для проектной организации
Распознавание документов для проектной организации
Затраты нужно разносить по объектам, а документы приходят без указания объекта. Разбираем, где рвётся связь и что с этим делать.
Как сейчас идёт поток документов
Основные затраты — работы субподрядчиков: изыскания, экспертиза, отдельные разделы проекта.
Акты приходят по каждому договору отдельно, часто с задержкой в недели после фактического выполнения.
Сопутствующие расходы — согласования, командировки, печать материалов — приходят мелкими документами без привязки к объекту.
К концу этапа требуется свод затрат по конкретному объекту, а документы к этому моменту разбросаны по периодам.
Порядок объёма
Ориентир: бюро на 15–40 человек ведёт одновременно от пяти до двадцати объектов и получает от 40 до 200 документов в месяц.
Где теряется время
Боли сегмента
- — В большинстве документов объекта нет вообще — есть только номер договора, и связь приходится держать в отдельной таблице.
- — Акты субподрядчиков приходят с опозданием, и себестоимость этапа считается по неполным данным.
- — Услуги не имеют артикулов, поэтому одна и та же работа у двух субподрядчиков называется совершенно по-разному.
- — Мелкие расходы по объекту теряются: их сумма невелика по отдельности, а в сумме по объекту заметна.
Какие поля здесь важнее всего
- — Номер договора — единственная надёжная связь документа с объектом
- — Период оказания услуг — часто указан только в тексте акта
- — Наименование работы и сумма — для свода по этапам
- — Дата получения документа — отдельно от даты документа, для контроля опозданий
Что мы делаем на пилоте
Берём ваш самый неудобный документ из этого потока, разбираем его вручную под ваш формат и настраиваем набор колонок так, чтобы таблицу можно было использовать сразу, без доработки напильником. Дальше подключаем автоматическую обработку — по мере запуска пилота и на ваших же документах.
Вопросы для проектной организации
Почему объект не пишут в документах?
Потому что для субподрядчика объект — ваша внутренняя сущность. У него есть договор, и он ссылается на него. Поэтому таблица соответствий «договор — объект» ведётся на вашей стороне и по-другому не бывает.
Как считать затраты этапа, если акты опаздывают?
Держать дату получения отдельно от даты документа и видеть, какие акты ещё не пришли. Расчёт по неполным данным неизбежен, но он должен быть помечен как неполный, а не выдаваться за итоговый.
Можно ли автоматически сопоставить наименования работ?
Надёжно — нет. У услуг нет кодов, а формулировки у каждого субподрядчика свои. Работает только накопительный справочник соответствий, который ведёте вы.
Пилот для проектной организации
1 990 ₽ за 30 дней, до 100 входящих счетов. Первый документ разбираем вручную — на нём и проверяется, полезно ли это в вашем потоке.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/dlya/proektnaya-organizaciya.
Документы для проектной организации
Другие отрасли и роли