Один и тот же счёт пришёл двумя файлами
Как это выглядит
В реестре два документа: «schet_1842.pdf» и «Счёт от Северного Ветра.pdf». Это один и тот же счёт, но система считает их разными, и сумма к оплате задвоилась.
Коротко
Имя файла ничего не говорит о содержимом: один документ легко пересохранить под другим именем. Надёжный признак дубля — пара «ИНН поставщика + номер документа», а не имя, размер или дата загрузки.
Почему так происходит
01Документ прислали несколько человек
Менеджер переслал счёт бухгалтеру, поставщик продублировал на общий ящик. Каждый файл получает своё имя при сохранении.
02Пересохранение меняет размер файла
Один и тот же документ, пересохранённый другой программой, отличается и размером, и контрольной суммой. Сравнение файлов побайтно дубля не найдёт.
03Скан и электронный оригинал
Поставщик прислал PDF, а водитель привёз бумагу, которую тоже отсканировали. Содержимое одно, файлы совершенно разные.
Как понять, что причина именно эта
- Сгруппируйте документы по паре «ИНН поставщика + номер документа»
- Посмотрите на строки с одинаковой суммой и датой от одного контрагента
- Сравните число позиций: у дублей оно совпадает
- Проверьте, не отличаются ли документы только качеством скана
Как починить
Искать дубли по составному ключу
- 1.Разберите документы в таблицу с ИНН, номером, датой и суммой
- 2.Постройте ключ из ИНН и номера
- 3.Найдите повторяющиеся ключи формулой
- 4.Проверьте найденное глазами перед удалением
не чинит: Не сработает, если у поставщика номера не уникальны или номер не распознался. Тогда ключом придётся делать «ИНН + дата + сумма».
Один канал приёма документов
- 1.Заведите единый адрес или папку для входящих
- 2.Договоритесь, что документы кладёт туда один человек
не чинит: Не исключает повторной отправки самим поставщиком.
Проверять перед оплатой
- 1.Перед формированием платежей отсортируйте реестр по контрагенту и номеру
- 2.Просмотрите строки, идущие подряд с одинаковым номером
не чинит: Ручная проверка на большом реестре занимает время и пропускает случаи, где номер прочитан по-разному.
Когда мы не нужны
Если счетов десяток в месяц, дубль заметит бухгалтер. Проблема возникает на сотнях документов и нескольких источниках поступления.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы отдаём ИНН и номер документа отдельными полями — именно чтобы дубли искались по ним, а не по имени файла. Сами дубли мы не удаляем и не помечаем: решение «это одно и то же» принимает человек.
Вопросы
Найдёте дубли автоматически?
Нет. У нас нет доступа к вашему реестру и истории — мы разбираем документ, который прислали. Но поля для поиска дублей отдаём именно те, по которым он делается надёжно.
Почему нельзя сравнивать файлы по размеру?
Потому что пересохранение меняет размер, а два разных счёта могут весить одинаково. Размер файла ничего не говорит о том, что внутри.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/odin-schet-dvumya-failami.
Другие ошибки