У одной позиции разные единицы в документах
Как это выглядит
Заказали 10 упаковок, в счёте 10, в накладной 240 штук, в прайсе цена за килограмм. Сверить документы между собой невозможно без пересчёта, а коэффициента нигде нет.
Коротко
Разнобой возникает потому, что счёт выставляет менеджер, накладную печатает склад, а прайс ведёт другой отдел — и у каждого своя базовая единица. Пересчитать можно только зная вложенность, а она в документах обычно не указана.
Почему так происходит
01У документов разные источники
Счёт, накладная и прайс формируются в разных местах и берут единицу из разных полей карточки товара.
02Вложенность упаковки не указана
«Упаковка» без указания, сколько в ней штук, — бесполезная единица. Коэффициент известен менеджеру, но не документу.
03Весовой товар в штучных единицах
Товар продаётся килограммами, а отгружается коробками разного веса. Пересчёт возможен только по фактическому весу партии.
04Смена базовой единицы у поставщика
Поставщик перешёл с продажи упаковками на продажу штуками. Старые и новые документы несопоставимы напрямую.
Как понять, что причина именно эта
- Сравните количество и единицу в счёте и накладной по одному артикулу
- Разделите одно количество на другое: результат подскажет вложенность
- Проверьте, указана ли вложенность где-нибудь в документе
- Сравните итоговые суммы: они должны совпасть независимо от единиц
Как починить
Завести таблицу вложенности
- 1.Для каждого артикула зафиксируйте, сколько штук в упаковке
- 2.Уточните коэффициенты у поставщика один раз
- 3.Пересчитывайте документы формулой при загрузке
не чинит: Вложенность меняется: поставщик может перейти на другую фасовку без предупреждения.
Работать в одной базовой единице
- 1.Выберите одну единицу для учёта, обычно штуки
- 2.Приводите к ней все входящие документы
не чинит: Для весового товара приведение к штукам невозможно в принципе.
Сверять по сумме, а не по количеству
- 1.Итоговая сумма не зависит от выбранной единицы
- 2.Расхождение сумм означает настоящую ошибку, а не разнобой единиц
не чинит: Не поможет найти, в какой именно позиции ошибка.
Когда мы не нужны
С одним поставщиком и десятком позиций коэффициенты держат в голове. Проблема становится системной при десятках поставщиков, где у каждого свои единицы.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы переносим количество и единицу так, как напечатано, и не пересчитываем упаковки в штуки. Коэффициент вложенности документ обычно не содержит, а взятый из другого места он может оказаться устаревшим — и тогда ошибка уедет в остатки.
Вопросы
Пересчитаете упаковки в штуки?
Нет. Для этого нужна вложенность, которой в документе нет. Подставленный коэффициент из прошлой поставки — правдоподобное, но не проверенное число, а в остатках это дорого.
Как быстро определить вложенность?
Разделите количество в накладной на количество в счёте по той же позиции. Если получилось круглое число — это и есть вложенность, но подтвердить её всё равно стоит у поставщика.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/raznye-edinicy-u-odnoy-pozicii.
Другие ошибки