Письма со счетами уходят в спам
Как это выглядит
Поставщик утверждает, что отправил счёт неделю назад. В папке «Входящие» письма нет, а в спаме обнаруживаются три его письма за месяц.
Коротко
Письмо со счётом — типичный кандидат в спам: вложение, ссылки, суммы, слова про оплату и часто отправка через рассылочный сервис. Фильтр оценивает совокупность признаков, а не читает содержание. Надёжный способ перестать терять счета один: явное правило для конкретных отправителей.
Почему так происходит
01Отправка через сторонний сервис рассылки
Учётная программа отправляет счета через шлюз, отличающийся от домена поставщика. Проверка соответствия отправителя домену не проходит, и письмо получает штраф.
02Признаки массовой рассылки в самом письме
Шаблонный текст, картинка-подпись, ссылка на оплату и вложение — набор, характерный и для счетов, и для рассылок. Различить их по формальным признакам фильтр не может.
03Отсутствие переписки с этим адресом
Новый поставщик пишет впервые, истории общения нет. Первое письмо от незнакомого адреса с вложением оценивается строже, чем письмо от того, кому вы отвечали.
Как понять, что причина именно эта
- Просмотрите папку спама за месяц: несколько писем одного отправителя подтверждают систематическую фильтрацию, а не случайность.
- Сравните адрес отправителя с доменом сайта поставщика — расхождение частая причина попадания в спам.
- Проверьте, есть ли исходящие письма на этот адрес: их отсутствие объясняет строгость фильтра.
Как починить
Завести правило на постоянных поставщиков
- 1.Добавьте адреса основных контрагентов в белый список или адресную книгу.
- 2.Создайте правило: письма с этих адресов не помещать в спам и класть в отдельную папку.
- 3.Раз в неделю просматривайте спам по ключевым словам «счёт» и «оплата».
не чинит: Правило работает для известных адресов. Новый поставщик, пишущий впервые, всё равно может попасть в спам.
Завести отдельный адрес для входящих документов
- 1.Создайте адрес вида buh@ и сообщите его контрагентам как единственный для счетов.
- 2.Настройте на нём мягкую фильтрацию и регулярный просмотр.
не чинит: Требует, чтобы контрагенты действительно писали на него. Часть продолжит слать на личные адреса сотрудников.
Когда мы не нужны
Это настройка почты, а не задача распознавания. Белый список для постоянных поставщиков делается за пять минут и не стоит ничего. Мы полезны после того, как письмо дошло, а не до.
Что с этим делает наша выгрузка
Приёма документов по почте в текущей версии нет: счета загружаются в кабинет вручную. Отдельного адреса для пересылки писем мы не заводим и не обещаем — это следующий этап, а не то, что вы получаете сегодня. Если счета теряются в спаме, сначала настройте почту, иначе загружать будет нечего.
Вопросы
Почему письма одного поставщика то доходят, то нет?
Оценка письма зависит от текущей репутации отправителя, объёма его рассылок и содержания конкретного письма. Она меняется во времени, поэтому поведение непостоянно.
Помогает ли попросить поставщика писать без вложений?
Не стоит: ссылка на скачивание вместо вложения выглядит для фильтра не лучше, а для вас хуже — файл может стать недоступен через месяц, когда понадобится при проверке.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/pisma-so-schetami-v-spame.
Другие ошибки