Где хранить архив документов компании
Сетевая папка, облако, система документооборота или бумага. Критерии выбора и то, о чём забывают при переезде.
На этой странице нет сравнительной таблицы с конкурентами: их цены и возможности меняются, а писать о чужих продуктах по памяти — значит вводить вас в заблуждение. Вместо этого — критерии и вопросы, которые стоит задать всем, включая нас.
По чему сравнивать
01Поиск
Архив нужен ровно для того, чтобы находить документ. Хранилище без поиска по контрагенту и номеру — это склад, а не архив.
Как проверить: Попробуйте найти конкретный документ трёхлетней давности. Время поиска и есть оценка хранилища.
02Кто имеет доступ
Документы содержат коммерческие условия и персональные данные. Общая папка «для всех» — это решение по умолчанию, а не осознанное.
Как проверить: Проверьте, кто фактически имеет доступ к папке с документами сейчас.
03Резервное копирование
Локальный диск ломается, папку удаляют по ошибке. Вопрос не в вероятности, а в том, что делать после.
Как проверить: Ответьте себе: если хранилище исчезнет сегодня, откуда возьмётся вчерашняя копия.
04Связь файла с записью
Файл без записи в реестре не находится, запись без файла бесполезна. Связь рвётся при перекладывании папок.
Как проверить: Проверьте на десяти случайных записях реестра, открывается ли приложенный файл.
05Что при смене хранилища
Переезд архива — типовая операция, и её стоимость зависит от того, как устроены ссылки.
Как проверить: Оцените, сколько ссылок сломается, если папку переименовать.
Вопросы поставщику
- 1Как быстро находится документ трёхлетней давности?
- 2Кто имеет доступ к архиву и как это ограничено?
- 3Где резервная копия и когда её восстанавливали в последний раз?
- 4Что произойдёт со ссылками, если папку переместить?
- 5Сколько стоит хранилище при росте объёма вдвое?
Наши ответы на эти же вопросы
- Мы не архив: загруженные документы и готовые таблицы хранятся у нас в рамках работы, но постоянным хранилищем сервис не является.
- Выгрузка отдаётся файлом — где его хранить, решаете вы.
- Практичный минимум — одна папка со структурой по годам и контрагентам плюс реестр с ссылками. Он решает больше, чем кажется.
Вопросы
Облако или свой сервер?
Для большинства небольших компаний облако проще: резервное копирование и доступ извне уже решены. Свой сервер оправдан там, где есть требование не выносить данные наружу.
Нужна ли отдельная система для архива?
Обычно нет. Папка с понятной структурой и реестр в таблице закрывают задачу до тех пор, пока документов не станут десятки тысяч.
Проверьте нас по этим же критериям
Пилот на 30 дней — это и есть тест на ваших документах, только с результатом на руках.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/vybor/gde-hranit-dokumenty.
Другие материалы о выборе