Подпись факсимиле не отличить от живой
Как это выглядит
Все документы от поставщика подписаны одинаково — до последнего штриха. При этом подписант в разных документах один, а даты разные.
Коротко
Факсимиле — это штамп с изображением подписи, и на скане он неотличим от оригинала. Признак один: полная идентичность подписи в разных документах. Живая подпись всегда отличается. Юридически факсимиле допустимо только если стороны договорились об этом письменно.
Почему так происходит
01Поставщик использует штамп-факсимиле
Это законно при наличии соглашения сторон, но соглашение должно быть в договоре. Без него документ можно оспорить.
02Подпись вставлена изображением в печатную форму
В части учётных систем картинка подписи вставляется в PDF при формировании. Внешне это то же самое, но следов штампа на бумаге нет.
03Скан сделан с копии, а не с оригинала
Копия копии теряет нажим и текстуру чернил — по такому изображению отличить оригинал от штампа невозможно в принципе.
Как понять, что причина именно эта
- Сравните подписи в двух документах разных дат наложением: полное совпадение означает штамп или картинку.
- Посмотрите договор: есть ли пункт о факсимиле и на какие документы он распространяется.
- Запросите оригинал на бумаге, если сумма существенная, — на бумаге штамп отличается от чернил нажимом и краем линии.
Как починить
Зафиксировать порядок в договоре
- 1.Проверьте, есть ли в договоре условие о факсимиле.
- 2.Если нет — предложите допсоглашение либо переход на электронную подпись.
- 3.Определите перечень документов, для которых факсимиле недопустимо.
не чинит: На уже принятые документы это не распространяется задним числом.
Перейти на электронную подпись
- 1.Согласуйте с поставщиком обмен через оператора ЭДО.
- 2.Проверяйте подпись средствами оператора, а не глазами.
- 3.Скан оставьте только для внутреннего удобства.
не чинит: Требует готовности поставщика: часть мелких контрагентов на ЭДО не идёт.
Когда мы не нужны
Никакое распознавание не отвечает на вопрос о подлинности подписи. Это юридическая проверка, и делается она сверкой с договором и запросом оригинала, а не разбором изображения.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы переносим данные документа и не оцениваем подпись. Определения факсимиле, проверки подлинности подписи и сравнения подписей между документами в текущей версии **нет** и не планируется: это не задача извлечения данных.
Вопросы
Можно ли принимать документы с факсимиле?
Да, если стороны письменно договорились об этом. Без такого условия налоговая и суд могут не принять документ как подтверждающий расходы.
Отличит ли программа факсимиле от подписи?
Наша — нет. Теоретически сравнение изображений подписей возможно, но вывод «одинаковые» не доказывает штамп, а вывод «разные» не доказывает подлинность.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/faksimile-ne-otlichit-ot-podpisi.
Другие ошибки