Дата в имени файла не совпадает с документом
Как это выглядит
В реестре документы разложены по одним датам, а при сверке с поставщиком выясняется, что периоды не совпадают: часть документов ушла в соседний месяц.
Коротко
Дата файла — это когда его сохранили, а не когда выписали документ. Для учёта важна дата документа. Расхождение особенно опасно на границе месяца: документ марта попадает в апрельский период.
Почему так происходит
01Файл создан позже документа
Счёт выписан пятого, отсканирован двенадцатого. Дата файла отражает сканирование.
02Дата в имени проставлена вручную
Человек ставит дату получения или отправки, а не дату документа — и это никакой не сбой, просто другой смысл.
03Копирование файлов обновляет дату
При копировании папки часть файловых систем обновляет дату создания. Исходная информация теряется без следа.
Как понять, что причина именно эта
- Откройте документ и прочитайте дату в шапке.
- Сравните с датой в имени файла и с датой файла в системе — обычно расходятся все три.
- Проверьте документы, попавшие на границу месяца: именно там расхождение даёт последствия.
Как починить
Брать дату из документа
- 1.Занесите в реестр дату из шапки документа.
- 2.Дату получения храните отдельной колонкой — она нужна для контроля сроков.
- 3.Не смешивайте их в одном поле.
не чинит: Две даты вместо одной усложняют таблицу, но иначе периоды не сходятся.
Проверить документы на границе периода
- 1.Отберите документы за последние и первые три дня месяца.
- 2.Сверьте по ним дату документа и период учёта.
- 3.Перенесите ошибочно попавшие в соседний период.
не чинит: Разовая процедура; при регулярном потоке нужна постоянная привычка брать дату из документа.
Когда мы не нужны
Если документы приходят по одному и сразу заносятся в учёт, дата берётся из документа естественным образом. Проблема появляется при пакетной обработке архивов.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы читаем дату из содержимого документа. Дата файла и дата загрузки в разобранные данные не подставляются — они хранятся отдельно, и в отчёт по периоду идёт именно дата документа.
Вопросы
Зачем вообще хранить дату получения?
Она нужна для контроля сроков: по ней видно, что поставщик прислал документы с опозданием на три недели. Дата документа этого не покажет.
Что делать с документами, попавшими не в тот период?
Переносить по дате документа и фиксировать причину. Молчаливое исправление задним числом создаёт расхождение с уже сданной отчётностью.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/data-v-imeni-faila-ne-sovpadaet.
Другие ошибки