Документы в библиотеке SharePoint
Библиотека умеет хранить не только файлы, но и поля рядом с ними. Разбираем, что выносить в метаданные и чего ждать от поиска.
Готовой интеграции по API нет: на этапе пилота данные передаются файлом. Мы пишем это прямо здесь, чтобы вы не узнали об этом после оплаты.
Как данные попадают в систему
Файл документа кладётся в библиотеку.
Разобранные поля записываются как метаданные элемента: поставщик, номер, дата, сумма.
Представления библиотеки заменяют папки: один и тот же набор файлов фильтруется по любому полю.
Поиск идёт и по метаданным, и по содержимому — там, где содержимое есть.
Соответствие полей
Чего нет
- Поиск по содержимому работает только для файлов с текстовым слоем: скан без распознавания не индексируется.
- Заполнение метаданных вручную при загрузке — главный источник неполноты; их лучше подставлять из разобранных данных.
- Мы в корпоративный контур не подключаемся: выгрузка отдаётся файлом, загрузку и заполнение полей выполняете вы.
Что делать сегодня
Пока полноценной интеграции нет, порядок работы всё равно есть — и он даёт результат уже на этой неделе.
- 1Определите набор столбцов до загрузки файлов: добавлять метаданные к тысяче уже загруженных документов дорого.
- 2Откажитесь от глубокого дерева папок в пользу представлений — папки задают один порядок, метаданные любой.
- 3Сделайте обязательными поля поставщика, номера и даты: необязательное поле не заполняется никогда.
- 4Проверьте права доступа на уровне библиотеки до того, как в неё попадут финансовые документы.
Вопросы про SharePoint
Метаданные или папки?
Метаданные. Дерево папок задаёт единственный порядок — например, по годам, — и поиск по поставщику в нём требует обхода всех веток. Столбцы позволяют смотреть один набор файлов любым срезом.
Почему поиск не находит текст в сканах?
Потому что в файле нет текста: есть изображение страницы. Индексировать нечего до тех пор, пока документ не распознан и текстовый слой не добавлен.
Проверим на ваших документах и вашем SharePoint
Первый счёт разбираем вручную и настраиваем набор колонок так, чтобы файл грузился в вашу систему без доработки.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/integracii/sharepoint.
Другие интеграции