Два разных счёта с одним и тем же номером
Как это выглядит
При загрузке реестра система отвергла половину строк как дубли. При проверке оказалось, что у пяти поставщиков есть счёт с номером 1 и ещё у трёх — с номером 142.
Коротко
Номер счёта уникален только внутри нумерации одного поставщика, и то не всегда: многие начинают нумерацию заново каждый год. Уникальным ключом документа может быть только сочетание поставщика, номера и даты. Сверка по одному номеру неизбежно даёт ложные дубли, и чем больше поставщиков, тем чаще.
Почему так происходит
01Нумерация ведётся каждым поставщиком отдельно
Счёт номер 1 в январе есть почти у каждой организации. При сотне контрагентов совпадения номеров становятся не исключением, а нормой.
02Сброс нумерации в начале года
После сброса номер 142 повторяется у того же поставщика, но в другом году. Пара «поставщик и номер» перестаёт быть уникальной, и нужна ещё дата.
03Префиксы и разделители потеряны при переносе
Номера «СЧ-142» и «142/А» после очистки от лишних символов превращаются в одинаковые 142. Уникальность разрушается уже на этапе нормализации.
Как понять, что причина именно эта
- Постройте сводную по паре «ИНН поставщика и номер»: настоящие дубли останутся, ложные исчезнут.
- Проверьте даты у совпавших номеров: разные годы означают сброс нумерации, а не дубль.
- Сравните суммы: одинаковые номер, поставщик, дата и сумма — это уже почти наверняка настоящий дубль.
Как починить
Перейти на составной ключ
- 1.Соберите ключ из ИНН поставщика, номера и даты документа.
- 2.Проверяйте дубли только по нему.
- 3.Сохраняйте исходный номер как есть, не нормализуя его до чисел.
не чинит: Не поймает случай, когда поставщик выставил два одинаковых счёта в один день на разные суммы, — но это уже вопрос к поставщику.
Не чистить номер от префиксов
- 1.Оставляйте номер строкой в исходном виде: «СЧ-142», а не 142.
- 2.Убирайте только заведомо лишнее — подпись поля и дату документа.
не чинит: Требует договорённости внутри команды: половина ложных дублей рождается ровно из «улучшения» номеров вручную.
Когда мы не нужны
Если поставщиков у вас пять и номера не пересекаются, проблемы нет и решать нечего. Она появляется при десятках контрагентов — и решается сменой ключа сверки в вашей же системе, а не распознаванием.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы переносим номер документа строкой и в исходном виде, вместе с префиксом, и отдельно переносим дату и реквизиты поставщика. Это ровно те три поля, из которых собирается составной ключ. Автоматического поиска дублей в текущей версии нет — мы даём данные для сверки, а решение о дубле принимает ваша система.
Вопросы
Почему нельзя сверять по сумме и дате без номера?
Регулярные платежи одному поставщику часто совпадают и по сумме, и по дате — например, ежемесячная аренда. Без номера такие документы неразличимы.
Что считать настоящим дублем?
Совпадение поставщика, номера и даты. Если при этом различаются суммы, это не дубль, а повод запросить у поставщика разъяснение: два разных документа под одним номером — ошибка на его стороне.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/dva-scheta-s-odinakovym-nomerom.
Другие ошибки