Как сверить спецификацию с накладной
Короткий ответ
Сверять надо по артикулу три величины: цену, количество и единицу. Расхождение по цене — вопрос к поставщику до оплаты, расхождение по количеству — вопрос приёмки, расхождение по единице чаще всего оказывается не расхождением, а пересчётом фасовки.
Способы решить задачу
01Вручную
0 ₽, 10–20 минут на документОткрыть спецификацию и накладную рядом и сверить построчно.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Сопоставление в Excel
0 ₽Свести обе таблицы в один файл и сравнить формулой по артикулу.
плюсы
- + Быстро на сотнях позиций
- + Бесплатно
минусы
- − Обе таблицы нужны в машиночитаемом виде
- − Артикулы должны совпадать
03Разбор обоих документов в общую таблицу
1 990 ₽ за 30 днейВынуть позиции из спецификации и накладной и сопоставить по артикулу.
плюсы
- + Работает со сканами и PDF
- + Расхождения выводятся списком
минусы
- − Позиции без артикула сверяются вручную
- − Платно
Что выбрать
Поставка на пять позиций сверяется глазами быстрее, чем настраивается любой инструмент. На спецификациях в сотни строк ручная сверка не делается вовсе — и именно там расхождения по цене живут месяцами.
Вопросы
Что делать, если в накладной позиций больше, чем в спецификации?
Не принимать лишнее без согласования. Позиция, которой нет в спецификации, поставлена вне договорённости, и оплачивать её вы не обязаны.
Как сверять, если артикулов нет?
По паре «наименование + цена» и с ручной проверкой спорных. Наименования у одного поставщика меняются от документа к документу, поэтому автоматическая сверка по ним ненадёжна.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/sverit-specifikaciyu-s-nakladnoi.
Другие задачи