Электронный билет: разбор для event-агентства
Электронный билет в потоке документов сегмента «Event-агентство»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Билеты покупаются на артистов, спикеров и технический персонал — на людей, не входящих в штат.
- Все расходы по перевозке относятся к конкретному мероприятию и должны попасть в смету по факту.
- Изменения и возвраты билетов при переносе мероприятия порождают встречный поток документов.
Как это выглядит на практике
Перелёты по мероприятию сводятся в таблицу с датами. Видно, что возврат по двум билетам не оформлен, хотя участники не приехали, — деньги возвращают.
Поля и поток
Критичные поля документа
- ФИО пассажира — Латиницей у авиабилетов, кириллицей у железнодорожных — сопоставление со списком сотрудников требует транслитерации.
- Маршрут и даты — Пункты отправления и прибытия, дата и время. У пересадок сегментов несколько.
- Номер билета — Длинная цифровая последовательность, в которой нет контекста для восстановления сомнительного символа.
- Тариф — Базовая стоимость перевозки без сборов.
Поток документов в сегменте
- — Под каждое мероприятие собирается свой набор подрядчиков: площадка, звук и свет, кейтеринг, декор, транспорт, персонал.
- — Большая часть из них — разовые: в следующем проекте будут другие.
- — Много расходов идёт через авансовые отчёты сотрудников прямо в день мероприятия.
- — После события все документы надо собрать в смету по факту и сравнить с той, что согласовали с клиентом.
На что смотреть в этой отрасли
- Поставщик и ИНН — даже для разового, чтобы отличить его от однофамильца
- Дата документа — для привязки к мероприятию по дате
- Сумма и категория расхода — для сметы по факту
- Назначение и позиции — чтобы понять, за что именно заплатили
Что чаще всего ломается
- Форматы различаются радикально: маршрут-квитанция авиакомпании, бланк агрегатора, железнодорожный билет и электронный посадочный талон выглядят совершенно по-разному.
- Стоимость разложена на тариф и сборы, и выгрузка «одно поле суммы» берёт тариф вместо итога, занижая расход.
- Посадочный талон часто приходит скриншотом из телефона: узкая картинка с крупным штрихкодом и мелким текстом.
- ФИО латиницей не сопоставляется со списком сотрудников без транслитерации, а правила транслитерации у перевозчиков различаются.
Что проверить после разбора
- Сумма тарифа и сборов сходится с итогом билета
- Даты поездки попадают в период командировки
- ФИО пассажира сопоставлено с сотрудником
- К каждому билету приложен посадочный талон, если он требуется
Как отнести билет к мероприятию?
По датам поездки и по фамилии участника. Автоматически мы этого не делаем: связи «участник — мероприятие» в билете нет.
Пришлите документ «Электронный билет» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/elektronnyi-bilet--event-agentstvo.
Электронный билет в других отраслях
Другие документы для event-агентства