С каких документов начать оцифровку
Короткий ответ
Ценность оцифровки создаёт не объём, а частота обращения. Документ, который поднимают раз в год, не стоит ничего в электронном виде; документ, который ищут еженедельно, окупается за месяц. Поэтому сортировать надо не по датам, а по тому, к чему реально обращаются.
Способы решить задачу
01Вручную
Максимальные затраты при минимальной отдаче: сначала обрабатывается то, что нужно реже всего.Оцифровывать подряд с самого старого года, двигаясь к текущему.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Сначала текущий поток, потом архив
Минуты в день вместо проекта на месяцы.Настроить оцифровку входящих документов с сегодняшнего дня и только потом браться за накопленное.
плюсы
- + Отдача с первого дня
- + Архив перестаёт расти
- + Процесс отлаживается на небольшом объёме
минусы
- − Старые документы остаются недоступными
- − Требует дисциплины на входе
03По частоте обращения
Полчаса на оценку плюс сама оцифровка.Оцифровать то, что поднимают чаще: договоры с действующими поставщиками, документы по текущим спорам, последний закрытый период.
плюсы
- + Прямая экономия времени
- + Легко объяснить и обосновать
минусы
- − Частоту обращения надо оценить, а её обычно не считают
- − Оценка субъективна
04По сроку хранения и риску
Зависит от объёма; делается один раз.В первую очередь оцифровать то, что дольше всего хранить и что тяжелее всего восстановить: документы по крупным сделкам и по незакрытым обязательствам.
плюсы
- + Снижает риск потери невосстановимого
- + Совпадает с интересами проверок
минусы
- − Не даёт ежедневной экономии
- − Требует разбора, что именно невосстановимо
Что выбрать
Порядок такой: сначала остановить рост архива, оцифровывая текущий поток, затем взять последний закрытый период — к нему обращаются чаще всего, — и только потом двигаться вглубь. Проекты, начатые с самого старого года, почти всегда останавливаются на середине, потому что отдачи не видно месяцами.
Вопросы
Нужно ли оцифровывать всё?
Почти никогда. Документы за пределами срока хранения не нужны вовсе, а редко используемые дешевле оставить в бумаге и поднимать по запросу. Полная оцифровка оправдана при переезде офиса или отказе от бумажного хранения.
Можно ли уничтожить бумагу после сканирования?
Только если это допускается вашим порядком хранения и скан имеет достаточный статус. Простой скан оригиналом не становится, поэтому решение об уничтожении принимается отдельно и не автоматически.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/vybrat-chto-ocifrovyvat-pervym.
Другие задачи