Номер документа в имени файла не совпадает с содержимым
Как это выглядит
В реестре номер один, в самом документе другой. Поиск по номеру находит не тот файл, а сверка с поставщиком упирается в «у нас такого счёта нет».
Коротко
Имя файла присваивает человек или система выгрузки, и оно не является реквизитом документа. При любом расхождении верным считается содержимое. Реестр надо строить по разобранным данным, а не по именам файлов.
Почему так происходит
01Файл переименован при пересылке
Отправитель переименовывает вложение по своему шаблону, иногда с опечаткой или с номером из другого документа.
02Шаблон имени из учётной системы
В имя подставляется внутренний номер документа в системе, а не тот, что напечатан на бланке. Это разные нумерации.
03Копия файла с ручным исправлением
Документ пересоздали, а старый файл оставили под прежним именем — самая частая причина расхождения.
Как понять, что причина именно эта
- Откройте файл и прочитайте номер в шапке — это единственный достоверный источник.
- Сравните дату в имени файла и в документе: расхождение обычно идёт парой.
- Проверьте, нет ли в папке двух файлов с одинаковым номером в имени.
Как починить
Строить реестр по содержимому
- 1.Заносите в реестр номер и дату из разобранного документа.
- 2.Имя файла храните отдельной колонкой как справочную информацию.
- 3.При расхождении используйте номер из документа.
не чинит: Требует дисциплины: соблазн взять номер из имени файла велик, потому что это быстрее.
Переименовывать файлы после разбора
- 1.После переноса данных переименуйте файл по шаблону «дата_номер_поставщик».
- 2.Используйте значения из документа, а не из старого имени.
- 3.Сохраняйте исходное имя в реестре на случай сверки с отправителем.
не чинит: Отправитель ищет файл по своему имени — потеряв его, вы усложните переписку.
Когда мы не нужны
На потоке в десяток файлов в месяц проще открыть и посмотреть. Автоматический разбор нужен там, где файлов сотни и открывать каждый дорого.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы читаем номер и дату из содержимого документа и имя файла для этого не используем. Имя сохраняется как есть, чтобы вы могли найти исходник.
Вопросы
Какому источнику верить при расхождении?
Документу. Имя файла ничем не подтверждается, а номер в шапке — реквизит, на который ссылается и договор, и платёжное поручение.
Стоит ли переименовывать входящие файлы?
Полезно для порядка, но исходное имя лучше сохранять в реестре. Поставщик будет искать документ именно по нему.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/nomer-v-imeni-faila-ne-sovpadaet.
Другие ошибки