Как найти дубли счетов и не оплатить дважды
Короткий ответ
Ключ дубля — пара «ИНН поставщика + номер счёта». Ни имя файла, ни сумма, ни дата по отдельности не годятся: номера у мелких компаний повторяются постоянно.
Способы решить задачу
01Помнить и проверять глазами
0 ₽Полагаться на внимательность того, кто готовит платежи.
плюсы
- + Ничего не нужно настраивать
минусы
- − Не работает при потоке от 30 счетов
- − Отпуск сотрудника обнуляет контроль
02Реестр в Excel с формулой
0 ₽Вести таблицу счетов и проверять дубли через СЧЁТЕСЛИМН по ИНН и номеру.
плюсы
- + Бесплатно
- + Работает надёжно, пока реестр заполняется
минусы
- − Нужно вносить каждый счёт
- − Забыли внести — дубль прошёл
03Автоматическая пометка при разборе
1 990 ₽ за 30 днейКаждый разобранный счёт сверяется с историей по составному ключу.
плюсы
- + Ничего не нужно помнить
- + Ловит и «исправленные» версии
минусы
- − Платно
- − История начинается с момента подключения
04Составной ключ вместо номера
0 ₽, одна формулаИскать дубли по тройке «ИНН поставщика + номер + дата»: номер уникален только внутри нумерации одного контрагента.
плюсы
- + Убирает ложные дубли при десятках поставщиков
- + Считается формулой в обычной таблице
минусы
- − Требует, чтобы номер переносился без чистки префиксов
- − Не поймает два документа с одним номером и разными суммами
Что выбрать
Повторная оплата обнаруживается обычно случайно и через месяцы. Даже реестр в Excel с одной формулой окупается быстрее, чем кажется, — начните хотя бы с него.
Вопросы
Чем «исправленный» счёт отличается от дубля?
У него тот же номер, но изменённая сумма или реквизиты. Это не дубль, а замена — такие случаи нужно показывать отдельно, потому что оплачивать надо новую версию, а не обе.
Почему по одному номеру искать нельзя?
Номер уникален только внутри нумерации одного поставщика, и то не всегда: многие начинают отсчёт заново каждый год. При десятках контрагентов совпадения номеров — норма, а не исключение.
Что считать настоящим дублем?
Совпадение поставщика, номера и даты. Если при этом различаются суммы, это не дубль, а повод запросить разъяснение: два разных документа под одним номером — ошибка на стороне поставщика.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/naiti-dubli-schetov.
Другие задачи