Как уничтожить документы по истечении срока
Короткий ответ
Работа делится на две части: отобрать документы, у которых срок истёк, и оформить уничтожение. Первая часть — задача реестра, вторая — организационная процедура с комиссией и актом.
Способы решить задачу
01Отбор по реестру
Часы на настройку, минуты на отбор.В таблице документов есть дата и вид; отбор делается фильтром по сроку хранения для каждого вида.
плюсы
- + Минуты вместо недель
- + Ничего лишнего не уничтожается
минусы
- − Нужен реестр с видами документов
- − Сроки надо задать один раз
02Отбор по годам в архиве
Дни работы на архив средней компании.Разбираются коробки по годам, внутри проверяется вид документа.
плюсы
- + Не требует реестра
- + Понятно физически
минусы
- − Долго
- − Легко уничтожить то, что хранить ещё нужно
03Оформление уничтожения
От нескольких часов.Составляется опись отобранного и акт; документы уничтожаются способом, исключающим восстановление.
плюсы
- + Есть подтверждение процедуры
- + Снимает вопросы при проверках
минусы
- − Требует времени комиссии
- − Опись нужно составить заранее
04Вручную
Оправдано только на небольшом архиве.Просматривать документы поштучно и решать по каждому.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
Что выбрать
Отбор делайте по реестру, оформление — по вашей внутренней процедуре. И не спешите: если срок хранения документа вызывает сомнение, дешевле оставить коробку ещё на год, чем уничтожить нужное.
Вопросы
Скажете, сколько хранить конкретный документ?
Нет, сроки хранения мы не толкуем — это вопрос к вашему бухгалтеру и внутренним правилам. Мы помогаем отобрать документы по уже заданным вами срокам, а не определить их.
Можно ли уничтожить бумагу, если есть скан?
Это зависит от вида документа и ваших правил, и решать должен бухгалтер. Мы не даём таких оценок — цена ошибки здесь несопоставима с удобством освободить полку.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/unichtozhit-dokumenty-po-sroku.
Другие задачи