Смета: разбор для проектной организации
Смета в потоке документов сегмента «Проектная организация»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Сметная документация выдаётся заказчику как результат работы, и её же приходится разбирать при проверке подрядчиком.
- Разделы сметы вложены друг в друга, и уровень вложенности несёт смысл — плоская таблица его теряет.
- Расценки записаны шифрами со скобками и дефисами, которые таблица портит форматом.
Как это выглядит на практике
Смета на несколько сотен позиций в PDF от смежника. В таблице шифры расценок остаются текстом, а не превращаются в даты, и объёмы можно сверить с проектом.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер, наименование и объект — Смета почти всегда привязана к объекту, и это поле нужно для сопоставления с актами.
- Шифр расценки — Код вида 08-02-001-01 с дефисами. Excel превращает такие значения в даты при открытии выгрузки.
- Объём работ — Дробные значения, привязанные к единице с множителем.
- Итоги по разделам и общий итог — Многоуровневые итоги: по разделу, по главе, по смете.
Поток документов в сегменте
- — Основные затраты — работы субподрядчиков: изыскания, экспертиза, отдельные разделы проекта.
- — Акты приходят по каждому договору отдельно, часто с задержкой в недели после фактического выполнения.
- — Сопутствующие расходы — согласования, командировки, печать материалов — приходят мелкими документами без привязки к объекту.
- — К концу этапа требуется свод затрат по конкретному объекту, а документы к этому моменту разбросаны по периодам.
На что смотреть в этой отрасли
- Номер договора — единственная надёжная связь документа с объектом
- Период оказания услуг — часто указан только в тексте акта
- Наименование работы и сумма — для свода по этапам
- Дата получения документа — отдельно от даты документа, для контроля опозданий
Что чаще всего ломается
- Служебные строки — коэффициенты, накладные расходы, сметная прибыль, итоги разделов — лежат в той же таблице, что и работы. Их суммирование вместе с работами завышает итог многократно.
- Шифры расценок с дефисами превращаются в даты в Excel — это ровно тот случай, про который написана отдельная страница про даты.
- Единица измерения содержит множитель («100 м²»), и объём без него теряет смысл в сто раз.
- Итоги многоуровневые, и выгрузка «один итог на документ» берёт не тот уровень.
Что проверить после разбора
- Сумма строк работ по разделу сходится с итогом раздела
- Сумма итогов разделов сходится с общим итогом
- Шифры расценок сохранили дефисы и не стали датами
- Множитель в единице измерения не потерян
Сохраните вложенность разделов сметы?
Частично: разделы попадут отдельными строками, но дерево вложенности плоская таблица не передаёт. Если структура критична, её придётся восстанавливать вручную — говорим об этом сразу.
Пришлите документ «Смета» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/smeta--proektnaya-organizaciya.
Смета в других отраслях
Другие документы для проектной организации