Десять вложений в одном письме
Как это выглядит
В письме десяток файлов с именами вида «doc1.pdf», «scan_0012.pdf». Какой из них счёт, какой накладная и к какой поставке они относятся — по именам не понять.
Коротко
Проблема не в объёме, а в отсутствии связи между файлами. Разбирать надо по содержимому: номер, дата и сумма внутри документа. Имена файлов при этом бесполезны, а иногда и вредны — они создают ложную уверенность.
Почему так происходит
01Пакетное сканирование без переименования
Сканер называет файлы по счётчику. Отправитель прикладывает их как есть, не открывая.
02Комплект за месяц одним письмом
Поставщик отправляет все документы периода разом, чтобы не писать десять писем.
03Файлы разных типов вперемешку
Счета, акты и счета-фактуры лежат в одном списке без группировки по поставкам.
Как понять, что причина именно эта
- Откройте два-три файла и посмотрите, совпадают ли имена с содержимым.
- Проверьте, есть ли в письме перечень вложений текстом.
- Сверьте число файлов с числом ожидаемых документов по поставкам.
Как починить
Разобрать по содержимому и переименовать
- 1.Загрузите все файлы на разбор.
- 2.По полученным номеру, дате и сумме переименуйте файлы по единому шаблону.
- 3.Сгруппируйте по поставкам, а не по типу документа.
не чинит: Занимает время на первой пачке; дальше шаблон именования работает сам.
Попросить перечень вложений в письме
- 1.Напишите поставщику, что файлы приходят безымянными.
- 2.Попросите перечислять в теле письма, какой файл к какому документу относится.
- 3.Либо попросите отправлять по одному комплекту на письмо.
не чинит: Зависит от готовности отправителя менять привычку.
Когда мы не нужны
Три вложения разбираются глазами за минуту. Разбор нужен там, где писем с пачками вложений приходит несколько в день и открывать каждый файл дорого.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы разбираем загруженные файлы по одному и извлекаем из каждого его собственные реквизиты. Автоматической группировки файлов по поставкам и переименования по содержимому в текущей версии **нет**.
Вопросы
С чего начинать разбор такой пачки?
С определения типа каждого документа и его номера. После этого группировка по поставкам делается сама — по номеру основания и дате.
Стоит ли просить отдельные письма на каждый комплект?
Стоит, если поток регулярный. Одно письмо — один комплект резко упрощает и разбор, и последующий поиск в почте.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/desyat-vlozheniy-v-odnom-pisme.
Другие ошибки