для event-агентства
Распознавание документов для event-агентства
Под каждое мероприятие собирается свой пул разовых подрядчиков. Разбираем, почему справочник контрагентов не помогает и что делать вместо него.
Как сейчас идёт поток документов
Под каждое мероприятие собирается свой набор подрядчиков: площадка, звук и свет, кейтеринг, декор, транспорт, персонал.
Большая часть из них — разовые: в следующем проекте будут другие.
Много расходов идёт через авансовые отчёты сотрудников прямо в день мероприятия.
После события все документы надо собрать в смету по факту и сравнить с той, что согласовали с клиентом.
Порядок объёма
Ориентир: одно среднее мероприятие оставляет после себя от 15 до 60 документов от разных поставщиков. При двух-трёх проектах в месяц это уже сотни строк.
Где теряется время
Боли сегмента
- — Справочник контрагентов почти не помогает: половина поставщиков появляется один раз и больше не встречается.
- — Документы приходят после мероприятия вразнобой, и часть теряется до закрытия проекта.
- — Расход, не привязанный к проекту, обнуляет смысл расчёта рентабельности события.
- — Наличные траты в день мероприятия подтверждаются чеками, которые мнутся в кармане.
Какие поля здесь важнее всего
- — Поставщик и ИНН — даже для разового, чтобы отличить его от однофамильца
- — Дата документа — для привязки к мероприятию по дате
- — Сумма и категория расхода — для сметы по факту
- — Назначение и позиции — чтобы понять, за что именно заплатили
Что мы делаем на пилоте
Берём ваш самый неудобный документ из этого потока, разбираем его вручную под ваш формат и настраиваем набор колонок так, чтобы таблицу можно было использовать сразу, без доработки напильником. Дальше подключаем автоматическую обработку — по мере запуска пилота и на ваших же документах.
Вопросы для event-агентства
Как привязать расход к мероприятию, если в документе его нет?
По дате и по поставщику — это самый практичный признак, но не абсолютный. Автоматически привязать мы не можем и не станем угадывать: колонка проекта заполняется вами, зато не переписыванием документа, а выбором из списка.
Что делать с чеками из кармана?
Фотографировать сразу, а не в конце недели. Мятый и выцветший термочек не вытянет ни один сервис — про это у нас есть отдельная страница о том, что мешает распознать снимок.
Пилот для event-агентства
1 990 ₽ за 30 дней, до 100 входящих счетов. Первый документ разбираем вручную — на нём и проверяется, полезно ли это в вашем потоке.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/dlya/event-agentstvo.
Документы для event-агентства
Другие отрасли и роли