Смета: разбор для event-агентства
Смета в потоке документов сегмента «Event-агентство»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Смета здесь не строительная, а проектная, и форма у неё произвольная: у каждого подрядчика своя.
- Смета по факту собирается из документов после мероприятия и сравнивается с согласованной с клиентом.
- Разница между сметой и фактом определяет рентабельность проекта, и узнать её надо до расчёта с клиентом.
Как это выглядит на практике
После мероприятия документы от восьми подрядчиков сводятся в смету по факту. Превышение по двум статьям обнаруживается до выставления счёта клиенту, а не после.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер, наименование и объект — Смета почти всегда привязана к объекту, и это поле нужно для сопоставления с актами.
- Шифр расценки — Код вида 08-02-001-01 с дефисами. Excel превращает такие значения в даты при открытии выгрузки.
- Объём работ — Дробные значения, привязанные к единице с множителем.
- Итоги по разделам и общий итог — Многоуровневые итоги: по разделу, по главе, по смете.
Поток документов в сегменте
- — Под каждое мероприятие собирается свой набор подрядчиков: площадка, звук и свет, кейтеринг, декор, транспорт, персонал.
- — Большая часть из них — разовые: в следующем проекте будут другие.
- — Много расходов идёт через авансовые отчёты сотрудников прямо в день мероприятия.
- — После события все документы надо собрать в смету по факту и сравнить с той, что согласовали с клиентом.
На что смотреть в этой отрасли
- Поставщик и ИНН — даже для разового, чтобы отличить его от однофамильца
- Дата документа — для привязки к мероприятию по дате
- Сумма и категория расхода — для сметы по факту
- Назначение и позиции — чтобы понять, за что именно заплатили
Что чаще всего ломается
- Служебные строки — коэффициенты, накладные расходы, сметная прибыль, итоги разделов — лежат в той же таблице, что и работы. Их суммирование вместе с работами завышает итог многократно.
- Шифры расценок с дефисами превращаются в даты в Excel — это ровно тот случай, про который написана отдельная страница про даты.
- Единица измерения содержит множитель («100 м²»), и объём без него теряет смысл в сто раз.
- Итоги многоуровневые, и выгрузка «один итог на документ» берёт не тот уровень.
Что проверить после разбора
- Сумма строк работ по разделу сходится с итогом раздела
- Сумма итогов разделов сходится с общим итогом
- Шифры расценок сохранили дефисы и не стали датами
- Множитель в единице измерения не потерян
Работаете ли вы с произвольными формами смет?
На пилоте — да, вручную: первый документ разбирается руками именно для того, чтобы понять вашу форму. Автоматической обработки произвольных форм у нас нет.
Пришлите документ «Смета» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/smeta--event-agentstvo.
Смета в других отраслях
Другие документы для event-агентства