Отрицательное количество в накладной
Как это выглядит
В накладной среди обычных позиций встречается строка с количеством со знаком минус. Итог документа при этом меньше суммы положительных строк.
Коротко
Отрицательная строка обычно означает возврат или корректировку внутри той же поставки. Это законная практика, но при загрузке в учёт такие строки часто теряют знак — и тогда возврат превращается в приход.
Почему так происходит
01Возврат оформлен строкой в накладной
Вместо отдельного документа поставщик добавляет строку с минусом. Удобно для него, неудобно для загрузки: не все системы принимают отрицательные количества.
02Корректировка ранее отгруженного
Исправление ошибки прошлой поставки внутри текущей. Позиция та же, количество отрицательное.
03Знак потерян при разборе
Минус перед числом печатается мелко и стоит вплотную. При разборе он теряется, и строка превращается в обычный приход.
04Скидка оформлена отрицательной позицией
Часть форм проводит скидку строкой с минусом. Количество при этом может быть единицей, а отрицательной оказывается сумма.
Как понять, что причина именно эта
- Сложите количество по колонке и сравните с итогом документа
- Найдите строки, где сумма и количество имеют разные знаки
- Откройте исходник и проверьте, есть ли минус перед числом
- Посмотрите наименование отрицательной строки: возврат обычно подписан
Как починить
Проверить знаки после разбора
- 1.Отфильтруйте строки с отрицательными значениями
- 2.Сверьте их с исходником
- 3.Убедитесь, что положительных строк с потерянным минусом не осталось: сравните итог
не чинит: Итоговая проверка поймает потерю знака только если она одна: две ошибки в разные стороны компенсируют друг друга.
Попросить отдельный документ на возврат
- 1.Договоритесь с поставщиком оформлять возвраты отдельно
- 2.Так проще и для учёта, и для сверки
не чинит: Не всегда возможно: часть поставщиков работает только так, как настроена их система.
Разделить документ при загрузке
- 1.Положительные строки загрузите как приход
- 2.Отрицательные оформите возвратом
не чинит: Требует ручной работы при каждой такой накладной.
Когда мы не нужны
Одну накладную с минусом проще разобрать глазами. Проверка нужна там, где такие строки приходят регулярно и теряются в потоке.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы переносим знак так, как он напечатан, и не превращаем отрицательные значения в положительные. Если минус в документе есть, он будет и в таблице — иначе возврат тихо превратился бы в поставку.
Вопросы
Ваша выгрузка отдаёт минус числом или текстом?
Числом со знаком, чтобы по колонке можно было считать. Текстовое «-3» пришлось бы преобразовывать, и часть систем сделала бы это неверно.
Как поймать потерянный минус?
Сравнением итога документа с суммой строк. Если итог меньше — где-то потерян знак. Это одна из немногих ошибок разбора, которые видны арифметически.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/otricatelnoe-kolichestvo-v-nakladnoy.
Другие ошибки