Смета: разбор для строительной компании
Смета в потоке документов сегмента «Строительство»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Смета сравнивается с актами КС-2 по шифру расценки — по наименованию работы совпадение неустойчиво.
- Служебные строки — коэффициенты, накладные расходы, итоги разделов — лежат в той же таблице, что и работы.
- Перерасход виден только при сопоставлении сметы с фактом, и чем позже это сделано, тем меньше можно изменить.
Как это выглядит на практике
Смета и акты за квартал сводятся по шифрам. По трём позициям фактический объём уже превысил сметный, хотя объект закрыт наполовину, — вопрос поднимают сразу.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер, наименование и объект — Смета почти всегда привязана к объекту, и это поле нужно для сопоставления с актами.
- Шифр расценки — Код вида 08-02-001-01 с дефисами. Excel превращает такие значения в даты при открытии выгрузки.
- Объём работ — Дробные значения, привязанные к единице с множителем.
- Итоги по разделам и общий итог — Многоуровневые итоги: по разделу, по главе, по смете.
Поток документов в сегменте
- — Подрядчики сдают КС-2 и КС-3 по каждому объекту ежемесячно.
- — Материалы приходят накладными на объект, часто без участия бухгалтерии.
- — Техника отчитывается путевыми листами.
- — ПТО сверяет объёмы со сметой вручную.
На что смотреть в этой отрасли
- Шифр расценки (обоснование) в КС-2
- Объёмы и единицы измерения
- Отчётный период и объект
- Стоимость за период против стоимости с начала года
Что чаще всего ломается
- Служебные строки — коэффициенты, накладные расходы, сметная прибыль, итоги разделов — лежат в той же таблице, что и работы. Их суммирование вместе с работами завышает итог многократно.
- Шифры расценок с дефисами превращаются в даты в Excel — это ровно тот случай, про который написана отдельная страница про даты.
- Единица измерения содержит множитель («100 м²»), и объём без него теряет смысл в сто раз.
- Итоги многоуровневые, и выгрузка «один итог на документ» берёт не тот уровень.
Что проверить после разбора
- Сумма строк работ по разделу сходится с итогом раздела
- Сумма итогов разделов сходится с общим итогом
- Шифры расценок сохранили дефисы и не стали датами
- Множитель в единице измерения не потерян
Можно ли сравнить смету с актами автоматически?
Сопоставление по шифру расценки делается формулой, когда оба документа в таблицах. Но что считать перерасходом, решает сметчик, а не формула.
Пришлите документ «Смета» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/smeta--stroitelstvo.
Смета в других отраслях
Другие документы для строительной компании