Авансовый счёт-фактура: разбор для оптовой компании
Авансовый счёт-фактура в потоке документов сегмента «Оптовая торговля»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Предоплата в опте — обычное условие поставки, и авансовых документов проходит столько же, сколько отгрузочных.
- Один аванс часто закрывается несколькими отгрузками, и связь между ними не восстанавливается по суммам.
- Реквизиты платёжного документа записываются в одной строке с датой и при разборе легко слипаются в одну ячейку.
Как это выглядит на практике
За месяц прошло 40 авансовых документов и 60 отгрузочных. В таблице они разделены признаком типа: итог по сделкам сходится, а список авансов без отгрузки становится рабочим документом для менеджеров.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата документа — Собственные, отличные от отгрузочного по той же сделке.
- Признак авансового документа — Ключевое поле для реестра: без него документ неотличим от отгрузочного.
- Продавец и покупатель — Реквизиты сторон.
- Реквизиты платёжного документа — Номер и дата платежа, которым внесён аванс.
- Сумма полученной оплаты — Величина аванса.
Поток документов в сегменте
- — Поставщики присылают прайсы регулярно, часто PDF или защищённым Excel.
- — Под заказ формируется спецификация на сотни позиций.
- — Приёмка сверяется с накладной построчно.
- — Цены обновляются в номенклатуре вручную.
На что смотреть в этой отрасли
- Артикул — посимвольно, как текст
- Кратность упаковки
- Цена и её изменение относительно прошлой версии
- Единица измерения
Что чаще всего ломается
- Отличить авансовый документ от отгрузочного по внешнему виду сложно: формы почти одинаковы, различие в заполнении отдельных полей.
- Позиции в авансовом документе указываются обобщённо, и попытка сопоставить их с номенклатурой даёт пустой результат.
- Реквизиты платёжного документа записываются в одной строке с датой и легко попадают в одну ячейку.
- Связь аванса с последующей отгрузкой в самом документе отсутствует — она восстанавливается только по договору и суммам.
Что проверить после разбора
- Признак авансового документа проставлен
- Реквизиты платёжного документа заполнены
- Сумма аванса не превышает сумму договора
- По закрытому авансу найден соответствующий отгрузочный документ
Почему нельзя связать аванс с отгрузкой по сумме?
Потому что один аванс закрывается несколькими отгрузками и наоборот. Надёжная связь — договор и реквизиты платёжного документа; по суммам совпадения случайны.
Пришлите документ «Авансовый счёт-фактура» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/schet-faktura-na-avans--optovaya-torgovlya.
Авансовый счёт-фактура в других отраслях
Другие документы для оптовой компании