ошибкой
В колонке ИНН значение из 9 или 11 цифр, либо среди цифр затесалась буква. Иногда длина верная, но контрагент по такому ИНН не находится.
4 причины · 3 способа починить
Числа с пробелами не складываются
В колонке стоит «15 400,00», выглядит как число, но СУММ по колонке возвращает 0. Значения прижаты к левому краю ячейки, а в углу — зелёный треугольник.
4 причины · 3 способа починить
Точка вместо запятой в сумме
Значения вида 15400.00 либо остались текстом, либо превратились во что-то неожиданное: 1540000 или дату. Итог по колонке не совпадает ни с чем.
4 причины · 2 способа починить
Таблица разорвана между страницами
В выгруженной таблице через каждые тридцать строк снова идут заголовки колонок, между данными затесались строки «Итого по странице», а несколько позиций пропали совсем.
4 причины · 2 способа починить
Название организации не совпадает со справочником
ВПР по названию поставщика возвращает ошибку, хотя вы точно знаете, что такая организация в справочнике есть. Глазами оба значения выглядят одинаково.
5 причин · 2 способа починить
PDF не открывается или выглядит пустым
Документ скачался, размер у файла ненулевой, но открывается он либо с ошибкой, либо белой страницей. Иногда содержимое видно в одной программе и не видно в другой.
4 причины · 3 способа починить
Сумма прописью не совпадает с цифрами
В строке итога стоит 148 302,15, а прописью — «сто сорок восемь тысяч триста два рубля 51 копейка». Совпадает почти всё, кроме копеек, либо расходится и рублёвая часть.
4 причины · 2 способа починить
Количество не сходится из-за упаковок
По накладной пришло 12, а заказывали 144. Или наоборот: в заказе 5, в накладной 60. Расхождение всегда кратное — 6, 12, 24.
4 причины · 2 способа починить
Данные съехали на один столбец
Первые строки таблицы разложены верно, а начиная с какой-то — всё сдвинуто: в колонке «Количество» лежит цена, в «Цене» — сумма, последняя колонка пустая или, наоборот, лишняя.
4 причины · 2 способа починить
В выгрузку попала не та дата
В колонке «Дата» стоят значения, которые не бьются с реестром: часть счетов будто выставлена позже, чем оплачена, а несколько дат приходятся на конец месяца, хотя документы пришли в начале.
4 причины · 2 способа починить
Таблица пришла пустой
Файл открывается, заголовки колонок на месте, а данных нет. Либо строки есть, но их заметно меньше, чем документов, которые вы отправляли.
4 причины · 2 способа починить
Наименование обрезалось в ячейке
В колонке наименований видно «Бумага офисная A4 80 г/м2 бел…» — конец не показан. В некоторых строках текст обрывается прямо на границе соседней заполненной ячейки.
4 причины · 2 способа починить
Имена файлов превратились в набор символов
Архив распаковался, файлы на месте и открываются, но названия превратились в бессмысленный набор символов. Найти нужный счёт по имени невозможно.
3 причины · 3 способа починить
В таблице нулевые и отрицательные суммы
Среди обычных строк встречаются позиции с суммой 0,00 и строки со знаком минус. Итог по колонке из-за них не сходится с ожидаемым.
4 причины · 2 способа починить
Часть полей осталась пустой
Большинство строк заполнено, но в отдельных колонках зияют пропуски: у части поставщиков нет КПП, у части счетов — срока оплаты, у некоторых позиций — единицы измерения.
4 причины · 2 способа починить
Поставщик и покупатель поменялись местами
В колонке «Поставщик» встречается название вашей же компании, а в «Покупателе» — контрагента. В накладных та же путаница с грузоотправителем и грузополучателем.
4 причины · 2 способа починить
Файл не загружается
При загрузке документа появляется ошибка: файл слишком большой или неподдерживаемого типа. Иногда загрузка идёт долго и обрывается на середине.
4 причины · 3 способа починить
Расчётный счёт превратился в 4,07028E+19
В колонке с расчётными счетами вместо 40702810900000012345 стоит 4,07028E+19. У части строк число видно целиком, но последние три-четыре цифры стали нулями.
3 причины · 2 способа починить
Вместо числа в ячейке — ######
В колонке сумм часть ячеек показывает ######## вместо значений. При щелчке по ячейке в строке формул число видно нормально.
3 причины · 2 способа починить
Скан загрузился перевёрнутым или боком
Счёт в PDF открывается повёрнутым на 90 или 180 градусов. В просмотрщике страницу можно повернуть, но при следующем открытии она снова лежит боком.
3 причины · 2 способа починить
Документ снят под углом, строки «уезжают»
Снимок счёта сделан от руки: верх страницы шире низа, строки идут наискось. В таблице позиций количество из одной строки оказалось приписано к соседней.
3 причины · 2 способа починить
Скан слишком тёмный или засвеченный
Половина листа заметно темнее другой, поперёк страницы лежит тень от руки, а в месте блика от лампы текст выбелен до фона.
3 причины · 2 способа починить
PDF защищён паролем и не открывается
При открытии счёта из банка PDF требует пароль. Другой файл открывается свободно, но выделить и скопировать текст в нём не получается, а печать недоступна.
3 причины · 2 способа починить
Excel пишет, что файл повреждён
Скачанная из почты выгрузка не открывается: Excel сообщает о недопустимом формате или предлагает восстановить книгу, а после восстановления таблица пустая.
3 причины · 2 способа починить
Файл открылся в защищённом просмотре
Скачанная выгрузка открывается с жёлтой полосой «Защищённый просмотр», редактирование недоступно, а часть содержимого не отображается.
3 причины · 2 способа починить
Запятая в названии разнесла строку по колонкам
У части позиций наименование обрывается на запятой, вторая половина названия попала в колонку количества, а цена и сумма сдвинулись на ячейку вправо.
3 причины · 2 способа починить
ИНН и КПП попали не в те колонки
В выгрузке по части контрагентов в колонке ИНН стоит значение из девяти знаков с буквами, а в колонке КПП — десятизначное число. У нескольких строк КПП заполнен, хотя контрагент — индивидуальный предприниматель.
3 причины · 2 способа починить
В расчётном счёте ошибка в одной цифре
Платёж по перенесённым из счёта реквизитам вернулся из банка. Номер счёта в платёжке двадцатизначный и внешне правильный, но одна цифра отличается от документа.
3 причины · 2 способа починить
В таблице пустая колонка НДС
В таблице по половине счетов колонка НДС пустая. В самих документах внизу написано «Без НДС», а у части — «НДС не облагается» со ссылкой на статью.
3 причины · 2 способа починить
Единица измерения потерялась или подставлена неверно
В колонке «Ед.» половина строк пустая. У нескольких позиций стоит «шт», хотя в счёте написано «м», и количество при этом одинаковое.
3 причины · 2 способа починить
В номере счёта лишние символы и пробелы
В колонке номеров встречаются «№ 142», «142 от 05.08.2026» и «142» с пробелом на конце. Поиск по «142» находит не все строки, а сверка с выпиской банка не сходится.
3 причины · 2 способа починить
Сумма в валюте, а нужны рубли
В счёте сумма указана в долларах, внизу приписка «оплата в рублях по курсу ЦБ на день оплаты». В таблице колонка суммы заполнена числом, но в какой валюте — непонятно.
3 причины · 2 способа починить
Все позиции склеились в одну ячейку
В таблице одна строка на весь счёт: в ячейке наименования лежит текст всех тридцати позиций подряд, количества и цены идут следом одним куском.
3 причины · 2 способа починить
Колонки в выгрузках идут в разном порядке
Файлы за август и сентябрь выглядят одинаково, но в сентябрьском колонки «Цена» и «Кол-во» стоят наоборот. После сведения в общую таблицу суммы по части строк выросли в десятки раз.
3 причины · 2 способа починить
Шапка таблицы попала в данные
В сведённой таблице через каждые двадцать строк встречается строка со словами «Наименование», «Кол-во», «Цена». Автосумма по колонке ругается, а фильтр показывает эти слова как значения.
3 причины · 2 способа починить
Вместо даты в ячейке пятизначное число
После вставки данных из выгрузки колонка дат заполнена пятизначными числами вида 46239 вместо привычных 05.08.2026.
3 причины · 2 способа починить
К дате прибавилось время 0:00
В двух таблицах даты выглядят одинаково — 05.08.2026, — но ВПР не находит совпадений, а фильтр по конкретному дню показывает только часть строк.
3 причины · 2 способа починить
Таблица не помещается на лист при печати
Реестр входящих счетов при печати расползается на восемь листов: последняя колонка с суммой уходит на отдельную страницу, а заголовки видны только на первом листе.
3 причины · 2 способа починить
В присланном файле #ССЫЛКА! вместо чисел
В присланном прайсе часть ячеек вместо сумм показывает #ССЫЛКА!, часть #ЗНАЧ!, а в колонке наименований встречается #Н/Д.
3 причины · 2 способа починить
Excel просит обновить связи при открытии
Присланный реестр при каждом открытии спрашивает про обновление связей. После отказа суммы показываются, но неизвестно, насколько они свежие.
3 причины · 2 способа починить
Сортировка перемешала данные в строках
Реестр отсортировали по наименованию, и теперь у позиции «Кабель ВВГ» стоит цена от «Автоматический выключатель». Файл уже сохранён и закрыт.
3 причины · 2 способа починить
Объединённые ячейки ломают сортировку и выгрузку
При попытке отсортировать реестр Excel сообщает, что для этого требуются ячейки одинакового размера. Фильтр показывает только первую строку каждой группы, а при выгрузке в CSV часть названий пропала.
3 причины · 2 способа починить
Скрытые строки не скопировались вместе с таблицей
Из реестра на четыреста строк скопировали таблицу в новый файл, а там оказалось двести восемьдесят. Итог по колонке суммы отличается от исходного.
3 причины · 2 способа починить
Excel тормозит на большом реестре
Реестр входящих счетов на четыре тысячи строк открывается полминуты, а после каждого ввода Excel задумывается на несколько секунд и показывает индикатор пересчёта.
3 причины · 2 способа починить
Вместо счёта во вложении winmail.dat
В письме от поставщика вместо счёта единственное вложение winmail.dat размером в несколько сотен килобайт. Поставщик утверждает, что отправлял обычный PDF.
3 причины · 2 способа починить
Архив со счетами не распаковывается
Присланный поставщиком архив со счетами за месяц при распаковке выдаёт ошибку о неожиданном конце файла. Второй архив открывается, но требует пароль, которого в письме нет.
3 причины · 2 способа починить
В одном PDF сразу несколько счетов
Пришёл файл на сорок страниц. Внутри десять счетов от разных поставщиков, у части по три-четыре страницы, у части по одной, и никакого разделения между ними нет.
3 причины · 2 способа починить
Страницы документа идут не по порядку
В спецификации на восемь листов страницы идут в порядке 1, 3, 5, 7, 2, 4, 6, 8, а часть из них перевёрнута вверх ногами.
3 причины · 2 способа починить
В скане не хватает последней страницы
Спецификация на сорок позиций заканчивается двадцать восьмой строкой посреди таблицы. Итоговой суммы, подписей и печати в файле нет.
3 причины · 2 способа починить
Два разных счёта с одним и тем же номером
При загрузке реестра система отвергла половину строк как дубли. При проверке оказалось, что у пяти поставщиков есть счёт с номером 1 и ещё у трёх — с номером 142.
3 причины · 2 способа починить
Сумма с налогом попала в колонку без налога
Итог реестра за месяц оказался на пятую часть больше ожидаемого. При проверке в колонке «Сумма без НДС» у части строк стоят те же значения, что в колонке «Сумма с НДС».
3 причины · 2 способа починить
Письма со счетами уходят в спам
Поставщик утверждает, что отправил счёт неделю назад. В папке «Входящие» письма нет, а в спаме обнаруживаются три его письма за месяц.
3 причины · 2 способа починить
QR-код на счёте не сканируется
На счёте напечатан QR-код для оплаты, но банковское приложение его не видит. На экране код выглядит нормально, а на распечатке слегка смазан.
3 причины · 2 способа починить
Автозаполнение протянуло не то значение
В колонке номеров документов после протягивания вниз вместо повторяющегося «142» идут 142, 143, 144. В колонке дат вместо одной даты — последовательность дней.
3 причины · 3 способа починить
Формулы показывают старый результат
Изменили количество в строке, а сумма осталась прежней. Итог реестра не сходится с суммой строк, хотя формула на месте и выглядит правильной.
3 причины · 2 способа починить
После сведения файлов итог удвоился
Объединили отчёты за год в одну таблицу. Итог заметно больше суммы итогов по файлам, а часть строк выглядит повторяющейся, хотя в исходных файлах каждая была одна.
3 причины · 2 способа починить
Файл открыт другим пользователем
При открытии реестра на общем диске Excel сообщает, что файл занят другим пользователем, и предлагает открыть только для чтения. Иногда имя пользователя не указано вовсе.
3 причины · 3 способа починить
Лист с данными пропал из книги
В книге было три листа, осталось два. Формулы, ссылавшиеся на пропавший лист, показывают ошибку, а сам лист в списке вкладок отсутствует.
3 причины · 2 способа починить
Латинская буква вместо кириллической
В справочнике две карточки одного контрагента с визуально одинаковыми названиями. Поиск по номеру документа не находит строку, которая точно есть. Функция поиска возвращает «не найдено» при явном совпадении на экране.
3 причины · 2 способа починить
Часть документа не попала в кадр
На снимке счёта видна таблица позиций, но правая колонка с суммами обрезана по краю кадра. На другом документе нет нижней части с итогами и подписями.
3 причины · 2 способа починить
Отсканирована только лицевая сторона
Накладная отсканирована, таблица позиций на месте, а подписей и отметок о приёмке нет. В файле одна страница, хотя документ печатался с двух сторон.
3 причины · 2 способа починить
Не видно, кто подписал документ
На акте стоит росчерк, а расшифровка написана от руки и не читается. В другом документе расшифровка напечатана, но должность не указана, и непонятно, был ли у подписавшего на это полномочия.
3 причины · 2 способа починить
После разбора дата оказалась в будущем
В реестре встречаются документы с датами следующего года. При проверке оказывается, что документ обычный, вчерашний, а в таблице стоит дата на месяцы вперёд.
3 причины · 2 способа починить
В цене шесть знаков после запятой
Цена отображается как 12,35, а при щелчке в строке формул видно 12,3456789. Сумма по колонке не сходится с итогом на несколько рублей, хотя каждая строка выглядит правильной.
3 причины · 2 способа починить
Пустая строка разорвала таблицу
Автосумма под колонкой показывает сумму только последних тридцати строк из двухсот. Фильтр не видит данные ниже определённой строки, а сортировка переставила только верхнюю часть таблицы.
3 причины · 3 способа починить
Итог посчитался дважды
Сумма по колонке ровно вдвое превышает ожидаемую. При проверке в середине таблицы обнаруживается строка «Итого по разделу», которая выглядит как обычная позиция.
3 причины · 2 способа починить
Сводная таблица показывает старые данные
В исходную таблицу добавлены строки за новый месяц, а сводный отчёт показывает прежние суммы. Итог сводной не сходится с итогом исходных данных.
3 причины · 2 способа починить
Одна страница отсканировалась дважды
В отсканированной пачке из сорока листов получилось сорок три страницы. При просмотре три страницы повторяются, а часть позиций в сведённой таблице задвоилась.
3 причины · 2 способа починить
Письмо пришло без вложения
В письме от поставщика есть текст «во вложении счёт», а самого вложения нет. Отправитель уверяет, что прикреплял файл, и показывает скриншот отправленного письма.
3 причины · 2 способа починить
Ссылка на файл больше не работает
В письме вместо вложения ссылка на облако. При переходе — сообщение об отсутствии доступа или об удалённом файле. Письмо полугодовой давности, документ понадобился при проверке.
3 причины · 2 способа починить
Правки коллеги затёрли мои
Внесли в реестр двадцать документов, через час их нет. Коллега говорит, что тоже работал с файлом и сохранил свою версию. Восстановить обе правки нечем.
3 причины · 2 способа починить
Документ не проводится в учёте
Данные из документа загружены, но при проведении система сообщает об ошибке: не найдена позиция номенклатуры, не заполнена единица измерения или отсутствует договор.
3 причины · 2 способа починить
Одна организация двумя карточками
В справочнике два «ООО Ромашка» с одинаковым ИНН. Часть документов привязана к одной карточке, часть к другой, и сальдо по поставщику не сходится ни в одной.
3 причины · 2 способа починить
CSV открылся в браузере вместо Excel
Скачанный из кабинета файл открывается в браузере как сплошной текст с точками с запятой. В другой раз — в блокноте. Excel при этом установлен.
3 причины · 2 способа починить
Файл скачался с другим расширением
Из почты скачан файл «Счёт.xlsx», а на диске лежит «Счёт.txt». Excel открывать отказывается либо открывает как текст с непонятными символами.
3 причины · 2 способа починить
Таблица не открывается на телефоне
Реестр на несколько тысяч строк открывается на компьютере нормально, а на телефоне приложение долго думает и закрывается либо показывает только часть данных.
3 причины · 2 способа починить
Региональные настройки сломали числа
Файл, который у вас открывается правильно, у коллеги показывает суммы одной строкой в первой колонке. Формула, работавшая на одном компьютере, на другом выдаёт ошибку синтаксиса.
3 причины · 2 способа починить
Реестр ссылается на исчезнувший файл
В реестре есть колонка со ссылкой на скан. Половина ссылок открывается, половина сообщает, что файл не найден. Сами документы при этом на диске есть.
3 причины · 2 способа починить
Пришёл исправленный вариант того же документа
В папке два файла с одинаковым номером счёта и разными суммами. Который из них оплачивать — непонятно, а в реестре обе строки выглядят как отдельные документы.
3 причины · 2 способа починить
Скан получился в негативе
Отсканированный счёт выглядит как фотоплёнка: фон чёрный, текст белый. Читать можно, но глазам тяжело, а при разборе результат заметно хуже обычного.
3 причины · 2 способа починить
Цветная подложка мешает читать документ
Счёт напечатан на фирменном бланке с цветной заливкой и логотипом-подложкой. Текст читается глазами, а при разборе часть символов теряется, особенно в местах, где текст лежит поверх рисунка.
3 причины · 2 способа починить
Шрифт в спецификации слишком мелкий
Спецификация на двести позиций напечатана мелким шрифтом, чтобы поместиться на лист. При разборе теряются знаки после запятой в ценах, а часть артикулов читается с ошибками.
3 причины · 2 способа починить
Документ сфотографирован с экрана
Вместо файла пришла фотография монитора с открытым счётом. На снимке видны блики, полосы и искажение геометрии, а мелкий текст в таблице не читается.
3 причины · 2 способа починить
Итог документа не равен сумме строк
Сложили колонку сумм по позициям — получили одно число. В строке «Итого» стоит другое. Разница бывает и в копейки, и в тысячи.
5 причин · 3 способа починить
При копировании из PDF вместо букв квадратики
Текст в PDF видно, он выделяется мышью и копируется. Но при вставке в Excel или Word вместо слов идут квадратики, случайная латиница или знаки вопроса.
3 причины · 3 способа починить
Сумму исправили от руки поверх напечатанной
В накладной напечатано «12 400,00», это зачёркнуто ручкой, рядом вписано «11 400,00» и стоит подпись. В таблицу попало напечатанное число, а не исправленное.
3 причины · 3 способа починить
Документ на двух языках сразу
В документе заголовки на английском, наименования товаров иероглифами, а штамп и часть приписок — кириллицей. В таблице часть текста превратилась в бессмыслицу.
3 причины · 3 способа починить
Скидка применена не ко всем строкам
По договору скидка 7 % на весь ассортимент. В счёте часть позиций идёт с ней, часть — по базовой цене. Итог документа при этом сходится с суммой строк, поэтому арифметическая проверка молчит.
4 причины · 3 способа починить
Аванс зачтён дважды
После проведения документов по контрагенту образовалась переплата, которой не было. Аванс уменьшил и сумму счёта, и сумму отгрузки — то есть посчитан дважды.
4 причины · 3 способа починить
Номера с буквенным префиксом сортируются неправильно
Отсортировали реестр по номеру документа — и порядок получился странный: СЧ-1, СЧ-10, СЧ-100, СЧ-2. Найти нужный документ в таком списке невозможно.
3 причины · 3 способа починить
Один артикул у разных товаров
В номенклатуре под одним артикулом оказались две разные вещи: кабель одного поставщика и крепёж другого. Остатки и цены смешались, найти концы невозможно.
3 причины · 3 способа починить
Дата документа раньше даты договора
В таблице накладная от 3 марта ссылается на договор от 15 марта. Формально поставка произошла до того, как договор появился.
4 причины · 3 способа починить
В накладной больше строк, чем в счёте
В счёте пять позиций, в накладной семь. Итоговая сумма при этом может совпадать — за счёт того, что часть позиций заменена на аналоги.
4 причины · 3 способа починить
Сумма НДС не сходится со ставкой
В документе ставка 20 %, сумма без налога 100 000, а НДС указан не 20 000, а, например, 19 998,74. Или наоборот: налога больше расчётного.
5 причин · 3 способа починить
У поставщика сменились банковские реквизиты
Пришёл очередной счёт от знакомого поставщика, всё как обычно — но расчётный счёт другой. Иногда с припиской «просим оплачивать по новым реквизитам».
4 причины · 3 способа починить
Фото документа сжалось в мессенджере
Менеджер сфотографировал счёт, переслал в чат, оттуда переслали дальше — и на третьей пересылке цифры расплылись. Сумма читается как 12 400 или 12 480, и понять точно нельзя.
3 причины · 3 способа починить
Перенос строки внутри ячейки разорвал CSV
После импорта в таблице стало больше строк, чем документов. Часть записей обрезана посередине, а продолжение стоит отдельной строкой, съехав в первый столбец.
3 причины · 3 способа починить
Кавычки в наименовании ломают разбор
В колонке контрагента вместо «ООО „Ромашка“» стоит обрывок: ООО, а название уехало в соседний столбец. Или строка вовсе оборвалась.
3 причины · 3 способа починить
В документе невозможная дата
В колонке дат стоят значения, которых не бывает: 30.02.2026, 45.11.2026, 12.13.2025. Учётная система такой документ не принимает.
4 причины · 3 способа починить
Копейки округлились до рублей
В счёте сумма с копейками, в таблице — целое число. При сверке с банком расхождение в копейки на каждой строке, а на сотне документов — уже в рублях.
4 причины · 3 способа починить
Пришёл файл .sig вместо документа
В письме или выгрузке из системы документооборота лежат два файла: один с привычным расширением и второй с .sig, который не открывается ничем. Иногда приходит только второй.
3 причины · 3 способа починить
Поставщик прислал .doc вместо PDF
Счёт пришёл файлом Word. При открытии таблица разъехалась, часть текста наложилась, а печать и подпись оказались не на месте. У коллеги тот же файл выглядит иначе.
3 причины · 3 способа починить
Формат поехал при открытии в Google Таблицах
Файл, который в Excel выглядел правильно, в Google Таблицах показывает другие даты, а числа с запятой стали текстом. Формулы ссылаются не туда.
4 причины · 3 способа починить
Промежуточные итоги попали в данные
В выгрузке среди позиций встречаются строки без артикула, но с суммой: «Итого по странице», «Перенос». Сумма по колонке получается почти вдвое больше настоящей.
3 причины · 3 способа починить
Шапка таблицы повторилась внутри строк
В выгрузке через каждые несколько десятков строк встречается строка «Наименование | Кол-во | Цена | Сумма». Сортировка и фильтры после этого работают неправильно.
3 причины · 3 способа починить
Один и тот же счёт пришёл двумя файлами
В реестре два документа: «schet_1842.pdf» и «Счёт от Северного Ветра.pdf». Это один и тот же счёт, но система считает их разными, и сумма к оплате задвоилась.
3 причины · 3 способа починить
Таблица без линий распозналась сплошным текстом
В документе визуально таблица: наименование, количество, цена. Но линий между колонками нет — они разделены пробелами. В выгрузке всё склеилось в одну колонку.
4 причины · 3 способа починить
Поставщик обрезает наименование в печатной форме
В документе наименования заканчиваются многоточием. Отличить две похожие позиции невозможно: у них совпадает видимая часть, а различие было в отрезанном хвосте.
3 причины · 3 способа починить
В документе нет ИНН поставщика
В документе указано «ООО Ромашка», адрес и телефон, а ИНН отсутствует. Сопоставить со справочником нечем: организаций с таким названием десятки.
3 причины · 3 способа починить
PDF открывается, но копирование запрещено
Документ открывается без пароля и читается. Но выделить текст мышью не получается, а команда копирования неактивна. При попытке извлечь данные программа сообщает об ограничениях.
3 причины · 3 способа починить
Вместо артикула напечатан штрихкод
В колонке «Код» напечатан штрихкод. Цифрового значения под ним нет или оно слишком мелкое. В выгрузке колонка пустая.
3 причины · 3 способа починить
В накладной указан не тот грузополучатель
Машина приехала на склад в одном городе, а в накладной грузополучателем указан адрес головного офиса в другом. Или наоборот: указан филиал, которого уже нет.
4 причины · 3 способа починить
Перенос по слогам разорвал артикул
В колонке артикулов вместо «ВВГНГLS3X25» стоит «ВВГНГ-» и на следующей строке «LS3X25». Или код собрался, но с лишним дефисом посередине.
3 причины · 3 способа починить
Отрицательное количество в накладной
В накладной среди обычных позиций встречается строка с количеством со знаком минус. Итог документа при этом меньше суммы положительных строк.
4 причины · 3 способа починить
Один товар в двух строках с разной ценой
В накладной артикул 1042 идёт двумя строками: 10 штук по 120 рублей и 5 штук по 135. Учётная система при загрузке ругается или создаёт две карточки.
4 причины · 3 способа починить
В файле разделитель — табуляция, а не точка с запятой
Файл с расширением csv открывается одной колонкой. Внутри значения разделены не запятыми и не точками с запятой, а невидимой табуляцией.
3 причины · 3 способа починить
Архив с документами пришёл с паролем
В письме архив с документами за месяц, при распаковке запрашивается пароль. Пароля в письме нет либо он пришёл отдельным сообщением, которое затерялось.
3 причины · 3 способа починить
PDF весит слишком много и не загружается
Отсканированный комплект документов весит больше сотни мегабайт. Почта отказывается отправлять, сервис — принимать, а открывается файл минутами.
4 причины · 3 способа починить
Скрытые столбцы потерялись при выгрузке
В исходном файле было двенадцать колонок, в выгрузке девять. Пропали именно те, которые давно скрыли, чтобы не мешали смотреть на экран.
4 причины · 3 способа починить
Позиция без цены в накладной
Среди позиций строка: наименование есть, количество есть, цена и сумма пустые или нулевые. Учётная система при загрузке либо ругается, либо принимает по нулевой стоимости.
4 причины · 3 способа починить
У одной позиции разные единицы в документах
Заказали 10 упаковок, в счёте 10, в накладной 240 штук, в прайсе цена за килограмм. Сверить документы между собой невозможно без пересчёта, а коэффициента нигде нет.
4 причины · 3 способа починить
Номер документа повторился в новом году
При поиске по номеру находятся два документа: один за прошлый год, другой за этот. В реестре они выглядят как дубли, хотя это разные поставки.
3 причины · 3 способа починить
В документе две таблицы, разобралась только первая
В документе визуально две таблицы с разными наборами колонок. В выгрузке строки только из первой, вторая пропала целиком или склеилась с первой.
4 причины · 3 способа починить
Рамка бланка распозналась как таблица
В выгрузке первая и последняя колонки пустые, а данные сдвинуты на одну ячейку вправо. Иногда вокруг таблицы появляется ещё одна «строка» из одних пустот.
3 причины · 2 способа починить
Логотип поставщика попал в таблицу
Первая строка таблицы содержит обрывки слов, отдельные буквы или бессмысленные символы, а настоящие заголовки колонок оказались второй строкой.
3 причины · 2 способа починить
Подпись факсимиле не отличить от живой
Все документы от поставщика подписаны одинаково — до последнего штриха. При этом подписант в разных документах один, а даты разные.
3 причины · 2 способа починить
Сгиб листа разорвал строку таблицы
Примерно в середине таблицы одна-две строки выглядят неполными: часть колонок пуста, значения обрезаны или продублированы соседними.
3 причины · 2 способа починить
Скрепка пробила текст на скане
В левом верхнем углу документа поверх текста видны проколы, тень скрепки или чёрное пятно. Номер документа или первая строка таблицы читаются неполностью.
3 причины · 2 способа починить
Штамп входящего поверх суммы
Итоговая сумма или сумма НДС читается частично: поверх цифр видны синие или фиолетовые линии штампа с номером и датой регистрации.
3 причины · 2 способа починить
Текст вышел за границы печати
В выгрузке нет одной из правых колонок — чаще всего суммы с НДС или примечания. В документе на её месте обрыв прямо у края листа.
3 причины · 2 способа починить
Две колонки текста перепутались местами
Текст выгрузки читается бессвязно: конец фразы из левой колонки продолжается началом фразы из правой. Смысл распадается на каждой второй строке.
3 причины · 2 способа починить
Страницы отсканированы вверх ногами вперемешку
В PDF часть страниц читается нормально, часть перевёрнута на 180 градусов. В выгрузке данные с перевёрнутых страниц отсутствуют или превращены в бессмыслицу.
3 причины · 2 способа починить
Скан с полосами от сканера
На всех страницах пачки в одном и том же месте по вертикали идёт полоса — тёмная или белая. Символы, попавшие под неё, читаются неверно или пропадают.
3 причины · 2 способа починить
Серый фон бумаги вместо белого
Весь лист на скане серый, текст читается с трудом, а тонкие штрихи цифр местами пропадают. В выгрузке много пустых ячеек там, где в документе значения есть.
3 причины · 2 способа починить
Двусторонняя печать просвечивает
На скане поверх таблицы видны бледные зеркальные символы с оборота. В пустых ячейках появляются обрывки текста, а цифры местами читаются неверно.
3 причины · 2 способа починить
Таблица продолжается без шапки на второй странице
В выгрузке есть позиции только с первой страницы, либо строки со второй лежат со сдвигом на колонку. Итог документа не сходится с суммой позиций.
3 причины · 2 способа починить
Итог оказался на отдельной странице без позиций
В выгрузке появляется строка с суммой, но без наименования, количества и цены. Либо итог не попадает вовсе, и сверить сумму позиций не с чем.
3 причины · 2 способа починить
Приложение к счёту потерялось при пересылке
В счёте одна строка «Услуги по договору» и общая сумма, а расшифровки нет. В переписке приложение упоминается, но файла в письме не оказалось.
3 причины · 2 способа починить
Счёт и акт склеены в один файл
В выгрузке позиции идут дважды или суммы удвоены. Реквизиты в шапке относятся к одному документу, а часть строк — к другому.
3 причины · 2 способа починить
Номер документа в имени файла не совпадает с содержимым
В реестре номер один, в самом документе другой. Поиск по номеру находит не тот файл, а сверка с поставщиком упирается в «у нас такого счёта нет».
3 причины · 2 способа починить
Дата в имени файла не совпадает с документом
В реестре документы разложены по одним датам, а при сверке с поставщиком выясняется, что периоды не совпадают: часть документов ушла в соседний месяц.
3 причины · 2 способа починить
CSV с точкой с запятой открылся одним столбцом
Вся строка данных лежит в колонке A: «Счёт;415;12.03.2026;15000,00». Таблица не разобрана на колонки, работать с ней невозможно.
3 причины · 2 способа починить
Таблица вставилась в письмо как картинка
Таблица видна в письме, но текст в ней не выделяется мышью и не копируется. При попытке выделить подсвечивается прямоугольник целиком.
3 причины · 2 способа починить
Ячейки с заметками потерялись при выгрузке
В присланном Excel у некоторых ячеек были всплывающие примечания — про скидку, про замену позиции. После выгрузки в CSV или после переноса в другую таблицу они исчезли.
3 причины · 2 способа починить
Условное форматирование скрыло значения
В таблице от поставщика колонка кажется пустой, но при выделении диапазона внизу окна видна сумма. После выгрузки данные внезапно появляются.
3 причины · 2 способа починить
Фильтр скрыл часть строк при копировании
В исходной таблице сорок позиций, после копирования — двадцать восемь. Номера строк в исходнике идут с пропусками: 1, 2, 5, 6, 9.
3 причины · 2 способа починить
Одинаковое наименование с разными артикулами
В накладной две строки «Кабель ВВГ 3х2,5» с разными артикулами и разной ценой. При сведении в таблицу они выглядят как задвоение.
3 причины · 2 способа починить
Фон в клетку мешает разбору таблицы
В выгрузке множество лишних пустых колонок и строк, границы ячеек не совпадают с документом, значения разбросаны по случайным клеткам.
3 причины · 2 способа починить
Шапка таблицы в две строки разъехалась
Количество оказалось в колонке цены, НДС — в колонке суммы. Заголовки в выгрузке выглядят обрывками: «Цена», «за», «ед.».
3 причины · 2 способа починить
Подпись поверх номера документа
В шапке поверх номера идёт росчерк. В выгрузке номер обрезан, содержит лишние символы или пуст.
3 причины · 2 способа починить
Текст наклонился после копирования из PDF
Вставленный текст идёт курсивом, между буквами появляются пробелы, а числа разрываются на части: «15 000,00» превращается в «1 5 0 0 0 , 0 0».
3 причины · 2 способа починить
Лишний пробел в ИНН ломает поиск
ВПР или поиск по ИНН не находит контрагента, хотя значение в таблице видно и выглядит идентичным. Сравнение двух ячеек формулой даёт ЛОЖЬ.
3 причины · 2 способа починить
Десять вложений в одном письме
В письме десяток файлов с именами вида «doc1.pdf», «scan_0012.pdf». Какой из них счёт, какой накладная и к какой поставке они относятся — по именам не понять.
3 причины · 2 способа починить