Несколько документов в одну таблицу
Пачка счетов от разных поставщиков сводится в один список. Разбираем, какие колонки должны быть общими и почему нужен столбец источника.
Что теряется по дороге
Это не абстрактные риски, а то, из-за чего выгрузка приходит непригодной именно в паре «Пачка документов → Одна таблица».
Порядок работы
- 1
Определите общий набор колонок: поставщик, ИНН, номер, дата, сумма, НДС — это есть почти в любом документе.
- 2
Заведите колонку с типом документа: счёт, накладная, акт. Без неё строки становятся неразличимыми.
- 3
Заведите колонку с именем исходного файла: по ней вы вернётесь к оригиналу, когда цифра вызовет вопрос.
- 4
Позиции держите отдельным листом со ссылкой на документ, а не в той же таблице, — иначе шапка задваивается по числу строк.
Ограничения, о которых лучше знать заранее
- Единая таблица всегда компромисс: чем больше типов документов в ней, тем больше пустых ячеек. Для двух-трёх типов это удобно, для десяти — уже нет.
- Мы не сводим документы разных клиентов и не смешиваем периоды: границу задаёте вы, загружая нужную пачку.
Мы перечисляем ограничения до оплаты, а не после. Если ваш случай попадает в этот список — скажите, обсудим до того, как вы заплатите.
Вопросы
Позиции в ту же таблицу или отдельно?
Отдельно. Если положить позиции в общую таблицу, реквизиты документа продублируются столько раз, сколько в нём строк, и любая сводная по суммам завысит итог кратно.
Зачем колонка с именем файла?
Чтобы за минуту вернуться к оригиналу. Любая цифра рано или поздно вызовет вопрос, и без ссылки на исходник ответ приходится искать перебором по папке.
Проверьте на своём файле: Пачка документов → Одна таблица
Первый документ мы разбираем вручную под ваш формат — это и есть проверка, работает ли схема на ваших файлах.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/iz/neskolko-dokumentov-v-odnu-tablicu.
Другие форматы и выгрузки