Сумма прописью не совпадает с цифрами
Как это выглядит
В строке итога стоит 148 302,15, а прописью — «сто сорок восемь тысяч триста два рубля 51 копейка». Совпадает почти всё, кроме копеек, либо расходится и рублёвая часть.
Коротко
В корректном документе обе суммы формируются автоматически из одного значения и совпадать обязаны. Расхождение — сигнал: либо документ правили вручную после формирования, либо одна из сумм распознана неверно. Первое серьёзнее второго.
Почему так происходит
01Документ правили вручную после формирования
Самая неприятная причина. Печатную форму открыли в редакторе и поменяли цифры, а сумма прописью осталась прежней. Это уже вопрос к документу, а не к его разбору.
02Ошибка распознавания в цифрах
Один неверный разряд в числе — и суммы расходятся. Проверяется просто: пропись читается однозначно, восстановите по ней число и сравните.
03Ошибка распознавания в прописи
Пропись длиннее и мельче, её часть может уйти под печать или обрезаться на краю листа. Пропущенное слово меняет значение на порядок.
04Разные основания сумм
Иногда пропись относится не к итогу, а к сумме без НДС или к авансовой части. Формально расхождения нет — просто это разные величины.
Как понять, что причина именно эта
- Восстановите число из прописи и сравните с цифрами: пропись читается однозначно, в отличие от цифр.
- Оцените характер расхождения: только копейки — вероятна ошибка в двух последних знаках; разница на порядок — потерян разряд или слово.
- Сверьте обе величины с суммой позиций и с суммой НДС: та, что сходится с остальными числами документа, и есть верная.
- Проверьте, не относится ли пропись к сумме без НДС — сравните с соответствующей строкой.
Как починить
Не выбирать, а выяснять
- 1.Не берите ту сумму, что удобнее: расхождение — повод уточнить, а не выбрать.
- 2.Свяжитесь с поставщиком и запросите корректный документ.
- 3.До выяснения не отправляйте счёт в оплату.
не чинит: Требует времени и коммуникации. Зато это единственный способ не оплатить неверную сумму.
Проверить по сумме позиций
- 1.Сложите суммы по строкам таблицы.
- 2.Сравните с итогом цифрами и с итогом прописью.
- 3.Величина, сошедшаяся с позициями, почти наверняка верна.
не чинит: Не работает при скидке к итогу и при накопленном округлении НДС — там расхождение с суммой строк нормально само по себе.
Когда мы не нужны
Если счёт один и расхождение заметили глазами, никакой сервис не нужен — нужен звонок поставщику. Автоматическая сверка окупается на потоке, где документов сотни и глазами их никто не смотрит.
Что с этим делает наша выгрузка
Автоматической сверки прописи с цифрами в пилоте нет — прямо говорим, что этой функции у нас пока не существует. При ручном разборе первого документа обе суммы сверяются глазами, и о расхождении мы сообщим. Мы не выбираем «правильную» сумму за вас: в выгрузку идёт то, что стоит в документе.
Вопросы
Какая сумма имеет приоритет — цифрами или прописью?
Универсального правила мы не назовём, а придумывать его не станем: это вопрос к вашему бухгалтеру и к условиям договора. Практически же расхождение означает, что документ нужно переоформить, а не толковать.
Насколько часто это встречается?
Своей статистики у нас нет, и приводить чужие проценты мы не будем. Скажем иначе: в документе, сформированном учётной системой без ручных правок, расхождения быть не может в принципе.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/summa-propisyu-ne-sovpadaet.
Другие ошибки