Письмо пришло без вложения
Как это выглядит
В письме от поставщика есть текст «во вложении счёт», а самого вложения нет. Отправитель уверяет, что прикреплял файл, и показывает скриншот отправленного письма.
Коротко
Вложение теряется не в почте получателя, а по дороге: почтовый шлюз вырезает файлы определённых типов, превышающие размер или не прошедшие проверку. Отправитель об этом не узнаёт — письмо у него ушло, — а получатель видит письмо без файла и считает, что его забыли приложить.
Почему так происходит
01Шлюз вырезал вложение по типу файла
Корпоративная почта блокирует исполняемые файлы и архивы, а иногда и офисные документы с макросами. Письмо доставляется, вложение — нет, и уведомления об этом чаще всего не приходит.
02Превышен предельный размер вложения
Скан на десятки мегабайт не проходит ограничение сервера. В части случаев письмо отклоняется целиком, в части — доставляется без файла.
03Вложение отправлено ссылкой, а не файлом
Почтовые клиенты крупных сервисов при большом размере автоматически заменяют файл ссылкой на облако. У получателя с другим клиентом ссылка может не отобразиться как вложение.
Как понять, что причина именно эта
- Посмотрите исходный текст письма: вырезанное вложение обычно оставляет служебную пометку в служебных заголовках.
- Сравните размер письма с ожидаемым: письмо без вложения весит килобайты, с вложением — мегабайты.
- Попросите отправителя переслать тот же файл на другой адрес — если дойдёт, дело в вашем шлюзе.
Как починить
Попросить прислать иначе
- 1.Уточните у отправителя формат: PDF проходит почти всегда, архивы часто режутся.
- 2.Попросите прислать файл без архивирования и без пароля.
- 3.При большом размере — ссылкой на облако с открытым доступом.
не чинит: Зависит от отправителя, но обычно решается одним письмом и работает для всего дальнейшего потока.
Проверить правила почтового шлюза
- 1.Уточните у своего администратора, какие типы и размеры вложений блокируются.
- 2.Попросите добавить исключение для доменов постоянных поставщиков, если это допустимо по вашим правилам.
не чинит: Ослабление фильтров — вопрос безопасности, а не удобства. Решение принимает администратор, а не бухгалтерия.
Когда мы не нужны
До разбора документа дело ещё не дошло: у вас проблема доставки. Одно письмо отправителю или один вопрос администратору решают её бесплатно, и сервис здесь бесполезен.
Что с этим делает наша выгрузка
Приёма документов по почте в текущей версии нет: файлы загружаются в кабинет вручную. Это значит, что почтовые фильтры на нас не влияют, но и подстраховать вас, приняв письмо напрямую, мы не можем.
Вопросы
Почему отправитель не узнаёт, что вложение вырезали?
Потому что письмо доставлено — с точки зрения его сервера всё прошло успешно. Вырезание происходит на стороне получателя, и уведомление отправителю отсылается далеко не всегда.
Какой формат проходит надёжнее всего?
PDF без пароля и без вложенных объектов. Архивы, файлы с макросами и исполняемые блокируются чаще всего, причём тем строже, чем крупнее организация-получатель.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/pismo-bez-vlozheniya.
Другие ошибки