Расходный кассовый ордер: разбор для строительной компании
Расходный кассовый ордер в потоке документов сегмента «Строительство»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Выдача под отчёт прорабам на мелкие закупки — регулярная операция, и незакрытых выдач на стройке копится больше, чем в офисе.
- Расход относится на объект, а в ордере объекта нет — есть только основание, поэтому связь проставляется при выдаче.
- Сумма прописью и расписка написаны рукой получателя прямо на объекте, часто в неудобных условиях.
Как это выглядит на практике
За месяц выдано под отчёт по 45 ордерам на четырёх объектах. В таблице они сопоставлены с авансовыми отчётами: девять выдач остались незакрытыми, причём семь из них по одному объекту — и это разговор с конкретным прорабом.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата ордера — Сквозная нумерация в пределах года.
- Кому выдано — ФИО получателя.
- Основание — Под отчёт, оплата поставщику, возврат — определяет дальнейший учёт.
- Сумма цифрами — Основное числовое поле.
- Сумма прописью — Пишется получателем от руки — отсюда основная сложность разбора.
Поток документов в сегменте
- — Подрядчики сдают КС-2 и КС-3 по каждому объекту ежемесячно.
- — Материалы приходят накладными на объект, часто без участия бухгалтерии.
- — Техника отчитывается путевыми листами.
- — ПТО сверяет объёмы со сметой вручную.
На что смотреть в этой отрасли
- Шифр расценки (обоснование) в КС-2
- Объёмы и единицы измерения
- Отчётный период и объект
- Стоимость за период против стоимости с начала года
Что чаще всего ломается
- Сумма прописью написана от руки получателем — самая ненадёжная для распознавания часть документа.
- Паспортные данные написаны от руки мелко и содержат серию, номер, дату и орган выдачи в одной строке.
- Подпись получателя перекрывает соседние поля.
- Формат записи даты в рукописной части непостоянен: встречаются и цифры, и словесная запись месяца.
Что проверить после разбора
- Сумма цифрами совпадает с суммой прописью
- Основание заполнено и соответствует приложенному документу
- По выдаче под отчёт есть последующий авансовый отчёт
- Подпись получателя присутствует
Как относить подотчёт к объекту?
Проставлять объект при выдаче, а не при закрытии. Прораб знает, на что берёт деньги, в момент получения; через две недели эту связь восстанавливает уже бухгалтерия по догадкам.
Пришлите документ «Расходный кассовый ордер» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/rashodnyi-kassovyi-order--stroitelstvo.
Расходный кассовый ордер в других отраслях
Другие документы для строительной компании