В накладной больше строк, чем в счёте
Как это выглядит
В счёте пять позиций, в накладной семь. Итоговая сумма при этом может совпадать — за счёт того, что часть позиций заменена на аналоги.
Коротко
Расхождение по строкам при совпадающем итоге — самый опасный случай: арифметика сходится, и ошибка проходит через все проверки. Найти её можно только сопоставлением позиций, а для этого оба документа должны быть в таблицах.
Почему так происходит
01Замена позиции на аналог
Поставщик не нашёл товар и отгрузил замену. Сумма подогнана, номенклатура другая. Формально это требует согласования, фактически часто делается по звонку.
02Дробление позиции
Одна строка счёта отгружена двумя партиями с разными сроками годности или из разных мест хранения — в накладной она превращается в две строки.
03Довложение
Поставщик добавил позицию по договорённости с менеджером. В счёте её нет, потому что счёт выставлен раньше.
04Ошибка при подборе на складе
Собрали не тот товар и оформили по факту. Обнаруживается только сопоставлением.
Как понять, что причина именно эта
- Сопоставьте позиции счёта и накладной по артикулу, а не по сумме
- Проверьте количество строк в обоих документах
- Сложите количество по каждому артикулу: дробление даёт совпадение сумм при разном числе строк
- Найдите артикулы, которые есть только в одном из документов
Как починить
Сверить документы формулой
- 1.Разберите счёт и накладную в таблицы одинаковой структуры
- 2.Сопоставьте по артикулу функцией поиска
- 3.Отфильтруйте строки без пары
- 4.Проверьте найденные позиции глазами
не чинит: Работает по артикулу. Если поставщик его не печатает, сопоставлять придётся по наименованию, а оно совпадает не дословно.
Свести количество по артикулам
- 1.Постройте сводную таблицу по артикулу с суммой количества
- 2.Сравните итоги счёта и накладной
не чинит: Скрывает дробление: две строки по 5 и одна по 10 дадут одинаковый итог, хотя партии разные.
Оформить расхождение актом
- 1.Зафиксируйте несоответствие при приёмке
- 2.Составьте акт о расхождении
- 3.Не проводите документ до согласования
не чинит: Требует, чтобы расхождение заметили на приёмке, а не через неделю в бухгалтерии.
Когда мы не нужны
На пяти позициях расхождение видно с одного взгляда. Задача становится машинной на документах в сотню строк, где глазами сравнить два списка невозможно.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы приводим счёт и накладную к таблицам одинаковой структуры, но не сравниваем их: сопоставления между документами у нас нет. Зато после разбора сравнение — это одна формула, а не построчное чтение двух листов.
Вопросы
Сверите счёт с накладной автоматически?
Нет. Мы разбираем каждый документ отдельно; связь между ними существует в вашем учёте, а не в бумаге. Но структура таблиц одинаковая, и сопоставление по артикулу делается за минуту.
Почему совпадающий итог — это плохо?
Потому что он усыпляет. Проверка «итог сошёлся» пропускает замену позиции на аналог, а это как раз тот случай, когда на склад приезжает не то, что заказывали.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/v-nakladnoy-bolshe-strok-chem-v-schete.
Другие ошибки