Поставщик прислал .doc вместо PDF
Как это выглядит
Счёт пришёл файлом Word. При открытии таблица разъехалась, часть текста наложилась, а печать и подпись оказались не на месте. У коллеги тот же файл выглядит иначе.
Коротко
Word-документ не хранит внешний вид — он хранит инструкции, которые каждая программа выполняет по-своему. PDF фиксирует результат, поэтому и используется для отправки. Данные из doc извлечь можно, но полагаться на его вид нельзя.
Почему так происходит
01Вёрстка зависит от программы и шрифтов
Если у вас нет шрифта, которым набран документ, он заменяется другим. Ширина символов меняется, и таблица разъезжается. Тот же файл на другом компьютере выглядит иначе.
02Старый формат doc против современного docx
Файлы старого формата открываются с ограничениями и иногда теряют форматирование. Часть программ открывает их только в режиме совместимости.
03Документ содержит поля и связи
Дата, номер и суммы бывают вычисляемыми полями. При открытии они могут пересчитаться и показать другое значение.
Как понять, что причина именно эта
- Откройте файл на другом компьютере и сравните вид
- Проверьте, не подставилась ли текущая дата вместо даты документа
- Посмотрите на расширение: doc или docx
- Сравните суммы с тем, что называет поставщик
Как починить
Запросить PDF
- 1.Попросите поставщика прислать документ в PDF
- 2.Практически любая программа умеет сохранять в него
не чинит: Зависит от отправителя, но просьба обычно выполнима: это одно действие с его стороны.
Сохранить в PDF у себя
- 1.Откройте файл и сохраните как PDF
- 2.Работайте дальше с ним
не чинит: Зафиксирует именно ваш вариант вёрстки, а он может отличаться от того, что видел отправитель.
Извлечь данные напрямую
- 1.Если таблица в документе настоящая, скопируйте её в Excel
- 2.Проверьте, все ли строки скопировались
не чинит: Таблицы в Word часто нарисованы табуляцией, а не ячейками — тогда копирование даст кашу.
Когда мы не нужны
Если таблица в документе настоящая, данные проще скопировать в Excel напрямую — распознавание тут лишнее звено.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы принимаем PDF, JPG и PNG. Файл Word придётся сначала сохранить в PDF — и это не формальность: так вы зафиксируете тот вид документа, с которым потом будете сверяться.
Вопросы
Почему вы не принимаете doc напрямую?
Потому что его вид непостоянен: у нас и у вас он отрендерится по-разному. Разбирать документ, который выглядит по-разному в зависимости от компьютера, значит получать разные результаты на одном и том же файле.
Дата в документе изменилась сама. Как так?
Скорее всего, она вставлена вычисляемым полем и пересчиталась при открытии. Это ещё одна причина просить PDF: в нём значение зафиксировано.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/doc-vmesto-pdf.
Другие ошибки