Доверенность М-2: разбор для строительной компании
Доверенность М-2 в потоке документов сегмента «Строительство»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Материалы получают прорабы и снабженцы на разных объектах, и доверенность привязана к объекту, а не только к человеку.
- Сроки действия короткие, а поставки сдвигаются — просроченные доверенности здесь встречаются чаще, чем где-либо.
- Один сотрудник получает ценности у нескольких поставщиков, и на каждого нужен свой бланк.
Как это выглядит на практике
Перед началом месяца проверяется, у кого из снабженцев доверенности истекают в ближайшие две недели. Список из шести человек выписывают заранее, и ни одна поставка не срывается.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата выдачи — Нумерация сквозная по журналу — пропуск в ней означает потерянный бланк.
- Срок действия — Указан в самом бланке. Просроченная доверенность — основной повод отказа в отгрузке.
- ФИО и должность получателя — ФИО в родительном падеже, часто с инициалами вместо полного имени.
- Перечень ТМЦ — Печатается на обороте бланка. Односторонний скан теряет его целиком.
Поток документов в сегменте
- — Подрядчики сдают КС-2 и КС-3 по каждому объекту ежемесячно.
- — Материалы приходят накладными на объект, часто без участия бухгалтерии.
- — Техника отчитывается путевыми листами.
- — ПТО сверяет объёмы со сметой вручную.
На что смотреть в этой отрасли
- Шифр расценки (обоснование) в КС-2
- Объёмы и единицы измерения
- Отчётный период и объект
- Стоимость за период против стоимости с начала года
Что чаще всего ломается
- Перечень ценностей находится на обороте: если скан односторонний, половина документа просто отсутствует, и это не всегда заметно.
- ФИО в родительном падеже не совпадает с ФИО в справочнике сотрудников без приведения к именительному.
- Корешок отрывной и часто сканируется отдельным файлом, а то и вовсе не сканируется.
- Бланк типографский, а заполнение рукописное — качество разбора зависит от почерка.
Что проверить после разбора
- Срок действия не истёк на дату получения ценностей
- Номер не повторяется в журнале
- В нумерации нет пропусков
- Перечень ТМЦ с оборота присутствует в файле
Как поймать доверенности с истекающим сроком?
Сортировкой по дате окончания, когда журнал собран в таблицу. По бумажному журналу это ручной перебор, и именно поэтому его никто не делает.
Пришлите документ «Доверенность М-2» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/doverennost-m-2--stroitelstvo.
Доверенность М-2 в других отраслях
Другие документы для строительной компании