Одна организация двумя карточками
Как это выглядит
В справочнике два «ООО Ромашка» с одинаковым ИНН. Часть документов привязана к одной карточке, часть к другой, и сальдо по поставщику не сходится ни в одной.
Коротко
Дубли контрагентов почти всегда рождаются из сопоставления по названию. «ООО Ромашка», «ООО «Ромашка»» и «Ромашка ООО» — три строки и одна организация, и система, сравнивающая строки, создаёт три карточки. Единственный надёжный ключ — ИНН, и переход на него важнее, чем разовая чистка справочника.
Почему так происходит
01Сопоставление по наименованию
Кавычки разного вида, порядок слов, наличие организационно-правовой формы — любое различие создаёт новую карточку при полном совпадении организации.
02Ручное заведение вместо поиска
Сотрудник не нашёл контрагента поиском по названию и завёл новую карточку. Поиск не нашёл именно потому, что название записано иначе.
03Загрузка с автосозданием карточек
Импорт создаёт контрагента, если не нашёл совпадения. Каждое новое написание в документах поставщика добавляет карточку молча.
Как понять, что причина именно эта
- Постройте список ИНН с числом карточек на каждый: всё, что больше единицы, — дубли.
- Проверьте карточки без ИНН отдельно: их сопоставить нельзя вообще, и они множатся быстрее прочих.
- Сверьте сальдо по каждой карточке дубля: расчёты обычно разъезжаются между ними неравномерно.
Как починить
Объединить карточки с переносом документов
- 1.Выберите карточку, которая останется основной.
- 2.Перенесите на неё все документы второй, а не просто удаляйте дубль.
- 3.Проверьте сальдо после объединения: оно должно сойтись с суммой по обеим карточкам.
не чинит: Операция необратима в большинстве систем. Делать её надо с резервной копией и не в конце отчётного периода.
Перейти на сопоставление по ИНН
- 1.Сделайте ИНН обязательным полем карточки контрагента.
- 2.Настройте поиск и импорт по ИНН, а не по наименованию.
- 3.Запретите автосоздание карточек при загрузке.
не чинит: Не исправит уже накопленные дубли — их придётся объединить отдельно, но остановит появление новых.
Когда мы не нужны
Это работа со справочником вашей системы, и разбор документов её не заменяет. Но связь есть: мы отдаём ИНН отдельным полем именно затем, чтобы сопоставление шло по нему, а не по названию.
Что с этим делает наша выгрузка
ИНН и наименование мы переносим отдельными полями и **не нормализуем название**: подставленное нами написание выглядело бы как факт из документа. Сопоставлять контрагентов по ИНН — решение на вашей стороне, и оно снимает большую часть дублей само по себе.
Вопросы
Можно ли просто удалить лишнюю карточку?
Нет, если на ней есть документы: они потеряют контрагента, и сальдо станет неверным в обе стороны. Сначала перенос документов, потом удаление — и обязательно с резервной копией.
Почему дубли появляются снова после чистки?
Потому что причина не в справочнике, а в правиле сопоставления. Пока поиск идёт по названию, каждое новое написание в документах поставщика создаёт новую карточку — чистка отодвигает проблему на пару месяцев.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/kontragent-zadvoilsya.
Другие ошибки