Расходная накладная: разбор для оптовой компании
Расходная накладная в потоке документов сегмента «Оптовая торговля»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Расходная накладная — ваш отгрузочный документ, и ошибка в нём становится проблемой клиента.
- Цены в накладной должны соответствовать прайсу или спецификации клиента, а их несколько.
- Возврат оформляется отдельным документом со ссылкой на расходную — без ссылки статистика продаж врёт.
Как это выглядит на практике
За день отгружено тридцать накладных. Сверка цен с прайсами клиентов находит две позиции, отгруженные по общей цене вместо договорной, — исправление до выставления счёта.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата — Своя нумерация продавца.
- Покупатель и его реквизиты — Полнота зависит от настроек печатной формы.
- Наименование и артикул — Из справочника продавца, не покупателя.
- Количество и единица — Единицы у продавца и покупателя нередко разные.
Поток документов в сегменте
- — Поставщики присылают прайсы регулярно, часто PDF или защищённым Excel.
- — Под заказ формируется спецификация на сотни позиций.
- — Приёмка сверяется с накладной построчно.
- — Цены обновляются в номенклатуре вручную.
На что смотреть в этой отрасли
- Артикул — посимвольно, как текст
- Кратность упаковки
- Цена и её изменение относительно прошлой версии
- Единица измерения
Что чаще всего ломается
- Унифицированной формы нет: у каждой учётной системы своя печатная форма и свой порядок колонок.
- НДС выделяют по-разному: в отдельной колонке, в итоге или не выделяют вовсе.
- Часть реквизитов покупателя может отсутствовать — печатная форма настроена «кратко».
- Наименования из справочника продавца не совпадают с вашими и требуют сопоставления.
Что проверить после разбора
- Итог документа равен сумме строк
- НДС выделен или явно указано, что его нет
- Реквизиты покупателя достаточны для идентификации
- Позиции сопоставлены со справочником номенклатуры
Зачем разбирать собственные документы?
Затем, что их формируют люди и системы, а ошибки в ценах и количествах возвращаются претензиями. Проверять свои документы дешевле, чем чужие претензии.
Пришлите документ «Расходная накладная» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/rashodnaya-nakladnaya--optovaya-torgovlya.
Расходная накладная в других отраслях
Другие документы для оптовой компании