Количество не сходится из-за упаковок
Как это выглядит
По накладной пришло 12, а заказывали 144. Или наоборот: в заказе 5, в накладной 60. Расхождение всегда кратное — 6, 12, 24.
Коротко
Кратное расхождение почти никогда не означает недовоз. Это разные единицы: поставщик считает упаковками, вы — штуками. Настоящий недовоз выглядит иначе — расхождение на одну-две единицы и некратное.
Почему так происходит
01Разные единицы у сторон
Поставщик отгружает коробами и в накладной пишет количество коробов. Ваш учёт ведётся в штуках. Оба документа корректны, сравнивать их напрямую нельзя.
02Коэффициент вложенности не указан
Сколько штук в упаковке, часто пишут не в колонке количества, а в наименовании: «Бумага A4, 500 л., уп. 5 пач.». Из колонки количества этого не видно.
03Единица изменилась между заказом и поставкой
Поставщик поменял фасовку, а карточка в вашем справочнике осталась старой. Расхождение появится разом по всем поставкам этой позиции.
04Дробное количество после пересчёта
Пересчёт упаковок в штуки при неверном коэффициенте даёт нецелое значение. Дробь в колонке штучного товара — верный признак, что коэффициент неправильный.
Как понять, что причина именно эта
- Разделите большее количество на меньшее: целое число 6, 12 или 24 означает разные единицы, а не недостачу.
- Прочитайте наименование позиции целиком: коэффициент вложенности чаще всего написан там.
- Сверьте сумму, а не количество: при разных единицах цена за единицу отличается во столько же раз, и итог сходится.
- Проверьте, нет ли дробных значений в колонке количества штучного товара.
Как починить
Сверять по сумме, а не по количеству
- 1.Сопоставьте итоговую сумму по позиции в заказе и в накладной.
- 2.Совпадение суммы при расхождении количества означает разные единицы.
- 3.Разбирайте вручную только те строки, где не сошлась и сумма.
не чинит: Не поймает случай, когда изменилась и цена, и единица одновременно — там сходится всё, а по факту расхождение есть.
Завести коэффициент в справочник
- 1.Для каждой позиции зафиксируйте, сколько штук в упаковке поставщика.
- 2.Приводите обе стороны к штукам перед сравнением.
- 3.Пересматривайте коэффициент при смене фасовки.
не чинит: Требует ведения справочника и его актуализации. При сотне позиций это отдельная работа.
Когда мы не нужны
Если поставщиков и позиций немного, коэффициенты держатся в голове у кладовщика и никакой автоматизации не требуют. Мы полезны там, где номенклатура большая и приёмку делают разные люди.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы выгружаем количество и единицу измерения так, как они стоят в документе, и не пересчитываем упаковки в штуки. Пересчёт требует коэффициента вложенности, а его в документе обычно нет — он есть только в вашем справочнике. Догадка здесь означала бы неверные остатки, а неверные остатки хуже, чем два разных числа рядом.
Вопросы
Как отличить разные единицы от настоящего недовоза?
По кратности. Разные единицы дают строго кратное расхождение: 12 и 144, 5 и 60. Недовоз даёт некратное и обычно небольшое: 98 вместо 100.
Можно ли определить коэффициент из самого документа?
Иногда — если он написан в наименовании или если сумма позволяет вычислить цену за штуку. Но это восстановление по косвенным признакам, и полагаться на него в приёмке не стоит.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/kolichestvo-ne-shoditsya-iz-za-upakovok.
Другие ошибки