Авансовый счёт-фактура: разбор для строительной компании
Авансовый счёт-фактура в потоке документов сегмента «Строительство»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Авансы в подряде крупные и длинные: между предоплатой и закрытием этапа проходят месяцы, и документы легко теряют связь.
- Один договор порождает несколько авансов по этапам, и каждый закрывается своим объёмом работ.
- Смешение авансовых и отгрузочных документов в реестре удваивает сумму по договору — на крупных суммах ошибка заметна сразу.
Как это выглядит на практике
По договору подряда выдано три аванса за полгода. В таблице они помечены признаком типа и сопоставлены с закрывающими документами: один аванс закрыт частично, и остаток виден без поднятия всей папки по договору.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата документа — Собственные, отличные от отгрузочного по той же сделке.
- Признак авансового документа — Ключевое поле для реестра: без него документ неотличим от отгрузочного.
- Продавец и покупатель — Реквизиты сторон.
- Реквизиты платёжного документа — Номер и дата платежа, которым внесён аванс.
- Сумма полученной оплаты — Величина аванса.
Поток документов в сегменте
- — Подрядчики сдают КС-2 и КС-3 по каждому объекту ежемесячно.
- — Материалы приходят накладными на объект, часто без участия бухгалтерии.
- — Техника отчитывается путевыми листами.
- — ПТО сверяет объёмы со сметой вручную.
На что смотреть в этой отрасли
- Шифр расценки (обоснование) в КС-2
- Объёмы и единицы измерения
- Отчётный период и объект
- Стоимость за период против стоимости с начала года
Что чаще всего ломается
- Отличить авансовый документ от отгрузочного по внешнему виду сложно: формы почти одинаковы, различие в заполнении отдельных полей.
- Позиции в авансовом документе указываются обобщённо, и попытка сопоставить их с номенклатурой даёт пустой результат.
- Реквизиты платёжного документа записываются в одной строке с датой и легко попадают в одну ячейку.
- Связь аванса с последующей отгрузкой в самом документе отсутствует — она восстанавливается только по договору и суммам.
Что проверить после разбора
- Признак авансового документа проставлен
- Реквизиты платёжного документа заполнены
- Сумма аванса не превышает сумму договора
- По закрытому авансу найден соответствующий отгрузочный документ
Как отследить закрытие длинного аванса?
Сравнивать сумму закрывающих документов с суммой аванса нарастающим итогом по договору. Частично закрытый аванс — такой же незакрытый, как полный, и в отчёте он должен быть виден.
Пришлите документ «Авансовый счёт-фактура» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/schet-faktura-na-avans--stroitelstvo.
Авансовый счёт-фактура в других отраслях
Другие документы для строительной компании