Как вести учёт документов без бухгалтера
Короткий ответ
Минимум, который окупается всегда: одна точка приёма документов, один реестр и один день в месяц на разбор. Всё остальное — вопрос объёма. Обязанности по учёту и отчётности этим не заменяются, и мы их не толкуем.
Способы решить задачу
01Складывать всё в папку и разбирать раз в год
0 ₽ сейчас, дорого потомСамый распространённый способ.
плюсы
- + Не требует усилий прямо сейчас
минусы
- − Через год разбор занимает недели
- − Половина чеков выцветает
- − Ошибки всплывают, когда исправлять поздно
02Одна точка приёма и один реестр
0 ₽, 15 минут в неделюВсе документы приходят на один адрес, все попадают в одну таблицу с датой, контрагентом, суммой и ссылкой на файл.
плюсы
- + Порядок держится сам
- + Поиск документа — секунды
- + Легко передать бухгалтеру или аутсорсингу
минусы
- − Нужна привычка
- − Реестр надо заполнять
03Отдать на аутсорсинг
рыночная стоимость обслуживанияБухгалтерское обслуживание берёт на себя учёт.
плюсы
- + Снимает вопрос компетенции
- + Ответственность разделена
минусы
- − Стоит денег ежемесячно
- − Документы всё равно надо собирать и передавать
04Разбор документов в таблицу
от 1 990 ₽ за пилотСканы и фотографии превращаются в реестр без ручного ввода.
плюсы
- + Убирает самую скучную часть
- + Реестр получается сразу структурированным
минусы
- − Не заменяет учёт и отчётность
- − Окупается на объёме, а не на пяти документах в месяц
Что выбрать
Если документов меньше десятка в месяц — хватит папки и таблицы, заполняемой вручную, и никакие инструменты не нужны. Если их десятки и они разного вида, порядок начинает разваливаться, и вот тогда разбор в таблицу экономит реальное время. Мы говорим это прямо: на маленьком объёме мы бесполезны.
Вопросы
Заменяет ли реестр бухгалтерский учёт?
Нет. Реестр — это порядок в документах, а не учёт и не отчётность. Что именно вы обязаны вести и сдавать, определяется вашим режимом и видом деятельности — это к бухгалтеру, и мы этот вопрос не толкуем.
С чего начать, если документы копились два года?
С текущего периода, а не с самого старого. Свежие документы нужны для работы, старые — для поиска. Разгребать архив с начала — верный способ бросить на середине.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/vesti-uchet-dokumentov-bez-buhgaltera.
Другие задачи