Пришёл исправленный вариант того же документа
Как это выглядит
В папке два файла с одинаковым номером счёта и разными суммами. Который из них оплачивать — непонятно, а в реестре обе строки выглядят как отдельные документы.
Коротко
Исправленный документ — не замена прежнего, а новое событие. Прежний уже мог быть зарегистрирован, отправлен на согласование или оплачен. Поэтому старый файл не удаляют, а помечают, и в реестре остаются оба со связью между ними — иначе через месяц невозможно объяснить, почему оплачена одна сумма, а в документах другая.
Почему так происходит
01Поставщик исправил ошибку и переслал
Обычный случай: неверная цена, забытая позиция, неправильные реквизиты. Номер и дата при этом часто остаются прежними, и файлы различаются только содержимым.
02Документ переоформлен с тем же номером
Часть поставщиков не меняет нумерацию при переоформлении. Формально это другой документ, по реквизитам — тот же, и автоматически они неразличимы.
03Повторная отправка без изменений
Менеджер прислал файл заново «на всякий случай». Содержимое идентично, и это не новая версия, а дубль — но выясняется это только сравнением.
Как понять, что причина именно эта
- Сравните суммы и состав позиций: одинаковые означают повторную отправку, разные — новую версию.
- Посмотрите дату файла и время письма: более позднее обычно и есть исправленное.
- Уточните у отправителя прямо — это одно сообщение и снимает вопрос надёжнее любых догадок.
Как починить
Хранить обе версии со связью
- 1.Не удаляйте прежний файл: добавьте к имени признак версии.
- 2.В реестре пометьте старую строку как замещённую и укажите, чем.
- 3.Актуальной считайте позднюю версию, но историю сохраните.
не чинит: Требует дисциплины при регистрации. Зато при вопросе «почему заплатили эту сумму» ответ находится сразу.
Договориться о нумерации версий
- 1.Попросите поставщика при переоформлении менять номер или добавлять признак.
- 2.Для регулярного обмена зафиксируйте это в договорённостях.
не чинит: Зависит от контрагента; крупные поставщики свою нумерацию под покупателя обычно не меняют.
Когда мы не нужны
Различить версии по содержимому можно и глазами, если документов немного: сравнить итог и число позиций. Разбор помогает там, где таких случаев десятки в месяц и сравнивать вручную дороже, чем занести в реестр.
Что с этим делает наша выгрузка
Каждая загрузка — отдельный документ в кабинете, мы не заменяем прежний разбор новым и не удаляем старые данные. Автоматического определения «это исправленная версия того же документа» в текущей версии **нет** — решение о том, какая версия актуальна, остаётся за вами.
Вопросы
Можно ли просто заменить старый файл новым?
Если старый нигде не использовался — можно. Но если по нему прошло согласование или оплата, замена делает историю необъяснимой: платёж есть, а документа под него больше не существует.
Как отличить исправление от дубля?
Сравнением итога и числа позиций. Совпадают — это повторная отправка того же, и вторая строка в реестре не нужна. Различаются — новая версия, и обе нужно сохранить со связью.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/dva-varianta-odnogo-dokumenta.
Другие ошибки