Счёт и акт склеены в один файл
Как это выглядит
В выгрузке позиции идут дважды или суммы удвоены. Реквизиты в шапке относятся к одному документу, а часть строк — к другому.
Коротко
Файл содержит два документа, а разбор считает его одним. Признак разделения — новая шапка с номером и датой посреди файла. Надёжнее всего разрезать PDF по границе документов до загрузки.
Почему так происходит
01Пакетное сканирование комплекта
Счёт, накладную и счёт-фактуру кладут в лоток стопкой и сканируют одним проходом. На выходе один файл с тремя документами.
02Печатная форма комплектом
Часть учётных систем формирует комплект документов одним PDF — так задумано и менять это на стороне поставщика не будут.
03Объединение файлов при пересылке
Отправитель склеивает вложения в один PDF, чтобы не отправлять несколько писем.
Как понять, что причина именно эта
- Пролистайте файл: новая шапка с реквизитами посреди документа означает начало второго.
- Сравните итоги: удвоенная сумма — типичный признак склейки.
- Проверьте номера документов в выгрузке: их окажется больше одного.
Как починить
Разрезать PDF по документам
- 1.Определите страницу, с которой начинается второй документ.
- 2.Разделите файл на две части в любом редакторе PDF.
- 3.Загрузите части по отдельности.
не чинит: На пачке из десятков комплектов ручное разрезание становится основной работой.
Попросить поставщика присылать документы раздельно
- 1.Напишите, что комплект приходит одним файлом.
- 2.Попросите отдельные файлы на каждый документ.
- 3.Проверьте следующую поставку.
не чинит: Если комплект формирует учётная система, поставщик может не иметь такой возможности.
Когда мы не нужны
Комплект из трёх документов на одну поставку проще разнести руками, чем настраивать разделение. Автоматизация нужна там, где комплектов десятки в день.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы разбираем загруженный файл как один документ. Автоматического разделения нескольких документов внутри одного PDF в текущей версии **нет** — есть отдельная страница про многодокументные файлы, и подход тот же: резать до загрузки.
Вопросы
Почему суммы удваиваются?
Потому что итог второго документа попадает в ту же выгрузку, что и итог первого. Для разбора это просто ещё одна строка с суммой на той же странице набора.
Как быстро находить границу документов?
По слову «Счёт» или «Акт» с номером в начале страницы. В комплектах граница почти всегда совпадает с началом листа, а не с серединой.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/schet-i-akt-skleeny.
Другие ошибки